▲ جداول Table

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

طراحی جداول

هنگامی که می خواهید یک بانک اطلاعات یا یک پایگاه داده ایجاد کنید، اصلی ترین شیء ای که وجود دارد جدولی است که داده ها در ‎آن‏ ‏نگهداری می شود. هر جدول را می توانید مجموعه ای داده ها در نظر بگیرید که در رابطه با یک موضوع مشخص ساخته شده است. در هر جدول تعدادی رکورد مشاهده می کنید و هر رکورد ممکن است شامل تعدادی فیلد باشد. نکته ضروری که باید در ارتباط با جداول بدانید اینست که ممکن است دو یا چند جدول باهم در ارتباط باشند و مبنای این ارتباط یک فیلد مشترک می باشد. برای مثال فیلد مشترکی مانند کد مشتری و کد محصول اگر مبنای ارتباط ‎فیلد‏ دو جدول مرتبط را تشکیل بدهد. هنگام ورود داده ها نمی توانید این فیلد ها را خالی رد کنید. وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به هم مرتبط کند می توانید وجود داده های تکراری را به حداقل ممکن برساند.  فیلد مشترک، فیلدی از جدول است که از طریق ‎آن‏ دو یا چند جدول باهم مرتبط می شوند و می بایست داده هایی که در این فیلد وجود دارد در هر دو (چند) جدول تکرار شده باشند. هنگامی که می خواهید برای پایگاه داده های مورد نظر یک جدول طراحی کنید. ابتدا داده ها را دسته بندی کنید و برای هر دسته از داده ها نامی را ‎تعیین کنید. برنامه اکسس را باز کنید و روی گزینه ‎Blank Database‏ کلیک کنید. ‏اکسس بطور پیش فرض نامTable1  را برای جدول شما در نظر گرفته به همراه یک جدول، که شامل یک ستون به نام ‎TD‏ می باشد. جهت اضافه کردن فیلد های بیشتر به این جدول می بایست روی گزینه ‎ Click to Add‏ کلیک کنید و نام فیلد مورد نظر را درج کنید. به محض ‏ روی جدول کلیک می ‏کنید یک منوی جانبی به نام ‎Table Tools‏ در اختیار شما قرار می‌گیرد که از ‎طریق آن می‌توانید تنظیمات بیشتری مربوط به جدول را انجام دهید. ‏چنانچه در زبانه ‎Tables‏ رفته و گزینه ‎Table Properties‏ را انتخاب کنید‏ یک پنجره باز می شود. که می توانید تنظیمات مربوط به فیلتر، جهت و باز‏خوانی مندرجات جدول را وارد کنید.

ساخت جدول با استفاده از الگوها

‎Table template‏ یا جدول الگو در واقع جدولی خالی است که شما برای شروع می توانید از ‎آن‏ استفاده کنید و سپس آنرا متناسب با نیاز خود تغییر دهید. در نسخه ی ۲۰۰۷ برنامه ی اکسس شما می توانستید با استفاده از ویزارد و راهنمایی گام به گام جدول ها را بسازید اما از نسخه ی ۲۰۱۰ به بعد شما می توانید جدول ها را با استفاده از الگوهای موجود ساخته و سپس بر حسب نیاز از ‎آنها‏ را ویرایش کرده و مورد استفاده قرار ردهید. ‏برای استفاده از الگو ها کافی است از سربرگ ‎create‏ گزینه ی ‎table template‏ را انتخاب کرده و سپس روی الگوی انتخابی کلیک کنید.

الگوهای موجود عبارتند از :

‎Contact‏ : که جدولی است که برای گرد آوری اطلاعات تماس همچون ؛ نام و نام خانوادگی و ایمیل و آدرس و وب سایت و فایل ضمیمه و مواردی از این دست مورد استفاده قرار میگیرند.‎

Tasks : ‏جدولی است برای پیگیری وظایف که شامل‎  ‏فایلهای ضمیمه نیز می باشد‎.

Issues : یک جدول برای مسائل ردیابی، که شامل یک فیلد از پیوست و یک فیلد یادداشت که یک تاریخ از مقادیر قدیمی را نگه می‌دارد.

Events : جدولی است برای نگهداری و مدیریت اتفاق ها و رویدادها که شامل یک فیلد ‎Text memo‏ و یک فیلد فایل ضمیمه است.

‏Assets : یک جدول است برای مدیریت و ساماندهی بله لیست دارایی ها.

