▲ کار با داده‌های خارجی و نگهداری ‎بانک اطلاعاتی

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

واردکردن کاربرگ ‎Excel‏

یکی از مزایای برنامه اکسس هنگامی است که شما می توانید پایگاه داده هایی که در برنامه های دیگری همچون اکسل ایجاد کرده اید را به صورت یک جدول یا کاربرگ وارد پایگاه داده های برنامه اکسس کنید. هنگام ساخت پایگاه داده ها برنامه های اکسل و اکسس تعامل کامل و مفیدی باهم برقرار می‏ کنند. اگر یک پایگاه داده ای در برنامه اکسس دارید و می خوهید این کاربرگ را در اکسس استفاد کنیدمی توانید ابتدا این پایگاه داده را در باز کنید و کل داده های درج شده در کاربرگ اکسل را بصورت یک جدول مجزا و یا به عنوان بخشی از یک جدول موجود در پایگاه داده استفاد کنید. از طریق انتخاب گزینه ‎Import Excel Spreadsheet‏ که در زبانه ‎External Data‏ در قسمت ‎Import‏ ‎Link‏ & قرار دارد پنجره مربوط به ‎Get External Data — Excel Spreadsheet‏ نمایان می شود. ‏در این پنجره از طریق گزینه browse می توانید مطابق با مسیری که برای کارپوشه اکسل مورد نظر خود انتخاب می کنید داده های موجود در ‏کاربرگ اکسل مورد نظر را وارد پایگاه داده های برنامه اکسس کنید. همچنین در این پنجره می توانید نحوه ورود و ذخیره داده ها در پایگاه ‏داده های اکسس را نیز می توانید تعیین کنید. برای اینکار سه گزینه در اختیار شما قرار گرفته است:

‏گزینه اول: داده های وارد شده به صورت جدولی مجزا در پایگاه داده های اکسس ذخیره می شود.

‏گزینه دوم : این گزینه نسخه جدیدی از داده های موجود در اکسل را در یکی از جداول موجود در پایگاه داده های اکسس ایجاد می کند. با انتخاب این گزینه لیست مرتبط با آن‏ نیز فعال می شود و از این طریق می توانید جدولی را که قرار است رکوردهای جدیدی، ‏در آن‏ کپی شود را نیز انتخاب کنید.

گزینه سوم : یک جدول پیوند ایجاد می شود که با کلیک روی آن کاربرگ اصلی به نمایش در می آید و می توانید هنگام کار با پایگاه داده های مورد نظر از آن‏ استفاد کنید.

پس از انتخاب مسیر و انتخاب روش ورود پایگاه داده های اکسل به برنامه اکسس می توانید روی دکمه ‎NEXT‏ کلیک کنید. به این ترتیب یک پنجره باز می شود که حاوی پیش نمایشی از جدول مورد نظر شما در برنامه اکسل ‎می‏ باشد. در قسمت بالای این پنجره دو گزینه وجود دارد. گزینه ‎Show Workbook‏ کاربرگ‌های موجود در کارپوشه اکسل را نشان ‎می‌دهد و با انتخاب هر کدام از کارپوشه ها مطالب و جداول مندرج در آن برای شما نشان داده می شود. درصورتی که گزینه ‎Show Named Range‏ را انتخاب کنید اسامی نواحی نام گذاری شده را می توانید مشاهده کنید. با انتخاب گزینه ‎NeXt‏ به صفحه بعدی هدایت می شوید. در این صفحه می توانید انتخاب کنید که آیا‏ اولین ‎ردیف‏ موجود در کاربرگ اکسل به عنوان سر تیتر قرار بگیرد ‎یا‏ خیر. اینکار توسط انتخاب یا عدم انتخاب گزینه ‎First Row Contains Column Headings‏ تعیین می شود. در پایان گزینه ‎Next‏ را علامت بزنید تا وارد مرحله بعد شوید. اگر در پنجره قبلی گزینه ‎First Row Contains Column Headings‏ را علامت نزده باشید یا به علت نوع داده هایی که در جدول اکسل شما وجود دارد امکان اینکه این ردیف به عنوان ردیف سر تیتر قرار بگیرد وجود نداشته باشد, در اینصورت برنامه اکسس اولین سطر کاربرگ را به عنوان یک رکورد مجزا در جدول جدیدی که برای نگهداری کاربرگ ها در نظر گرفته است ذخیره می کند. در این حالت فیلدهای جدول با اسامی ‎Field2 ، Field و غیره نام گذاری می شوند. در اینجا می توانید نام فیلد ها را تغییر دهید و یا نوع داده های فیلد را تعیین کنید. از طریق کادر مربوط به لیست ‎Indexed‏ می توانید مشخص کنید که کدام فیلد از فیلدهای جدول به عنوان شاخص در نظر گرفته شوند. در این پنجره شما می توانید تنظیمات مربوط به انتخاب فیلد‏ شاخص ها و نوع داده را نیز تعیین کنید. با انتخاب گزینه ‎Next‏ وارد پنجره ای به نام ‎Import‏ ‎Spreadsheet Wizard‏ می شوید در این پنجره امکان تعیین کلید اصلی به شما داده میشود.

• گزینه اول : حالتی است که خود برنامه کلید اصلی را تعیین کرده است.
• گزینه دوم: حالتی است که از بین فیلد های موجود یکی از فیلدها را به عنوان کلید اصلی تعیین می کنید.
• حالت سوم: زمانی است که شما نمی خواهید کلید اصلی را تعیین کنید و یا کلید اصلی داشته باشید.

با انتخاب گزینه ‎Next‏ وارد آخرین پنجره می شوید که در نهایت تعیین می کنید که این جدول وارد کدام پایگاه داده بشود و یا یک نام برای آن انتخاب می کنید. ‏سیس با انتخاب گزینه ‎Finish‏ یک جدول جدید با عنوان "موردنظر شما" در پایگاه داده اکسس درج می شود.

‏اتصای به کاربرگ ‎Excel‏

‏اگر داده های معینی در برنامه اکسل وجود دارد که شما به شکل پیوسته باید آنها را وارد اکسس خود کنید بهتر است بجای تکرار عملیات ورود اتصالی را ‏با این اتصال داده ها به شکل خود بروز می شوند. هر زمان که کابرگ متصل شده در اکسس باز شود اکسس پیوند به داده را خودش به روز می کند. البته ‏در این صورت باید توجه داشته باشید که فایل اکسل مورد نظر در مسیر اولیه بماند و جابجا نشود. برای اتصال به کاربرگ اکسل در سربرگ ‎external data‏ در گروه ‎link‏ & Import اکسل را کلیک کنید. ‏در پنجره‌ای که باز می شود نام فایل اکسل خود را انتخاب کنید .با انتخاب گزینه ی ‎link to the data...‏ را انتخاب کنید. پیش نمایشی از داده‌ها را در پنجره‌ای مشاهده خواهید کرد. بر حسب انتخاب شما اسم ستون ها نمایش داده خواهد شد. نامی برای جدول متصل شده انتخاب کنید و با کلیک دکمه ی ‎Finish‏ پیوند خود را ذخیره کنید.

مدیریت جدول‌های لینک‌شده

آیکن مربوط به مدیریت جدول های لینک شده یا ‎Linked Table Manager‏ زمانی فعال می شود که شما هنگامی که یک فایلی یا جدولی را از یک پایگاه داده دیگر, فایل اکسل، ‎Pdf‏ یا Word وارد کرده باشید‏ در صفحه اول پنجره ‎Import Data‏ گزینه ‎Link to the data source‏ نسخه از همین فایل نیز در قسمت جدول ها قابل دسترس می باشد. ‏گزینه ‎Linked Table Manager‏ را که در قسمت ‎Import & Links‏ در زبانه ‎External Data‏ واقع است انتخاب کنید و در پنجره ای که ‏باز می شود فایل مورد نظر را انتخاب و سپس برای تایید گزینه ‎OK‏ را انتخاب کنید. پس از تایید یک ‎پیغام مبنی بر ‎Refresh‏ شدن فایل‏ توسط برنامه اکسس نمایان می شود.