ذخیره جدول

هنگامی که در ‎ نمای DataSheet ‏ هستید می توانید‏ با کلیک راست کردن روی جدول و انتخاب گزینه ‎Save‏ جدول مورد نظر را ذخیره کنید. ‏به این ترتیب یک پنجره به نام Save as ‏ نمایان می شود که شما می توانید با درج نام جدول مورد نظر در قسمت ‎Table Name‏ و تایید آن ‏توسط دکمه ‎OK‏ جدول مورد نظر را ذخیره کنید. یک راه‏ دیگر برای ذخیره جدول انتخاب دکمه ذخیره در نوار ‎Quick Access‏ و یا استفاده از فرمان ذخیره که در منوی ‎File‏ وجود دارند می باشد.

ساخت جدول در نمای ‎Data Sheet‏

یکی از راه‏ های ساخت جدول استفاده از نمای ‎Datasheet ‏ می باشد. برای اینکار هنگامی که یک برنامه اکسس را باز کردید به زبانه ‎Create‏ بروید و در قسمت ‎Tables‏ گزینه ‎Table‏ را انتخاب کنید. بطور خودکار یک جدول در اختیار شما قرار می گیرد که اولین فیلد ‎آن‏ با عنوان ‎ID‏ ‏مشخص شده و برای درج فیلد های دیگر لازم است ابتدا روی فیلد بعدی با نام ‎Click 10 Add‏ کلیک کنید و سپس نام فیلد مورد نظر را درج کنید. همچنین از طریق منوی جانبی ‎Tables Tool‏ در زبانه ‎Fields‏ به قسمت ‎Add & Delete‏ بروید و نوع داده ای را که قرار است در فیلد مورد نظر شما‏ درج شود را از بین گزینه های موجود انتخاب کنید. همچنین برای حذف فیلد درج شده می توانید در همین قسمت « می توانید گزینه ‎Delete‏ را انتخاب کنید. در قسمت ‎Properties‏ چنانچه روی گزینه ‎ Name & Caption‏ کلیک کنید می توانید مشخصات فیلد مورد نظر را درج کنید. نام آنرا تغییر داده و یا توضیحات مورد نظرتان را درج کنید. یکی دیگر از تنظیماتی که در همین قسمت می توانید اعمال کنید تعیین مقدار اولیه و اینکه فیلد مورد نظر تا چند کاراکتر را قبول کند می باشد. در قسمت ‎Field Validation‏ می توانید طبق قواعد اعتبار سنجی برای فیلد مورد نظر یک قانون اعتبار ‎سنجی‏ کنید. برای اینکار روی گزینه ‎Validation‏  در قسمت ‎Formatting‏ می توانید قالب داده ها را مشخص کنید که از چه نوع می باشد و برای هر قالب تنظیمات مربوطه را نیز انجام دهید. برای مثال اگر نوع داده ها را از نوع عددی تعیین کنید قسمت مربوط به تعیین نوع عدد نیز فعال می شود و شما می توانید تعیین کنید که ‎LT‏ نوع داده عددی مورد نظر از نوع واحد پول، عدد محاسباتی، تاریخ و یا زمان می‌باشد.

ساخت جدول با کپی‏ ساختار جدولی دیگر

اگر بخواهید از جدولی که موجود است کپی های دیگری داشته باشید که ساختار مشابه داشته باشند کافی است در میان اسم جدول ها روی اسم جدول دلخواه کلیک کنید و روی آن رایت کلیک کرده و گزینه ی ‎COPY‏ را انتخاب کنید. اکنون کافی است روی فضای ‎خالی‏ راهیابی ‎راست کلیک  کرده و گزینه ی ‎paste‏ راکلیک کنید. با انتخاب نام دلخواه شما جدول کپی ایجاد خواهد شد. اگر علاقمند باشید می‌توانید یک جدول را با تمام‏ محتویات کپی کنید و یا با انتخاب گزینه ی ‎Only Structure، فقط ساختار را کپی کنید.

Share Point ‏ساخت لیست‎

در صورتی که از شیرپوینت استفاده می کنید امکاناتی ‎Events issues Task Contacts Jao‏ و دیگر لیست های شیرپوینت رادر اکسس بسازید. برای استفاده از این ابزار در منوی Create‎ به زبانه ‎Tables‏ رفته و روی زبانه ‎مثلثی‏ کنار گزینه ‎SharePoint List‏ کلیک کنید و از بین گزینه های موجود که ‎لیست‏ مورد نیاز خود را انتخاب کنید.