وارد کردن جدول از بانک اطلاعاتی دیگر Access

هنگام ساخت بانک های اطلاعاتی می توانید پایگاه داده هایی را که با برنامه های دیگری نوشته شده و یا پایگاه داده هایی که بصورت یک فایل اکسس جداگانه طراحی شده را وارد بانک اطلاعاتی جاری کنید. برای این کار از طریق‏ آدرس ‎External Data\Import & Links\ODBC‏ Database‏ اقدام کنید.

صادر کردن داده از Excel

پایگاه داده‌هایی که در اکسس ایجاد کرده اید را می تواندی با انواع فرمت‌هایی نظیر xlsx. و xls. به اکسل(Excel)، صادر کنید. برای این کار از طریق آدرس ‎External Data\Export\Excel‏ اقدام کنید و مسیر تبدیل را بصورت گام به گام از طریق پنجره ‎Export Excel Spread Sheet‏ تا انتها دنبال کنید.

‏صادر کردن داده به عنوان Html

صادر کردن داده ها در قالب ‎HTML‏ می تواند داده ها را از حالت ایستا به حالت پویا تغییر دهد به این مفهوم که با تغییر داده ها و اطلاعاتی ‏که رکورد می شوند محتویات صفحات ‎HTML‏ نیز تغییر می کند. از طریق زبانه ‎External Data‏ به قسمت ‎Export‏ رفته و روی زبانه مثلثی ‏و از داخل لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد گزینه ‎HTML Document‏ را انتخاب کنید.

صادر کردن داده به فایل متنی ساده

‏صادر کردن داده هایی که در بصورت فایل های متنی همچون ‎txt. ذخیره شده اند از طریق زبانه ‎External Data‏ قسمت ‎Export‏ و انتخاب ‏آیکن ‎Text File‏ و ادامه مسیر گام به گام صادر کردن فایل از طریق پنجره ‎Export Text File‏ میسر می باشد.

ذخیره‌کردن مشخصات ورود یا صدور

‏برای ذخیره کردن مشخصات فایل های وارد شده ‎(Imprt)‏ یا صادر شده ‎(Eport)‏ می بایست هنگامی که درحال صادر یا‏ وارد کردن فایل ‎های ‏مورد نظر خود هستید در آخرین پنجره مربوط به تنظیمات, حتما گزینۀ ‎Save Import/Export Steps را انتخاب کرده باشید. فقط در ‏اینصورت امکان استفاده از آیکن ‎Save Imports (Exports)‏ در اختیار شما قرار می گیرد. جهت ذخیره فایل های وارد/صادر شده از این‏ روش از طریق آدرس ‎External Data\Import & Links\Saved Imports‏ آیکن ذخیره مشخصات ورودی را انتخاب کنید. پنجره ای به نام ‎Manage Data Task‏ در اختیار شما قرار می گیرد. لازم است ابتدا فایل را انتخاب و سپس از طریق انتخاب دکمه ‎RUN‏ عمل ذخیره سازی را تکمیل کنید. اکنون می توانید فایلی که وارد کرده اید را در قسمت ‎Navigate Pane‏ مشاهده نمایید و برای فعال مردن آن‏ روی آن‏ دوبار کلیک کنید. همچنین برای فایل های صادر شده نیز همین روال را انجام دهید.

استفاده از مشخصات ورود با صدور ذخیره‌شده

برای استفاده از مشخصات یا آدرس محل ذخیره فایل وارد /صادر شده در کامپیوتر، زمانی که روی آیکن ‎Saved Import‏ کلیک کرده و پنجره ‎Manage Data Task‏ را مشاهده کنید. می توانید روی فایل مورد نظر کلیک کنید و آدرس ‎آن‏ را مشاهده کنید. در صورت تمایل می توانید توضیحاتی که برای این فایل درج کرده اید را ویرایش کنید. برای حذف این فایل از فایل های صادر/وارد شده فقط کافی است که آیکن Delete را انتخاب کنید.

تنظیم مکان مطمئن

هنگامی که فایلی را از یک مکان غیر مطمئن ‎باز می کنید، پیام های امنیتی این موضوع را به شما هشدار می دهند . اگر بخواهید این پیام‏ های امنیتی ظاهر نشودند می توانید پایگاه های داده ی خود را با استفاده از برنامه ی اکسس در یک مکان مطمئن ذخیره کنید . به طورپیش فرض مسیر قابل اطمینان ‎documents‏ یا ‎mydocument‏ در نظر گرفته شده است و البته شما میتوانید مکانهای مطمئن دیگری را نیز تعریف کنید .برای اینکار کافی است روی گزینۀ ‎File‏ کلیک کنید و گزینه ی Option را بزنید. در کادر محاوره ای ظاهر شده از بخش ‎trust center ، access option‏ را کلیک کرده و سپس ‎trust center Setting‏ را کلیک کنید تا پنجره ی trust center گشوده شود. در اینجا با استفاده از گزینه ی ‎trusted locations‏ و سپس ‎Add new location‏ می توانید مسیر های ‎قابل‏ اطمینان دلخواه خود را وارد کنید. شما می توانید با انتخاب از ‎subfolders of this location are also trused‏ اعلام کنید که زیر پوشه های مسیر انتخابی شما هم مسیر گزینه ی ‎allow trusted on my network‏ به شما اجازه می دهد تا مکانهای مطمئن خود را روی شبکه ی محلی خود تعریف کنید .این گزینه به جهت امنیتی توصیه نشده اما به هر حال در صورتی که شما بخواهید قابل انجام است.

ذخیره کردن در فرمت نسخه قبلی

جهت ذخیره کردن فایل های پایگاه داده ها در فرمت نسخه ‎قبلی‏ به زبانه ‎File‏ قسمت ‎Save & Publish‏ رفته و در قسمت ‎Save Database‏ فرمتی که مورد نظر شماست را انتخاب کنید و از طریق‏ دکمه Save As‏ آن را در ذخیره کنید. در پنجره ای که برای ذخیره باز می شود نام مناسبی به پایگاه داده اختصاص دهید و سپس آدرس محلی که قرار است فایل شما در آنجا ذخیره شود را به کامپیوتر وارد کنید. در پایان‏ گزینه ‎Save‏ را انتخاب کنید.

تبدیل‌کردن به فرمت ‎ACCESS2007‏

اگر پایگاه داده هایی که ایجاد کرده اید تحت نسخه بالاتر ایجاد شده ولی می خواهید آن را در اختیار کاربرانی قرار دهید که با نسخه پایین تر اکسس کار می کنند، می توانید از طریق منوی فایل روی گزینه ‎Option‏ کلیک کنید. ‏برنامه اکسس گزینه های متعددی را برای تبدیل کردن پایگاه داده به نسخه پایین تر در اختیار شما قرار داده است.‎ در پایان جهت تایید تغییرات اعمال شده گزینۀ OK را انتخاب کنید. ‏کلیک‎ Default File Format کلیک کنید. در صورتی که می خواهید فایل های شما در فرمت اکسس ۲۰۰۷ منتشر شود گزینه مربوط به این قسمت را انتخاب کنید و در صورت‎ ‏نیاز به انتشار در نسخه های پایین تر گزینه مربوط به آن نسخه را انتخاب کنید. در پایان جهت تایید تغییرات اعمال شده گزینه ‎OK‏ را انتخاب کنید.

پشتیبانی گرفتن از بانک اطلاعاتی

یکی از نکات مهمی که هنگام ایجاد پایگاه داده نباید از قلم بیفتد تهیه فایل پشتیبان از پایگاه داده ها می باشد. برای نسخه پشتیبان از بانک اطلاعاتی به منوی فایل, قسمت ‎Save & Publish‏ رفته و روی گزینه ‎Back Up Database‏ دوبل کلیک کنید. ‏در پنجره ای که باز می شود نام فایل و آدرسی که قرار است این فایل در ‎OT‏ ذخیره شود را درج کنید.

مستندسازی بانک اطلاعاتی

در اکسس ۲۰۱۰ دسترسی به آیکن مستند سازی بانک اطلاعاتی یا ‎database Documenter‏ در قسمت ‎Analyze‏ از ‎Database Tools، قرار دارد و همانگونه که از نامش پیداست جهت مستند سازی پایگاه داده ها استفاده ‎می‏ شود. برای ایجاد گزارش مفصلی از تمام‏ اشیائی که در پایگاه داده ها ایجاد‏ کرده اید در پنجره ‎Documenter‏ برای انتخاب جداول, روابط فرم ها، گزارش ها، ماکروها،‏ ماژول ها یک زبانه منحصر به فرد قرار دارد که با انتخاب هر کدام از این زبانه ها به تمامی پایگاه داده های موجود در آن شیء دسترسی خواهید داشت. درصورتی که می خواهید ‎تمام اشیاء موجود در پایگاه داده‌ها را مستند سازی کنید می توانید به زبانه ‎‎Objects Type‏ All‏ بروید. برای انتخاب هر کدام از بانک های اطلاعاتی می توانید گزینه مربوطه را تیک بزنید و یا با انتخاب دکمه ‎Select All‏ تمام بانک های اطلاعاتی موجود در ‎آن شیء را انتخاب کنید. در نهایت‏ جهت تایید اسناد انتخاب شده گزینه ‎OK‏ را انتخاب کنید. برنامه اکسس صفحه ای به نام ‎Object Definition‏ در اختیار شما قرار می دهد. این سند می تواند به انواع اسناد و جداول تبدیل شود. یکی از کاربرد های این سند هنگامی است که شما در پایگاه داده ای که ایجادد کرده اید مشکلی را مشاهده می کنید. از طریق این اسناد می توانید مشاهده کنید که آخرین به روز رسانی در چه زمانی و توسط چه کسی صورت گرفته است همچنین می توانید جزئیات تغییراتی که در قسمت های مختلف صورت گرفته را مشاهده کنید. بنابراین از این طریق می توانید آسیب پذیری یا تخریب پایگاه داده ها را در مقابل خرابکاری های‏ احتمالی که ممکن است عمدی ‎یا غیر عمدی باشد را شناسایی کنید. از دیگر کاربردهای مستندسازی بانک های اطلاعاتی هنگامی است که یک پایگاه داده را ایجاد کرده اید و این اسناد م مشخصات عمومی که در پایگاه داده های اولیه‏ طراحی شده است را برای دیگر استفاده کنندگان مشخص می کند. 

حالت سوم زمانی است که از این نوع اسناد برای نشان دادن دلیل و مبنای طراحی مستندات داخل پایگاه داده استفاده می کنید و می تواند هنگامی که طراحی یک پایگاه داده پیچیده به نظر می‌رسد در اختیار استفاده کنندگان یا ویرایشگران دیگر قرار بگیرد تا مقصود اصلی این پیچیدگی های ظاهری را بهتر درک کنند.

فشرده‌سازی و ترمیم بانک اطلاعاتی

رکوردهایی که در پایگاه داده ثبت ‎می‌کنید ممکن است درطول زمان بطور ناگهانی زیاد شوند تا حتی که مانع عملکرد پایگاه داده شوند و یا ممکن است آسیب دیده و خراب شوند به همین منظور جهت جلوگیری از آسیب دیدگی و یا ترمیم بانک ها اطلاعاتی می توانید توسط ابزاری که برنامه اکسس در اختیار شما قرار می دهد این مشکل را رفع کنید. بازسازی ممکن است بخشی از اطلاعات آسیب ببیند و دیگر نتوانید به تمام یا بخشی از رکوردها دسترسی داشته باشید. برای استفاده از فرمان تعمیر و بازسازی می توانید هنگامی که در زبانه ‎Database Tools‏ هستید به قسمت Tools رقته و ابزار ‎ Compact & Repair Tool‏، را انتخاب کنید. فشرده سازی به این دلیل مهم است که کمک می‌کند مصرف منابع با ارزش, مانند فضای هارد دیسک و یا پهنای باند ارسال, را کاهش می دهد.

تنظیم کلمه عبور روی بانک اطلاعاتی

اهمیت کلمه عبور بستگی مستقیم با ‎با اهمیت داده های ذخیره شده در پایگاه داده دارد. برای مثال اگر شرکت رقیب شما بتواند به اطلاعات مشتریان ‎دسترسی پیدا کندء مشتریان شما را از دست شما خارج می کند و ‎مشتریان خود را از دست می دهید. از مزایای اختصاص کلمه عبور روی یک پایگاه داده می توان موارد زیر را برشمرد:

• امکان ایجاد رکورد توسط کاربر بدون نیاز به اینکه لازم باشد با محیط داخلی برنامه اکسس در ارتباط باشد.
• امکان محافظت از رکورد ها و اطلاعات در مقابل ‎تغییر یا حذف غیر عمدی و یا تخریب اطلاعات بطور عمدی توسط کاربر یا هر شخص دیگری که امکان دسترسی به اطلاعات را ‎می کرده است.

هنگامی که به پایگاه داده یک کلمه عبور اختصاص داده می شود برنامه اکسس هنگام باز کردن فایل و یا هنگام دسترسی به اطلاعات ابتدا کلمه عبور را درخواست می‏ کند و درصورت درج صحیح کلمه عبور، به کاربر اجازه دسترسی خواهد داد و درغیر اینصورت از باز کردن فایل جلوگیری ‎می کند.

قواعدی که لازم است هنگام تعیین کلمه عبور ‎رعایت کنید تا کارایی کلمه عبور شما به حداکثر برسد:

• کلمه عبور هیچگاه نمی تواند با ‎Space‏ یا جای خالی آغاز شود.
• کلمه عبور نسبت به بزرگ و کوچک بودن حروفی که درج می شود حساس است.
• حداکثر تعداد کاراکتری که می‌توانید برای یک کلمه عبور درج کنید تا ۲۰ کاراکتر است.
• اکثر نماد ها مانند نمادهای‏ تاکیدی، اعداد , فضای خالی یا ‎Space‏ را در یک کلمه عبور درج کنید.
• علامت های ممنوع در کلمه عبور شامل پ.؟:|<>+=; می باشند.
• یک کلمه عبور خوب ترکیبی از حروف کوچک و بزرگ » اعداد و نمادهاست.
• عدم بکارگیری کلماتی که حاوی اطلاعات شخصی شماست.
• ‏عدم یادداشت کردن کلمه عبور مورد نظر روی میز‏ کارتان.

‏برای تعیین کلمه عبور برای پایگاه داده خود ابتدا‏ آن را به روش کاربرد انحصاری یا ‎Exclusive Usage‏ باز کنید. به این علت که اگر بطور همزمان چند نفر روی این پایگاه داده در حال کار کردن هستند به غیر از شما دیگران نتوانند هنگام تعیین کلمه عبور به این فایل دسترسی پیدا کنند. برای اینکار در حالی که هیچ پایگاه داده ای باز نیست روی گزینه ‎Open‏ در منوی فایل کلیک کنید و در پنجره ای که باز می شود بعد از انتخاب فایل پایگاه داده مورد نظر ‏روی مثلث کنار گزینه ‎Open‏ کلیک کنید و گزینه ‎Open Exclusive‏ را از لیست کشویی که نمایان شده انتخاب کنید. ‏اکنون برنامه اکسس این فایل را بطور اختصاصی برای شما باز کرده است و شما مطمئن هستید هیچ کاربر دیگری تا زمانی که این پنجره را نبسته اید قادر‎ به باز‏ کردن آن نخواهد بود. اکنون روی گزینه Info‏ که در منوی فایل قرار دارد کلیک کنید. و تنظیمات مربوط به محافظت از پایگاه داده را اعمال کنید. به منظور اختصاص پسوورد روی گزینه ‎Encrypt with Password‏ کلیک کنید و در پنجره محاوره ای که باز می شود پسوورد مورد نظر خود را وارد کنید. و در قسمت Verify مجددا پسوورد را وارد کرده و سپس گزینه ‎OK‏ را انتخاب کنید. اکنون شما به فایل پایگاه داده مورد نظر یک پسوورد اختصاص داده اید که هنگام باز کردن فایل برنامه اکسس ابتدا این پسوورد را از شما یا کاربر سوال می کند و در صورت درج صحیح پسوورد امکان ویرایش و دسترسی به اطلاعات در اختیار شما قرار می گیرد و در ‎غیر اینصورت هنگامی که کلمه عبور اشتباه درج شود این کادر پیام نمایش‏ داده می شود. اگر می خواهید پسوورد درج شده را حذف کنید می‌بایست دوباره فایل را ذخیره کنید, خارج شوید و دوباره در نمای‏ انجصاری فایل را باز کنید سپس به زبانه ‎File‏ قسمت ‎Info‏ رفته و روی گزینه  Decrypt Database‏ کلیک کنید. در پنجره ‎Unset Database Password‏ دوباره رمز عبور قبلی را درج کنید و سپس با انتخاب گزینه ‎OK‏ تغییرات اعمال شده را تایید کنید. اکنون برنامه اکسس رمز عبور را از روی پایگاه داده شما حذف کرده است.