ساخت جدول در نمای طراحی

ابتدا فایل اکسس را در ‎نمای‏ طراحی یا ‎Design Views‏ باز کنید. در این حالت برنامه اکسس از شما می خواهد که یک نام برای جدول مورد نظر خود انتخاب کنید. به این ترتیب هنگامی که وارد صفحه طراحی می شوید صفحه نمایش شما بصورت زیر است. اجزایی که در این صفحه مشاهده می کنید شامل اجزاء بدنه اصلی جدول و اجزاء مربوط به خصوصیات فیلد ها می باشد. در بخش مربوط به بدنه جدول سه ستون مشاهده می شود: 

1. محل درج فیلدها
2. محل تعیین نوع داده ها
3. محل درج توضیحات

در قسمت ‎Field Name‏ نام فیلد ها یا سر ستون ها را درج کنید و در قسمت ‎Data Type‏ نوع داده را مشخص کنید. سپس در قسمت خصوصیات فیلد یا ‎Field Properties‏ به ازاء هر نوع داده ای که تعیین کرده اید مشخصات مربوطه را درج کنید. خصوصیات فیلدها به تفضیل مورد بحث قرار خواهد گرفت. در پایان لازم است مندرجاتی که وارد کرده اید را ذخیره ‎کنید.‏

کلیدهای اصلی یا ترکیبی

مفهوم کلید در مدل‏ رابطه ای:

• ابر کلید ‎SUPER KEY‏ : مجموعه‌ای از یک یا چند صفات خاصه را که دارای یکتایی مقدار باشند ابر کلید گویند.
• کلید کاندید ‎Candidate Key‏ : ابر کلیدی که خاصیتی کاهش ناپذیری داشته باشد کلید کاندید گویند. بعبارت دیگر هر زیر مجموعه از مجموعه عنوان (Ai,Aj,…Ak)‏ که دو خاصیت داشته باشد کلید کاندید گویند.

1. یکتایی مقدار ( ‎(Uniqueness‏ : به این ‎Lie‏ که در هر لحظه از ‎Sl‏ رابطه مقدار ‎(Ad، Aj AK)‏ یکتا باشد.
2. کاهش ناپذیری :به این ‎give‏ است که از نظر تعداد اجزاء در حداقل باشد در ‎ue‏ حال که یکتایی محفوظ بماند.

• کلید اصلی یا ‎Primary Key‏: هر جدول فقط می تواند یک کلید اصلی داشته باشد. کلید اصلی یکی از کلیدهای کاندید است که طراح انتخاب می‌کند. برای تمایز بین اطلاعات وارد شده در یک جدول باید یک فیلد طوری انتخاب شود که مقادیر ‎آن‏ در جدول تکرا نشود. به فیلدی که این ویژگی را داشته باشد کلید اصلی گفته می شود. کلید اصلی باید دو ویژگی داشته باشد:

1. این فیلد حتما باید مقدار دهی شود.
2. مقادیر این فیلد نمی تواند تکراری باشد.

به عنوان مثال در یک پایگاه داده ای که اطلاعات دانشجویان را ثبت می کندء شماره دانشجویی نباید تکراری باشد و هر دانشجو نیز حتما باید یک شماره دانشجویی داشته باشد.

• کلید فرعی ‎Alternate Key‏ : هر کلید کاندید غیر از کلید اصلی کلید بدیل نامیده می‌شود.
• کلید خارجی ‎Foreign Key‏ کلید خارجی، خاصیت یکتایی مقدار نداشته وصفتی در یک رابطه است که در رابطه دیگر کلید اصلی یا فرعی باشد و برای برقراری ارتباط بین دو رابطه استفاده می شود. هنگام کار کردن با جدول ‎sla‏ مرتبط فیلد کلید اصلی در یک جدول عموما فیلد یا کلید خارجی است که از آن برای ایجاد رابطه بای یک جدول دیگر استفاده می شود.

تغییر نام جدول

در صورتیکه به هر علت بخواهید نام یک جدول را تغییر دهید ابتدا مطمئن شوید که جدول مورد نظر در حالت فعال نیس و در هیچ یک از سیستم ها به حالت باز‏ قرار ندارد. اکنون می‏ توانید از طریق پنجره ‎Navigate Pane‏ ابتدا شیء جدول را نمایش دهید. سپس روی نام جدول یکبار کلیک راست کرده و گزینه ‎Rename‏ را انتخاب کنید. به این ترتیب نام جدول به حالت فعال در می آید و شما می توانید بجای نام قبلی یک نام درج کنید و با انتخاب گزینه ‎Enter‏ این نام را ثبت کنید.

حذف حدول

برای حذف یک جدول نیز همانند تغییر نام جدول ابتدا باید مطمئن شوید که جدول مورد نظر در حالت باز قرار ندارد. سپس در قسمت ‎Navigate Pane‏ ابتدا گزینه ‎Shales‏ جدول را فعال کنید سپس روی جدول مربوطه کلیک کنید و سپس توسط کلیک راست روی نام جدول و انتخاب گزینه ‎Delete‏ می توانید جدول را حذف کنید. پس از انتخاب گزینه ‎Delete‏ یک پنجره هشدار باز می شود که از شما در مورد حذف جدول سوال می پرسد. درصورتی که مطمئن هستید که می خواهید این جدول را حذف کنید گزینه Yes را انتخاب کنید.