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ نمودارها Chart

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

ایجاد برچسب‌ها
توسط پایگاه داده هایی که در اکسس می توانید تهیه کنید، این امکان به شما داده می شود که در صورت نیاز به برچسب های آدرسی توسط فیلدهای مختلفی که موجود است برچسب هایی با فرمت ها و سبک های مختلف تهیه و چاپ کنید. در این برنامه نیز مانند برنامه ‎Word‏ یک ویژگی‏ به نام ‎Mail Merge‏ وجود دارد که از آن‏ برای ایجاد برچسب می توانید استفاده کنید. البته در برنامه اکسس به علت دسترسی آسانتری که به پایگاه داده ها وجود دارد به همان نسبت ساخت اینگونه برچسب ها نیز ساده تر می باشد. برای ساختن برچسب به زبانه ‎Create‏ بروید و در قسمت ‎Reports‏ ابزار ‎Labels‏ را انتخاب کنید. پنجره Lable Wizard ‏گشوده خواهد شد. از طریق این پنجره می توانید ابعاد برچسب ها ، همچنین تعداد برچسب هایی که قرار است در هر ردیف وجود داشته باشد را تعیین کنید. همچنین ابعاد از پیش تعیین شده ای نیز برای برچسب ها وجود دارد. با انتخاب گزینۀ ‎ Customize، می تویاندی تنظیم و نا‌گذاری برچسب های سفارشی را خودتان به عهده بگیرید. با انتخاب گزینه ‎Next‏ به پنجره بعدی هدایت می شوید که در این‏ پنجره می توانید سایز و نوع فونت برچسب ها و جزئیاتی از این دست را ‏تنظیم کنید. در پنجره بعدی می بایست فیلدی که قرار است از رکوردهای آن به عنوان برچسب استفاده کنید را توسط نماد پیکان به قسمت ‎ Prototype Lable‏ منتقل کنید. ‏با انتخاب گزینه ‎Next‏ در پنجره بعدی می توانید تعیین کنید که برچسب ها برحسب کدام فیلد مرتب شود. با انتخاب دوباره گزینه ‎Next‏ به آخرین پنجره مربوط به برچسب ها هدایت می شوید که در این پنجره می توانید برای برچسب هایی که تهیه کرده اید نام تعیین کنید. با انتخاب گزینه ‎See the Labels as they will look Printed‏ می توانید برچسب ها را همانطور که چاپ می شود مشاهده کنید. اگر می خواهید تنظیمات بیشتری انجام دهید و یا تنظیمات قبلی را تغییر دهید می توانید برچسب ساخته شده را در نمای ‎Design‏ باز کنید. اکنون می توانید انواع تغییراتی همچون رنگ, ‎Gali‏ فونت و غیره را تنظیم کنید. توسط برنامه اکسس می توانید از پایگاه داده های آدرس های پستی که قبلا ساخته اید برچسب هایی را با فرمت ها و سبک های مختلف تهیه کنید. برای ساخت برچسب ها می توانید از پایگاه داده هایی در جداول مختلف استفاده کنید.

‏اضافه کردن فیلد به خط موجود
‏اگر می خواهید فیلد را به خطی از برچسب اضافه یا ازآن حذف کنید باید از  ()‎TRIM‏ استفاده کنید. 

‏در استفاده از تابع ‎TRIM‏ باید مطمئن شوید که فیلد جدید در میان‏ کروشه ها قرار گرفته است و از فیلدهای دیگر با هر گونه متن یا علامت گذاری در علامت نقل قول و یک علامت & جدا شده باشند.

”,“ متن یا فاصله در میان نقل قول قرار می گیرد.

افزودن فیلد به برچسب به عنوان یک ردیف جداگانه

علاوه بر اضافه کردن فیلد به تابع ()‎=TRIM موجود بر روی برچسب، می‌توانید فیلدها را به عنوان جدا کننده کادرهای متن بر روی خط های دیگر نیز اضافه کنید. به عنوان مثال اگر فراموش کرده اید یک خط آدرس را اضافه کنید می‌توانید اینکار را در نمای ‎design‏ وارد نمایید. اگر فیلد به تنهایی در کادر متنی خود باشد نباید از تابع ()‎=TRIM استفاده کنید و شما به سادگی می توانید فیلدها را مانند اضافه کردن بر روی فرم یا گزارش معمولی اضافه نمایید . برای افزودن فیلد به برچسب به عنوان خط جداگانه ابتدا در نمای ‎Design فیلدهای موجود را به فضایی که برای خط جدید ایجاد کرده اید، بکشید دکمۀ ‎text box‏ را کلیک کنید و برای ایجاد کادر متن جدید در جایی که می خواهید فیلد را قرار داده و با ماوس کلیک کرده و درگ کنید. نام فیلد را در کادر البته شما میتوانید تابع ()‎=TRIM را تایپ کنید تا فیلدهای متعددی را در همان خطر در برگیرد. برای حذف یک فیلد‏ نیز کافی است آنرا انتخاب کنید و دکمه ی ‎DELETE‏ را کلیک‏ کنید.

رنگی کردن پیش زمینه برچسب

برای تغییر رنگ پیش زمینه برچسب, ابتدا آن را در نمای ‎Layout باز کنید. سپس از طریق منوی جانبی ‎Report Layout Tool‏ که در اختیار شما قرار می گیرد می توانید پیش زمینه برچسب را تغییر دهید. برای اینکار ابتدا روی ‎زمینه صفحه کلیک کنید تا آن قسمت به حالت انتخاب در بیاید‏ سپس به زبانه ‎Format‏ بروید و در قسمت ‎Control Formatting‏ از طریق ابزار ‎Shape Fill‏ از بین رنگ هایی که در اختیار شما قرار می گیرد، رنگ مورد نظر را برای پیش زمینه برچسب انتخاب کنید. همچنین از طریق زبانه ‎Home‏ می توانید به قسمت ‎Text Formatting‏ رفته و از طریق ابزار رنگ, پیش زمینه برچسب را تغییر رنگ بدهید.

رنگی کردن متن برچسب

‏برای تغیبر رنگ متن برچسب ها از چند طریق می توانید اقدام کنید. برچسب ها را در نمای ‎Layout یا ‎Design‏ نمایش دهید و به زبانه Home رفته و در قسمت Text Formatting، از طریق ابزار تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنید.

به کار گیری فرمت فونت در متن بر چسب
‏برای تنظیمات مربوط بهفرمت فونت در متن برچسب هم از طریق نمای ‎Design‏ و هم از طریق نمای ‎Layout‏ می توانید پس از کلیک کردن روی متن برچسب, به زبانه ‎Home‏ رفته و در قسمت ‎Text Formatting‏ رفته و تغییراتی مانند سایز فونت, نوع فونت، ضخیم, کج و یا زیر ‏خط دار بودن فونت را تنظیم کنید.
صادر کردن برچسب‌ها به ‎Word‏
برچسب ها را می توانید به فایل های دیگری همچون اکسل، PDF، Word و یا فایل های متنی ‎Rich Text‏ تبدیل کنید. برای اینکار هنگامی که در صفحه برچسب هستید روی گزینه ‎MORE‏ که در قسمت ‎Data‏ قرار دارد کلیک کنید و در لیست کشویی که وجود دارد گزینه ‎Word‏ را انتخاب کنید. اگر در نمای ‎Data Sheet‏ قرار دارید به زبانه ‎External Data‏ رفته و در قسمت Export برچسب ها را از طریق همان گزینه ‎More‏ به یک فایل Word‏ تبدیل کنید.

باز کردن نمای Pivot Chart

برای باز‏ کردن ‎Pivot Chart از آیکنی که در گوشه سمت راست پایین صفحه قرار دارد استفاده کنید. به این ترتیب در صفحه نمایش خود یک نمودار مانند شکل زیر مشاهده خواهید کرد شامل:

• یک نمودار
• یک پنجره به نام Chart Field List
• و یک منوی جانبی به نام Pivot Tools

ایجاد Pivot Chart

هنگامی که رکوردها را در جدول وارد کردید می توانید پس از انتخاب نمای ‎Pivot Chart نمودار مربوط به رکوردها را نیز مشاهده کنید. برای ایجاد نمودارها می بایستی به پنجره ‎Chart Field List‏ بروید، برای هر کدام از فیلدها که قرار است نمودار رسم کنید ابتدا آن را انتخاب کرده و توسط درگ کردن فیلد مربوطه را به صفحه نمودار منتقل کنید. به این تر تیب بطور خودکار نمودار مربوط به ‎آن رسم خواهد شد. ‏اجزاء اصلی که در یک نمودار ‎Pivot Chart‏ مشاهده می کنید شامل سرصفحه نمودار , نام فیلدی که شمارش شده ‎است عنوان نمودار، دسته‌‏بندی یا Categories می باشد.

‏گروه‌بندی داده در ‎Pivot Chart‏
‏اگر لازم است داده ها را گروه بندی کنید. روی صفحه نمودار کلیک راست کنید و در پنجره مربوط به ‎Properties‏ به قسمت ‎Series/Group‏ ‏رفته و درگروه بندی هایی که مورد نظرتان می باشد را از طریق زبانه ‎مثلثی که کنار هر آیکن وجود دارد انتخاب کنید.

تغییر نوع Pivot Chart

 برحسب گزارشی که تهیه می کنید می توانید انوع نمودار ها را برای نمایش داده ها انتخاب کنید. برای اینکار کافی است که یکبار‏ روی نمودار کلیک راست کرده و گزینه ‎Change Chart Type‏ را انتخاب کنید. یک منوی تصویری شامل انواع نمودارها در اختیار شما قرار می گیرد. هر نموداری که مورد تایید شما می باشد و یا می خواهید نمودار خود را در آن نما مشاهده کنید فقط کافیست که روی نام یا شکل ‎آن نمودار دوبل کلیک کنید.

تغییر رنگ نمودار
همانند دیگر نمودارهایی که در برنامه آفیس رسم می‌شود، در نمودار های ترسیم شده بوسیله اکسس نیز شما قادر هستید تنظیماتی از قبیل رنگ نمودار را به سلیقه خود تغییر دهید. برای اینکار روی صفحه نمودار کلیک راست کنید و از لیست نمایان شده گزینه ‎Properties‏ را انتخاب کنید. ‏در پنجره ای که باز می شود به زبانه ‎Border/Fill‏ بروید و برای تغییر رنگ دلخواه روی گزینۀ Color‏ کلیک کرده و از لیستی که در اختیارتان قرار می ‏گیرد رنگ مورد نظر را انتخاب کنید.

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ گزارش‌ها Report

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

نماهای گزارشی
یکی از قابلیت های مهم پایگاه داده ها و همچنین در برنامه اکسس قابلیت گزارش یا Report می باشد.  گزارش ها بر اساس مبنای اطلاعات موجود در جدول ها یا ‎Query‏ ها تنظیم می شوند. شما می توانید براساس داده های درج شده در جداول گزارش گیری کنید. مهمترین عامل برای بدست آوردن یک گزارش صحیح و با عملکرد بالا طراحی صحیح در پایگاه داده ها می باشد. از قابلیت هایی که گزارش ها دارند توانایی ذخیره شدن در یک فایل جداگانه در کامپیوتر و همچنین امکان تهیه گزارشات چاپی و پرینت
اجزاء ‎Lol‏ گزارش ‎gla‏ اکسس شامل دو جزء اصلی می باشد :
کنترل Control‏ : کنترل های مربوط به گزارشات شامل برچسب ها یا کادرهای متنی یا اشیاء موجود دیگر در فرم ها و گزارشات.

بخش Section‏ : بخش های مختلف گزارش شامل:

• Report Header: معمولا عناوین ثابت در هر گزارش در بخشی به عنوان سربرگ در صفحه اول گزارش قرار می گیرد.
• Page Header:  به عنوان  سربرگ در هر صفحه گزارش قرار می گیرد.
• Detail: معمولا تمامی فیلدهای درج شده در جدول در این قسمت قرار دارند.
• Page Footer: به عنوان پاصفحه در هر صفحه از گزارش قرار می گیرد.
• ‎:Report Footer ‏به عنوان پاصفحه در هر صفحه گزارش قرار می گیرد و معمولا اطلاعاتی مانند جمع و میانگین مقادیر یک یا چند فیلد در آن قرار می گیرد.

گاهی اوقات در بعضی از گزارش ها گروه بندی وجود دارد در این نوع از گزارشات به ازاء هر گروه یک بخش مجزا به گزارش اضافه ‎می‏ شود.
ایجاد گزارش به چند طریق امکان پذیر است:

•  ایجاد گزارش با استفاده از ویزارد بصورت اتوماتیک ‎Auto Report Wizard‏
• ‏ ایجاد گزارش توسط ویزار ‎Create Report y using Wizard‏
• ایجاد گزارش توسط طراحی Create Report in Design View

ایجاد یک گزارش ساده
‎عموما گزارش ها بر مبنای اطلاعات و Queryهای موجود در جدول ها استخراج می شوند. گزارش ها ممکن است براساس اطلاعات بیش از یک جدول باشد که در این صورت باید بین جدول ها رابطه وجود داشته باشد. گاهی اوقات ممکن است یک ‎Query اطلاعات مورد نیاز برای یک گزارش را در برداشته باشد.

برای ایجاد  یک گزارش ساده می توانید به این صورت این کار را انجام دهید:
‏در زبانه ‎Create‏ به قسمت ‎Reports‏ رفته و گزینه ‎Report‏ را انتخاب کنید. ‏به این ترتیب یک صفحه برای در اختیار شما قرار می گیرد که برای پایگاه داده یا جدولی که قبلا ایجاد کرده اید یک گزارش ساده ایجاد کرده است. همچنین یک منوی جانبی به نام ‎Report Layout Tool‏ نیز فعال می شود که از طریق آن می توانید تنظیمات دیگری که مربوط به طراحی, تنظیمات ‏کادرها و حواشی, قالب بندی و تنظیمات مربوط به صفحات گزارش را انجام دهید.

Auto Format یک گزارش
‏چنانچه در قسمت نوار ابزار قادر به مشاهده این آیکن نمی باشید، به چند روش می توانید ابزار ‎AutoFormat‏ را فعال کنید.
‏روش اول : فعال کردن از طریق ‎Quick Access Toolbar‏ که در منوی ‎File‏ قسمت ‎Option‏ واقع است. ‏در قسمت ‎Choose Command From‏ گزینه ‎All Commands‏ را انتخاب کنید, سپس در ‎Canad‏ گزینه ‎Autoformat‏ را انتخاب کرده و ‏توسط دکمه ‎Add‏ به ستون مجاور منتقل کنید و سپس برای تایید دکمه ‎OK‏ را انتخاب کنید.
‏روش دوم: در منوی ‎File‏ قسمت ‎Option‏ گزینه ‎Proofing‏ را انتخاب کنید.
روی زبانه مثلئی آیکن کلیک کنید و یکی از قالب ها را انتخاب کنید.