باز کردن جدول در ‎Design View‏

برای اینکه بتوانید یک جدول را در نمای ‎Design View‏ مشاهده کنید از چند طریق می توانید این کار را انجام دهید.

روش اول: انتخاب حالت ‎Design View‏ از طریق زبانه ‎Home‏ و کلیک کردن روی زبانه ‎Ate‏ گزینه ‎Views‏ و انتخاب گزینه ‎Design View‏ می باشد.

روش دوم: روی نام جدول مورد نظر کلیک راست کنید و از لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد گزینه ‎Design View‏ را انتخاب کنید.

روش سوم: استفاده از کلید میانبری که در گوشه سمت راست پایین صفحه قرار دارد می توانید جدول مورد نظر خود را در ‎Design نمای‏ ‎Shales View‏ دهید.

‏بازبینی فیلدها

‏برای حرکت از یک فیلد به یک فیلد دیگر یا از رکوردی به رکوردی دیگر می توانید از کلید های استفاده کنید:

‎Tab‏ برای رفتن به فیلد بعدی

‎Shift + Tab‏ برای رفتن به فیلد قبلی

‎Home‏ برای رفتن به اولین فیلد از رکورد های جاری

‎End‏ برای رفتن به آخرین فیلد از رکوردهای جاری

کلیدی جهتی پایین: ‎برای رفتن رکورد بعدی

کلیدی جهتی بالا:‏ برای رفتن به رکورد قبلی

‎Ctrl+Home‏: به اولین فیلد از اولین رکورد می‌رود

‎Ctrl+End‏: ‏به آخرین فیلد از آخرین رکورد می‌رود

‎Page Up‏: یک صفحه به بالا می رود

‎Page Down:‏ به یک صفحه پایین تر می رود

‏همچنین اگر بخواهید بین رکورد ها با استفاده از نوار پیمایش و توسط ماوس حرکت کنیدء بصورت زیر می باشد.

‏درج و حذف فیلدها

‏برای اضافه کردن یک فیلد جدید به جدول می توانید هنگامی که در ‎Datasheet View los‏ هستید روی گزینه ‎Click to Add‏ کلیک کنید. ‏به این تر تیب یک لیست‏ کشویی باز‏ می شود که از شما در مورد نوع فیلدی که می خواهید درج کنید سوال می پرسد. پس از تعیین نوع فیلدی که می خواهید درج شود بلافاصله یک ستون به جدول شما اضافه می شود و این‏ آمکان به شما داده می شود که یک نام برای فیلد جدید انتخاب کنید. سپس با انتخاب دکمه ‎Enter‏ توسط کیبورد نام فیلد نیز درج خواهید شد یک روش دیگر برای درج فیلد جدید هنگامی است که می خواهید یک ستون بین ستون هایی که قبلا درج کرده اید اضافه کنید. برای اینکار بین ستون هایی که قرار است یک فیلد جدید اضافه کنید یکبار کلیک راست کنید و گزینه ‎Insert Fields‏ را انتخاب کنید. ‏همچنین می توانید هنگامی که در نمای طراحی هستید نیز فیلد جدیدی را اضافه کنید. برای اینکار: ‏ابتدا نمای طراحی را انتخاب کنید در صفحه ای که برای شما باز می شود می توانید در ستون مربوط به ‎Field Name‏ نام فیلدهایی را که تمایل دارید در جدول شما‏ وجود داشته باشد را وارد کنید. در ستون مقابل می توانید سبون مربوط به ‎Data Type‏ را مشاهده کنید که در این قسمت نیز می توانید نوع داده هایی را که قرار است در جدول رکورد شود را تعیین کنید. و در ستون کنار آن که ستون مربوط به Description  است ‏می توانید توضیخات مربوط به هدف این فیلد را درج کنید. پس از وارد کردن نام فیلد ها چنانچه از دوباره دکمه ‎VIEW‏ را انتخاب کنید. یک پیامی ظاهر می شود که از شما در مورد تغییرات اعمال شده سوال می‌کند. ‏با انتخاب گزینه Yes فیلدهای جدید را مثل شکل زیر مشاهده خواهید کرد.‎

انواع داده (...، Memo ، ‎(Text ‏

هنگامی که درنمای طراحی نام فیلدها را مشخص می کنید می توانید نوع داده ها را نیز از در ستون ‎Data Type‏ تعیین کنید.