پیش نمایش و چاپ یک گزارش
‏هنگامی که گزارش موردنظر خود را تهیه کردید می توانید آن‏ را ‎جهت چاپ آماده کنید. برای اینکار می توانید ابتدا گزارش را از پنجره ‏مربوط به اشیاء یا ‎Navigate Pane‏ انتخاب کنید. سپس روی سربرگ گزارش کلیک راست کنید و از منویی که باز می شود گزینه ‎Print Preview را انتخاب کنید. ‏همچنین می توانید از در منوی فایل گزینه ‎Print‏ را انتخاب کرده و سپس آیکن مربوط به پیش نمایش را انتخاب کنید. اکنون در صفحه مربوط به پیش نمایش می توانید تنظیمات مربوط به چاپ را از طریق آیکن ‎Print‏ انجام دهید. از طریق قسمت ‎Page Size‏ می توانید تنظیمات مربوط به اندازه ‎ها، فاصله ها را انجام دهید،‏ همچنین می توانید با انتخاب گزینه ‎Print Data Only‏ تنها داده های گزارش را چاپ کنید. در بخش ‎Page Layout‏ می توانید تعیین کنید که گزارش هنگام چاپ در چه جهتی از لحاظ افقی یا‏ عمودی بودن و همچنین ستون ها باشد. ‏جهت خروج از ‎Candy‏ پیش نمایش می توانید آیکن ‎Close Print Previews‏ را انتخاب کنید.

ایجاد گزارش ازطریق ‎Report Wizard‏
‏ساختن یک گزارش با استفاده از روش ‎Using Wizard‏ :
‏ابتدا مشخص کنید که برای کدام جدول یا پرس وجو قرار است گزارش تهیه کنید. از‏ طریق آدرس ‎Create\Reports‏ گزینه ‎Report Wizard‏ را انتخاب کنید. یک کادر محاوره ای برای شما باز می شود که در آن باید فیلدهایی که قرار است در گزارش نمایان شود را انتخاب کنید. سپس گزینه ‎Next‏ را انتخاب کنید تا بتوانید تعیین کنید که گزارش براساس کدام فیلد یا فیلدها گروه بندی شود بصورتی که رکوردهایی که در یک فیلد مشترک هستند در یک گروه نمایش داده شود. دوباره گزینۀ ‎Next را انتخاب کنید تا تعیین کنید که اطلاعات براساس کدام فیلد مرتب شود. در این مرحله تا چهار فیلد در نظر گرفته شده است بطوریکه اگر رکوردها در فیلد اول مشترک بود، براساس معیار فیلد دوم مرتب سازی می شود. گزینه ‎Next‏ را انتخاب کنید تا پنجره مربوط به تنظیمات مربوط به شکل ظاهری گزارش و چیدمان ها باز شود. با انتخاب دوباره گزینه ‎Next‏ به مرحله آخر گزارش می رسید که در آن یک نام برای گزارش مشخص می کنیدو همچنین با انتخاب گزینه ‎Modify the Report's Design‏ گزارش شوید و تغییرات بیشتری در شکل گزارش ایجاد کنید. با انتخاب گزینه ‎Finish‏ تنظیمات مورد نظر شما در گزارش اعمال شده و شما توانسته اید یک گزارش تولید کنید.

ایجاد گزارش در نمای ‎Layout‏
ابتدا نمای ‎Layout را انتخاب کنید. به این ترتیب یک منوی جانبی به نام ‎Report Layout Tools‏ در اختیار شما قرار می گیرد. به زبانه ‎ad, Design‏ و آیکن ‎Add Existing Field‏ را انتخاب کنید. اکنون می توانید از بین فیلدهای جداولی که در اختیار دارید هر کدام از فیلد ها را به گزارش خود اضافه کنید. برای اینکار در منویی که در سمت راست صفحه گزارش برای شما باز شده است روی عنوان فیلد مورد نظرتان ‏همانطور که مشاهده می کنید عنوان مورد نظرتان دوبار کلیک کنید. به این ترتیب عنوان موردنظرتان داخل صفحه گزارش منتقل می شود. ‏برای تنظیم اندازه فیلد ها می توانید توسط ماوس تا نقطه ای حرکت کنید که اشاره گر ماوس به شکل علامت بعلاوه قرار بگیرد و سپس توسط درگ کردن, اندازه کادر را تا اندازه دلخواه تغییر دهید. ‏برای حذف فیلدها می توانید روی همان فیلد کلیک راست کنید و گزینه ‎Delete‏ را انتخاب کنید و یا پس از انتخاب فیلد مورد نظر از روی ‏کیبورد دکمه ‎Delete‏ را انتخاب کنید. هنگامی که در زبانه ‎Design‏ قرار دارید می توانید در قسمت ‎Header & Footer‏ تنظیمات مربوط به درج شماره صفحه, چسباندن تصویر یا در زبانه ‎Arrange‏ می توانید تنظیمات مربوط به مکان کادرها، ‎بالا و پایین بردن کادرها، انتخاب کادرهای داخل متن گزارش و همچنین تنظیم حاشیه ها را انجام دهید. در زبانه ‎Format‏ تنظیمات مربوط به فونت، سایز فونت، رنگ متن و رنگ زمینه گزارش،‏ تعیین کادر و تغییر رنگ و قالب کادر و تنظیماتی از این دست را انجام دهید. در زبانه ‎Page SetUp‏ می توانید تنظیمات مربوط به چاپ را اعمال کنید.
تنظیم اندازه صفحه جهت ‎جاپ
هنگامی که می خواهید یک گزارش را روی کاغذ چاپ کنید بهتر است ابتدا نحوه چاپ مطالب را مشخص کرده باشید. برای اینکار فاصله حاشیه های خالی که می خواهید در اطراف برگه ها مشاهده کنید. ابعاد صفحه, تعیین ‎Cag‏ چاپ از لحاظ عمودی یا افقی بودن صفحه؛ انتخاب چاپگر, تعداد ستون هایی که قرار است در هر صفحه مشاهده کنید همچنین اندازه کادر هر ستون » جزء تنظیماتی است که قبل از چاپ تعیین می شود. در نمای پیش نمایش ‎(Print Preview)‏ را برای چاپ گزارش انتخاب کنید و با توجه به آنچه در این نمایش می بینید نحوه چاپ گزارش را بررسی و تنظیم نمایید. اگر جهت تنظیم گزارش چاپی از نمای پیش نمایش استفاد کرده اید برای انجام تنظیمات مربوطه می توانید از قسمت ‎Page Size‏ برای انجام تنظیمات مربوط به اندازه ها و حاشیه ها استفاده کنید و در صورتی که می خواهید تنها داده های موجود در گزارش را چاپ کنید گزینه ‎Print Data Only‏ را تیک بزنید. از قسمت ‎Page Layout‏ برای تنظیم جهت گزارش از لحاظ عمودی یا افقی بودن و تنظیم ستون ها استفاده کنید. همچنین با انتخاب گزینه ‎Page Setup‏ می توانید تنظیمات بیشتری را که مربوط به چاپ و پرینتر است را اعمال کنید.

تغییر دادن نوع چیدمان گزارش

 برای تغییر نوع چیدمان گزارش هم می توانید از طریق منوی طراحی و هم از طریق منوی ‎Layout‏ این کار را انجام دهید. نشانگر ماوس را روی کادری که قرار است جابجا کنید برده و کلیک کنید و توسط درگ کردن کادر مورد نظر را به محل جدید منتقل کنید. همچنین می توانید از طریق زبانه Arrange نیز که در هر دو نما وجود دارد تغییرات مربوط به چیدمان را اعمال کنید.