‎Text (متن‏) : برای حروف الفبا متن، و اعدادی که در محاسبه مورد استفاد قرار نمی گیرد ‏ تاسقف ۲۵۵  کاراکتر

‎Memo‏ (یادداشت) : می تواند متن با قالب تندی ‎Rich text و یا rtf‏ باشد تا سقف ۶۵۵۲۳۵ کاراکتر

‎Number  (عدد‏) : هر نوع عددی که در محاسبات مورد استفاده قرار می گیرد اما نباید به جای نوع داده واحد پول قرار گیرد

Date/Time (تاریخ/ساعت) : مقادیر مربوط به تاریخ و ساعت یا هردوی آنها

‎Currency (واحد پول مقادیر پولی) : هم می تواند واحد پولی نمایش داده شود 9 هم بدون نمایش واحد پولی

Auto Number‏ (شماره گذاری خودکار) :‏ بوسیله این نوع داده می تواندی یک عدد منحصر به فرد و ترتیبی را بصورت خودکار وارد کنید

‎Yes/No‏ ‏(بله /خیر) : مقادیری که باید بصورت بله یا خیر ، صحیح یا غلط درج شوند

OLE (‏شیء):‏ برای ذخیره اشیاء ‎OLE‏ از سایر برنامه های ‎Windows استفاده می شود.

‏ضمیمه تصاویر، عکس ‎da‏ فایل های دو تایی یا ‎Binary‏ و ‎فایل‏ های ‎Office‏ استفاده می شود تا سقف ۷۰۰ کیلوبایت

‎Lookup Wizard‏(ابزار جستجو و ارتباط با سایر جداول) توسط این نوع از داده ها می توانید یک ابزار جستجو را فعال کنید ویک جعبه کومبو ‎Combo BOX‏ یا List Box  را ایجاد کنید.

‏تغییر نوع داده یک فیلد

‏هرگاه لازم باشد که نوع داده هایی را که برای یک فیلد تعیین کرده اید را تغییر دهید می توانید دوباره به نمای طراحی رفته، در قسمت ‎Data Type‏ مربوط به همان فیلد کلیک کنید و از لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد نوع داده را تغییر دهید. سپس دوباره به نمای Data Sheet‏ برگردید. به این ترتیب یک پنجره باز‏ می شود که در در مورد تایبد تغییرات خواسته شده سوال می پرسد و می خواهد تغیبرات جدید ‏را ذخیره کنید. درصورت تایید و انتخاب گزینه Yes تغییرات در نوع داده یک فیلد اعمال می‌شود.

خصوصیات فیلد( Properties )

‏از طریق ‎Properties‏ می توانید خصوصیات داده هایی که در جدول نگهداری می شود را تعیین کنید و درباره نوع داده ها توضیح دهید و در صورت نیاز آنها را تغییر دهید. ولی هنگام تغییر خصوصیات فیلد ها برای جلوگیری از اینکه داده هایی که قبلا وارد شده اند از بین بروند بهتر است همواره قبل از ورود اطلاعات و داده ها خصوصیات فیلد ها را تعیین و تغییرات لازم را ایجاد کنید. یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید و یا  ‏یک ‎Blank database‏ را انتخاب کنید به نمای ‎Design‏ که در گوشه پایین سمت راست برنامه اکسس قرار دارد بروید. یک پنجره باز می شود که از شما در مورد نام جدول می پرسد و شما باید نامی که برای جدول در نظر گرفته اید را در این قسمت وارد کنید.

‏پس از انتخاب و تایید نام جدول به صفحه مربوط به تغییر خصوصیات جدول هدایت می شوید:

اندازه یک ‎فیلد‏

اندازه یک فیلد یا ‎Field Size‏ در این قسمت مشخص می شود. اگر داده ها از نوع متنی یا ‎TEXT‏ باشد در این قسمت می توانید حداکثر کاراکتر های این فیلد را مشخص کنید. حداکثر مقدار مجاز برای داده های متنی ۲۵۵ کاراکتر است.

Data Type

Use For

Size

Text

متن یا ترکیبی از متن و اعداد، مانند آدرس. همچنین اعدادی که نیازی به محاسبه ندارند، مانند شماره تلفن، شماره قطعه یا کد پستی.

حداکثر 255 کاراکتر. Microsoft Access فقط کاراکترهای وارد شده در یک فیلد را ذخیره می کند. کاراکترهای فضایی را برای موقعیت های استفاده نشده در یک فیلد متن ذخیره نمی کند. برای کنترل حداکثر تعداد کاراکترهایی که می توان وارد کرد، ویژگی FieldSize را تنظیم کنید.

Memo

متن و اعداد طولانی، مانند یادداشت ها یا توضیحات.

Up to 64,000 characters.

حداکثر 64000 کاراکتر

Number

نوع	توضیح	تعداد اعشار	اشغال حافظه
Byte	Stores numbers from 0 to 255 (no fractions).	None	1 byte
Integer	Stores numbers from –32,768 to 32,767 (no fractions).	None	2 bytes
Long Integer	(Default) Stores numbers from –2,147,483,648 to 2,147,483,647 (no fractions).	None	4 bytes
Decimal	Stores numbers from -10^38 -1 through 10^38 -1 (.adp) Stores numbers from-10^28 -1 through 10^28 -1 (.mdb)	28	12 bytes
Single	Stores numbers from –3.402823E38 to –1.401298E–45 for negative values and from 1.401298E–45 to 3.402823E38 for positive values.	7	4 bytes
Double	Stores numbers from –1.79769313486231E308 to –4.94065645841247E–324 for negative values and from 1.79769313486231E308 to 4.94065645841247E–324 for positive values.	15	8 bytes
Replication ID	Globally unique identifier (GUID)	N/A	16 bytes

Date/Time

تاریخ و ساعت

8 bytes.

Currency

ارزش های ارزی از نوع داده ارز برای جلوگیری از گرد کردن در طول محاسبات استفاده کنید. دقت تا 15 رقم در سمت چپ نقطه اعشار و 4 رقم در سمت راست.

8 bytes.

AutoNumber

اعداد متوالی منحصر به فرد (افزایش 1) یا تصادفی به طور خودکار در هنگام اضافه شدن یک رکورد درج می شوند.

4 بایت 16 بایت فقط برای Replication ID (GUID).

Yes/No

فیلدهایی که فقط یکی از دو مقدار را شامل می شوند، مانند Yes/No، True/False، On/Off.

1 bit.

OLE Object

اشیاء (مانند اسناد مایکروسافت ورد، صفحات گسترده مایکروسافت اکسل، تصاویر، صداها یا سایر داده های باینری)، ایجاد شده در برنامه های دیگر با استفاده از پروتکل OLE، که می توانند به جدول مایکروسافت اکسس پیوند داده شوند یا در آن جاسازی شوند. برای نمایش شی OLE باید از یک قاب شی محدود در فرم یا گزارش استفاده کنید.

حداکثر 1 گیگابایت (محدود به فضای دیسک).

Hyperlink

فیلدی که لینک ها را ذخیره می کند. یک هایپرلینک می تواند یک مسیر UNC یا یک URL باشد.

Up to 64,000 characters.

حداکثر تا 64000 کاراکتر.

Lookup Wizard

فیلدی ایجاد می‌کند که به شما امکان می‌دهد با استفاده از یک جعبه ترکیبی، مقداری را از جدول دیگر یا از فهرستی از مقادیر انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه در لیست نوع داده، یک جادوگر شروع می شود تا این را برای شما تعریف کند.

به اندازه فیلد کلید اصلی که فیلد Lookup نیز هست. معمولا 4 بایت

اما اگر داده های‏ شما از نوع عددی( ‎(Number‏ باشد نیز اندازه فیلد طبق‏ جدول زیر می تواند تنظیم شود:

Numeric Field Size Properties

نوع	توضیح	تعداد اعشار	اشغال حافظه
Byte	Stores numbers from 0 to 255 (no fractions).	None	1 byte
Integer	Stores numbers from –32,768 to 32,767 (no fractions).	None	2 bytes
Long Integer	(Default) Stores numbers from –2,147,483,648 to 2,147,483,647 (no fractions).	None	4 bytes
Decimal	Stores numbers from -10^38 -1 through 10^38 -1 (.adp) Stores numbers from-10^28 -1 through 10^28 -1 (.mdb)	28	12 bytes
Single	Stores numbers from –3.402823E38 to –1.401298E–45 for negative values and from 1.401298E–45 to 3.402823E38 for positive values.	7	4 bytes
Double	Stores numbers from –1.79769313486231E308 to –4.94065645841247E–324 for negative values and from 1.79769313486231E308 to 4.94065645841247E–324 for positive values.	15	8 bytes
Replication ID	Globally unique identifier (GUID)	N/A	16 bytes

 

و اگر از ‎Auto Number‏ استفاده می کنید ، ‎Long Integer‏ را انتخاب کنید ولی اگر قرار است از پایگاه داده تکرار شونده استفاده کنید باید Replication ID انتخاب شود. ‏هنگامی که خصوصیات اندازه فیلد را تنظیم می کنید، هیچگاه آنرا بزرگ تر از مقداری که واقعا نیاز دارید قرار ندهید چون اکسس فضای تخصیص یافته را ‏بر مبنای این مقدار تعیین ‎AIS می‏ در صورتی که اندازه فیلد بزرگ تر از مقدار مورد نیاز در نظر گرفته شود. فضای دیسک بیهوده اشغال می‌شود.