تنظیم حاشیه‌های صفحه

 برای تنظیم حاشیه ها ابتدا نمای ‎Design View‏ را انتخاب کنید. در منوی جانبی ‎Form Design Tool‏ که در این نما باز می شود به آدرس Arrange بروید روی کادرهایی که می خواهید حاشیه های آن را تنظیم کنید کلیک کرده وسپس در قسمت ‎ROWS & Columns‏ می توانید تنظیمات مربوطه را انجام دهید.
تنظیم حاشیه‌ها و حاشیه‌های خارجی کنترل
در یک گزارش این امکان به شما داده شده است که در صورت تمایل حاشیه ها و حاشیه های خارجی را کنترل کنید. یکی از نماهای طراحی و یا ‎Layout‏ را انتخاب کنید برای اعمال این نوع تنظیمات می توانید ابتدا کادرهایی که قرار است حاشیه های آنها را تنظیم کنید را انتخاب کنید حاشیه های خارجی و داخلی بین کادرها را انتخاب کنید. و برای تنظیم حاشیه های صفحه گزارش از گزینه ‎Marging‏ که در زبانه ‎Page SetUp‏ قرار دارد استفاد کنید. روی زبانه مثلثی ‎JUS‏ این آیکن کلیک کنید و در لیست کشویی که در اختیار ‎Laid‏ قرار می گیرد حاشیه ها را تنظیم کنید. هنگامی که در نمای طراحی هستید می‏ توانید توسط ماوس و عمل درگ کردن هر کدام از قسمت های حاشیه ها را به اندازه دلخواه  تنظیم کنید.

تنظیم فرمت‌کردن متن گزارش
اگر برای فرمت متن گزارش از تم ها استفاده کنید مجموعه ویژگی های تم به متن گزارش اعمال ‎می‏ شود . شما می توانید از هر کدام از تم های آماده ی یا تم های رنگ و فونت‏ استفاده کنید و یا یک یا هر کدام از متن های داخل گزارش بعد از انتخاب کردن با استفاده از ابزارهای سربرگ format هنگامی که در نمای ‎Design‏ یا ‎Layout‏ هستید بر حسب نظر خود قالب بندی کنید. ابزارهای موجود در این سربرگ همچون ابزارهای قالب بندی در تمام ابزارهای آفیس است و شما به سادگی می توانید با این ابزارها رنگ، فونت، ‏ اندازه و سایر ویژگی های متن های گزارش بر حسب دلخواه خود قالب بندی کنید. همچون همیشه اگر بخواهید همزمان چند متن را انتخاب کنید باید با نگه داشتن کلید کنترل اینکار را انجام دهید.

تعیین اندازه و ترازبندی فیلدهای گزارش
یکی از نماهای طراحی و یا ‎Layout‏ را انتخاب کنید تا به منوی جانبی ‎Report Design Tools‏ دسترسی پیدا کنید. سپس در زبانه ‎Arrange‏ ‏به قسمت ‎Sizing & Ordering‏ رفته و روی زبانه مثلثی آیکن ‎Align‏ کلیک کنید و در لیست کشویی که ‎Jb‏ می شود نوع تراز بندی فیلدهای همچنین برای تعیین اندازه و فاصله ها در همین قسمت آیکن ‎Size/Spacing‏ را انتخاب کنید. به این‏ ترتیب یک لیست کشویی در اختیار شما قرار می گیرد که می توانید برای تنظیم اندازه ها روی آیکن مربوطه کلیک کنید و شاهد تنظیمات خودکاری که اعمال می شود باشید.
ایحاد ‎کد شماره‌گذاری صفحات
هنگامی که در ‎نمای طراحی و یا ‎Layout  قرار دارید به زبانه ‎design‏ رفته و در قسمت ‎Header & Footer‏ آیکن مربوط ‎Page Numbers‏‏ را انتخاب کنید. ‏در پنجره ‎Page Numbers‏ می توانید فرمت شماره گذاری‌ها، مکان درج شماره و همچنین تراز بندی آن‏ از لحاظ‏ راست چین، چپ چین و ‏وسط چین بودن را تعیین کنید. سپس با انتخاب گزینه ‎OK‏ تنظیمات مربوط به شماره گذاری در گزارش اعمال خواهد شد. 

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

گروه‌بندی و جمع‌بندی
هنگامی که حجم اطلاعات بانک اطلاعاتی زیاد می شود تحلیل کلی آنها به شدت مشکل ‎می شود. اکسس برای کمک به ‎حل این مشکل روشهای مختلفی برای گروه بندی و جمع بندی فراهم کرده است تا تحلیل و درک داده ها ساده تر شود. توابع تجمعی کمک می کنند تا بر روی داده های مختلف در گروه ها عملیات مشخصی انجام شود . به طور مثال تابع تجمعی Count می تواند تعداد افراد یک گروه را بشمارد . پس اگر شما گروهی داشته باشید که ویژگی خاصی آنها را در این گره قرار داده با این تابع می تواند تعداد رکوردهای این گروه را همانطور که در بخشهای ‎قبل‏ دیدیم ما می توانیم پرس جو ها را نیز جمع بندی کنیم . تهیه گزارش از این پرس و جو ها هم برای داشتن اطلاعات تحلیلی می تواند مفید باشد.

‎: Pivot table‏ نمای پویایی از یک جدول یا پرس جو است و زمانی که می خواهید داده را بدون ایجاد گزارش یا پرس جو جمع بندی کنید کاربرد دارد .
‎Pivot chart‏ : شبیه به یک ‎pivot table‏ است با این تفاوت که داده ها را به شکل گرافیکی و با چارت ‎Giles‏ می دهد.
با استفاده از ‎pivot table‏ عملا شما می توانید به شکلی فیلتر داده ها را انجام دهید .
گروه‌بندی نتایج گزارش
در بخش کار با گزارش ها اگر ‎report wizard‏ برای ایجاد گزارش استفاده شود به سادگی می توانیم گروه بندی های دلخواه را ایجاد کنیم و ‎ در نمای ‎layout  یا ‎design‏ گروه بندی ها را تنظیم یا تغییر دهیم. اگر گروه بندی را را در نمای Design مرتب کنید , فیلد گروه بندی به طور خودکار به سربرگ گروه ایجاد شده جدید منتقل ‎go‏ شود ولی اگر گروه بندی را در ‎Design sles‏ مرتب نمایید ‎Led‏ باید خودتان به طور دستی فیلد در جای مناسب بچسبانید.