‏تنظیم فرمت یک فیلد

‏تنظیم فرمت یک فیلد مشخص می کند که اکسس چگونه داده های وارد شده در فیلد را نشان دهد. برای مثال اگر برای یک داده ای فرمت عددی را انتخاب کنید حالت ‎های‏ مختلف نمایش اطلاعات عددی می تواند بصورت : حالت عمومی نمایش اعدادء واحد پول» درصد و غیره باشد. برای ایجاد تنظیمات و دسترسی به حالت هایی که در قسمت فرمت وجود دارد می بایست بعد از کلیک کردن روی گزینه فرمت آیکن مثلثی ‏مربوط به این قسمت را انتخاب کنید و از روی لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد تنظیمات لازم را انجام دهید.

 

تنظیم عنوان یک فیلد

منظور از ‎Caption‏ عنوان ظاهری فیلد می باشد و تنظیماتی که در این قسمت انجام می دهید مشخص کننده نحوه نمایش اطلاعات در قسمت سرستون های فیلدها می باشد. در قسمت فیلد گفته شد که بهتر است اسامی را به فارسی انتخاب نکنید عنوان فیلد باید لاتین باشد اما می توانید ‎Caption‏ را فارسی انتخاب و تایپ کنید مثلا عنوان ‎Caption‏ برای فیلدID «شماره ردیف» در نظر گرفته شود است با وارد نمودن تنظیمات عنوان فیلد ؛ از این به بعد در نمای ‎Datasheet‏ نیز عنوان «شماره ردیف» نمایان می‌شود.

 

تنظیم مقدار پیش‌فرض

تنظیم مقدار پیش فرض یا ‎Default Value‏ همانطور که از نامش پیداست مربوط به مقادیری است که کاربر هنگام ورود اطلاعات بصورت پیش فرض مشاهده می کن. البته بسته به تنظیمات شما می تواند این مقادیر را بپذیرد ‎و یا‏ تغییر دهد. مقدار پیش فرض را فقط به فیلد هایی اختصاص دهید که مقدار ‎آن‏ فیلد قابل پیش بینی باشد. ‎مثلا‏ برای فیلدی که مشخص کننده جنسیت یا مدرک تحصیلی و مقادیری از این قبیل می توانید از خاصیت ‎Default Value‏ استفاده کنید.

 

الزامی‌کردن یک فیلد ‎( Required Field )

این گزینه را هنگامی می توانید به کار ببرید که الزامی برای وارد کردن یک داده خاص وجود داشته باشد. در این صورت لازم است که حتما در فیلد مورد نظر داده ای که صحیح است وارد شود و در صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار می‌دهد.

 

شاخص دار کردن فیلد ‎( Indexed )

 با استفاده از ‎Indexed‏ کردن می توانید در یک فیلد یک شاخص ایجاد کنید یعنی فیلد مورد نظر به عنوان شاخص در نظر گرفته می‌شود. سپس هنگام نیاز به به داده هاء هنگام جستجو و یا مرتب سازی داده ها سرعت دسترسی را افزایش دهید. ممکن است ایجاد شاخص سرعت ثبت و ذخیره اطلاعات را کاهش دهد. با ایجاد شاخص برای فیلد چند حالت در اختیار شما قرار می گیرد.

• گزینه ‎Duplicates OK‏ امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد‏ شاخص وجود دارد.
• گزینه ‎Duplicates‏No  امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد شاخص نمی دهد. درست مانند زمانی که فیلدی به عنوان کلید اصلی معرفی می شود.

 

به کار گیری ‎Smart Tags‏

توسط این گزینه می توانید هنگامی که با برنامه اکسس کار می کنید می توانید یکسری از اقدامات را بطور خودکار انجام دهید مثلا می توانید یک اسمارت تگی تعریف کنید که هنگامی که روی آدرس ایمیل مشتری کلی می‏ کنید بطور خودکار امکان ارسال ایمیل را فعال کند. روی گزینه اسمارت تگ کلیک کنید و سپس روی زبانه ای که به شکل سه نقطه می‌باشد کلیک کنید تا پنجره مربوطه برای شما باز شود. روی گزینه ای که مد نظر شماست کلیک کنید و سپس برای تایید دکمه ‎OK‏ را انتخاب کرده و سپس تغییرات را ذخیره کنید. اکنون هنگامی که به صفحه ‎Data Sheet‏ بروید یک علامتی که شبیه حرف  i می باشد را ‎کنار‏ فیلد مربوطه مشاهده می کنید که با کلیک کردن روی آن می‌توانید عملیاتی که برای این فیلد تعریف کرده اید را اجرا کنید.

 

ایجاد ‎ Input Mask ‏

برای تعیین شکل و قالب ورود اطلاعات می توانید از ‎Input Mask‏ استفاده کنید. تنظیمات ‎Input Mask‏ فقط برای داده هایی که بصورت متن یا تاریخ باشد مورد استفاد قرار می ‎گیرد، ‏با استفاده از این تنظیمات می توانید الگوهایی که کاربر هنگام ورود اطلاعات باید ‎Coley‏ کند را تعیین کنید. برای استفاد از این تنظیمات حتما می بایست جدول را از قبل ذخیره کرده باشید چنین جدولی در اختیار شما قرار می گیرد و شما می‌توانید تنظیمات مورد نظر را اعمال نمایید.

 

قواعد اعتبارسنجی برای رکوردها ‎( Validation Rule، Validation Text )

این ویژگی هنگام وارد کردن رکورد ها شروطی که شما از قبل برای یک فیلد در نظر گرفته اید را بررسی می کند و در صورت معتبر بودن شرط رکوردهایی که کاربر هنگام ورود داده ها درج می کند را مورد تایید قرار داده و در فیلد ثبت می کند. به منظور استفاده از این ویژگی از ‎Validation Rule‏ استفاده کنید. برای مثال شما می خواهید در یک فیلد تنها داده هایی که کوچکتر از عدد ۵ و بزرگ تر از صفر هستند را درج کنیدء برای تعیین این شرط در فیلد مربوط به ‎Validation Rule‏ عبارت منطقی 5> ‎and‏ 0< را درج کنید. به این ترتیب هنگامی که کاربر می خواهد رکوردی را در این فیلد وارد کند اگر رقم وارد شده خارج از ‎(al‏ محدوده باشد و این شرطی که شما قرار داده اید را بر آورده نکند رکوردی که وارد می کند در جدول ضبط نخواهد شد.

 

 عملگرهای مقایسه ای مربوط به ‎Validation Rule‏ شامل :

‏> کوچکتر از

=< کوچکتر مساوی

> بزرکتر از

=< بزرگتر مساوی

=مساوی

>< نامساوی با

 

عملگر های منطقی مربوط به ‎Validation Rule‏ شامل :

‎And‏ هنگامی که عبارت اول و عبارت دوم صحیح باشد

‎Or‏ هنگامی که یا عبارت اول صحیح باشد یا عبارت دوم

Eqv  هنگامیکه هم عبارت اول و هم عبارت دوم صحیح باشند و یا هر دو عبارت غلط باشند

Not‏ برقرار است ، هنگامی که یک عبارت غلط‏ باشد

Xor هنگامی که یا عبارت اول صحیح باشد ‎یا عبارت دوم، و نه هردو عبارت

 

همچنین می توانید از ‎Validation Text متنی را مشخص کنید که در صورت درج داده نامعتبر و نقض شدن ‎Validation Rule‏ برای کاربر نمایش داده شود. برای این کار عبارتی که قصد داردی هنگام درج داده نامعتبر نمایش داده شود را در کادر مربوط به ‎Validation‏ ‎ Textدرج کنید. متن مورد نظر باید حتما در داخل گیومه نوشته شود. قاعده اعتبار سنجی را همچنین می توان در سطح رکورد تعریف کرد به شکلی که شرایط اعتبار سنجی بیش از یک فیلد را شامل شود. برای ایجاد قاعده اعتبار سنجی در سطح رکورد در نمای ‎property sheet. design ‏ را انتخاب کنید تا ‎property sheet‏ مربوط به کل‏ جدول باز‏ شود. درون کادر متنی ‎validation rule‏ کلیک کلیک‏ و سپس در بخش ‎text validation rules‏ متن ‎پیام‏ خطای دلخواه را تایپ کنید. در این مرحله اگر جدول اطلاعاتی از قبل داشته باشد که با آن تطابق ندارد اخطاری برای بررسی ‎آن‏ به شما داده می شود که کافی است آنرا تایید کنید. اکنون با تایید آنچه انجام داده اید قاعده اعتبار سنجی خود را نهایی کنید. توجه کنید که قبل از ایجاد قاعده اعتبار سنجی حتما باید جدول ذخیره شده باشد و اگر این کار را ‎قبلا‏ نکرده باشید حین کار از شما برای ذخیره اسم خواسته خواهد شد. می توانید با قرار دادن نام های فیلد در میان کروشه آنرا به صورت مستقیم درون یک عبارت وارد کنید. هنگامی که شما قاعده ای برای رکوردها می گذارید هنگام ورود اطلاعات تا اطلاعات با قاعده هماهنگ نشود اجازه رفتن به رکورد بعدی و ذخیره اطلاعات را نخواهید داشت.

---

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)