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ فرم‌ها Form

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

برای جلوگیری از بروز خطا هنگامی که حجم اطلاعات زیادی قرار است در جدول درج شود « یا زمانی که قرار است ورود اطلاعات توسط کاربران مبتدی که آشنایی چندانی با برنامه اکسس ندارند ایجاد شود یا زمانی که ‎می‏ خواهید فرم ها در پنجره های مرتب و کاربرپسند در اختیار افراد قرار گیرد می توانید با ایجاد فرم ضمن ‎اینکه پایگاه داده ها را روز آمد نگه می دارید هنچنین مشکلات احتمالی که ناشی موارد فوق را نیز به حداقل برسانید. استفاده از فرم مزایایی رادر اختیار شما قرار می دهد. برای مثال: یک فرم ممکن است برای ورود اطلاعاتی که در چندین جدول قرار است رکورد شود مورد استفاده قرار بگیرد. با استفاده از فرم می توانید بخش هایی که قرار نیست کاربر به آنها دسترسی داشته باشد را محدود کنید. می توانید دکمه هایی برای دسترسی خودکار ایجاد کنید. با استفاده از برچسب هایی که در یک فرم ایجاد می کنید می توانید شناسایی کنترل ها را ساده تر کنید. (از جمله کنترل های مختلفی که در اکسس وجود دارد می توان به کادر های متنی, کادر های علامت لیست های بازشو اشاره کرد که می توانید در شرایط مختلف از ‎آن‏ ها استفاد کنید.)
ایجاد فرم به وسیلۀ‏ ویزارد ‎Form‏
برای ایجاد فرم توسط ویزارد نیز مانند قبل ابتدا باید نتیجه ای که قرار است از ساخت این فرم بدست بیاورید را مشخص کنید همچنین باید بدانید با چه اطلاعاتی سروکار دارید و همچنین بدانید این فرم برای 399 داده های ‎pls‏ جدول مورد استفاده قرار می گیرد. فرض کنید قرار است توسط ‎Form Wizard‏ یک دفترچه تلفن قرار است تهیه کنید. می توانید ابتدا اطلاعاتی که قرار است در جدول وجود داشته باشد را وارد کنید و یا از بین الگو های موجود در برنامه اکسس جدول مربوط به دفتر تلفن را انتخاب کنید. از طریق مسیر ‎Create\Forms\Form Wizard روی گزینه مربوط به فرم ویزارد کلیک کنید تا پنجره محاوره ای مربوط به ‎آن‏ برای شما باز شود. ‏اکنون می توانید از بین جداولی که ایجاد کرده اید یا جداول موجود و همچنین از بین ‎ها Query‏ موجود فیلدهایی از جدول را که می خواهید در فرم خود از آن استفاده کنید را از لیست مربوط به ‎Available Field‏ انتخاب کنید و توسط علامت پیکان به لیست ‎Selected Field‏ انتقال دهید. چنانچه تمامی فیلدها مورد تایید شما می باشد و می خواهید از ‎Available Field coud‏ به ‎Selected Field coud‏ انتقال یابند می توانید از علامت دابل پیکان استفاده کنید. اکنون با کلیک کردن روی گزینه ‎Next‏ صفحه بعدی ‎Form Wizard‏ نمایان می شود. در این صفحه شما می توانید طرح بندی فرم خود را مشخص کنید. روی هر کدام از گزینه ها ‎کلیک کنید پیش نمایشی از طرح بندی ‎آن‏ در سمت چپ پنجره قابل مشاهده خواهد بود. گزینه ‎Columnar‏ را انتخاب کرده و روی آیکن ‎Next‏ کلیک کنید. به این ترتیب به صفحه بعدی ‎می‏ روید و در ‎آن‏ امکان تعیین نام فرم و نحوه باز کردن فرم تولید شده را می تواندی تعیین کنید. با انتخاب گزینه Finish می توانید فرم ایجاد شده را در نمای Form مشاهده کنید. می توانید تغییراتی را روی رکوردهایی که اکنون مشاهده می کنید ایجاد کنید و یا بطور کلی یک رکورد را حذف کنید یا جای آن‏ را تغییر دهید. که برای اینکار باید به نمای ‎DESIEN‏ بروید.
‏ایجاد فرم در نمای ‎Layout 
‏هنگامی که می خواهید خصوصیات مربوط به طرح بندی فرم را تغییر دهید می توانید از نمای Layout استفاده کنید. در این نما می توانید نحوه ‏قرار گرفتن عناصر را در داخل فرم تعیین کنید و جزئیات مربوط به فاصله محتویات, کنترل ها و برچسب ها را از خطوط مرزی حاشیه ها تنظیم کنید. کنترل ‎ها‏ داخل فرم را هم تراز کنید و یا بر اساس مندرجات داخل کنترل ها و برچسب ها خصوصیات آن‏ را تنظیم کنید. ‏هنگامی که در گوشه سمت راست پایین صفحه این نما را انتخاب ‎می‏ کنید هم زمان سه منوی جانبی در اختیار شما قرار می گیرد و از طریق ‎آن‏ ‏ها می توانید خصوصیات و تنظیمات مورد نظر را اعمال کنید. ‏البته تمامی تنظیمات مورد نظر را در نمای ‎Design‏ نیز می توانید انجام دهید.
‏ایجاد فرم در نمای ‎Design‏
تغییراتی که در نمی Design روی فرم ایجاد می کنید از نوع تغییرات ساختاری محسوب می شوند. هنگامی که موقیعیت یا شکل ظاهری ‎آن‏ را تغییر دهید و یا خواص کنترل ها و برچسب‌های‏ موجود در فرم را تنظیم کنید از نمای Design استفاده می‌کنید. در نمای ‎Design‏ برای یک فرم سه ناحیه اصلی ‎Detailsو Form Header‏ و ‎Form Footer ‏مشاهده می کنید. که منظور همان ناحیه اصلی سرصفحه، و پاصفحه می باشد و هر کدام شامل عناصر مربوط به خود هستند. مثال ناحیه اصلی فرم جایی است که کنترل‏ ها و برچسب ها و فیلد ها در آن نگهداری می شوند. نمونه هایی از تغییراتی که در نمای ‎Design  می توانید اعمال کنید:
تغییر در کارد جدول ها : در این نما چنانچه لازم است اندازه یکی از کادر ها تغییر کند ‎می‏ توانید روی کادر مورد نظر با ماوس کلیک کنید و هنگامی که کادر به رنگ نارنجی در آمد اندازه ‎آن‏ را به اندازه دلخواه تغییر دهید.
حذف فیلد ها: روی کادر متنی که قرار است حذف شود کلیک کنید و سپس دکمه ‎Delete‏ را انتخاب کنید.
ترسیم کنترل های جدید: در منوی جانبی که در ‎Design gles‏ در اختیار شما قرار گرفته به زبانه ‎Design‏ بروید و در قسمت ‎Controls‏ ابزارهای مربوط به ترسیم کنترل های جدید در اختیار ‎Lads‏ قرار می گیرد. برای مثال روی گزینه مربوط به ابزار ‎Sls Combo Box‏ کنید. به این ترتیب اشاره گر ماوس تغییر شکل می دهد و امکان ترسیم یک منوی کشویی را در فرم در اختیار شما قرار‏ می دهد. بعد از رسم کادر کشویی یک پنجره محاورهای باز می شود که از شما در مورد مواردی که لازم می دانید داخل لیست کشویی قرار بگیرد می پرسد. تا هنگامی که مشخص نکرده اید که این کنترل باید به کدام فیلد جدول مربوط باشد در داخل کادری که رسم کرده اید لغت ‎Unbound‏ را مشاهده می‌کنید.

نسبت دادن یک فیلد به یک کنترل: در حالی که کادر مورد نظر شما در حالت انتخاب قرار دارد به قسمت قسمت 70015 که در منوی جانبی قرار دارد بروید و گزینه ‎property Sheet‏ را انتخاب کنید. در این کادر پنج زبانه مختلف قرار دارد که ‏کلیه خصوصیات قابل اعمال به یک کنترل را نمایش داده و امکان تغییر این خصوصیات را فراهم می کند.
حذف فرم از نمای ‎Design‏
حذف یک فرم شبیه حذف یک جدول یا هر شیء دیگری در پایگاه داده است. یعنی ابتدا باید فرم را ببندید. سپس فرم را در کادر پیمایش پیدا کنید و کلید ‎Delete‏ را از روی صفحه کیبورد انتخاب کنید. همچنین می توانید در ‎Design (sles‏ ابتدا روی صفحه ‎SIS‏ کنید و توسط دکمه های ‎Ctrl+A‏ وسپس ‎Delete‏ کلیه فیلدهای مندرج را پاک کرده و سپس در کادر پیمایش کل فرم را حذف کنید.
چیدمان فیلدها در فرم

برای چیدن فیلدها در فرم هم می توانید از نمای طراحی استفاده کنید و هم هنگامی که در  نمای جیدمان یا  Layout ‏ هستید اینکار را انجام دهید. در نمای طراحی از ابزاری که در زبانه Arrange قرار دارند استفاد کنید. و یا توسط ماوس پس از انتخاب کادر از طریق نشانه هایی که در اطراف کادر هستند برای تغییر اندازه و یا تغییر محل کادر استفاده کنید. در نمای چیدمان, برای جابجایی و تعیین محل هر کدام از فیلدها, کادر متنی آن فیلد را انتخاب کنید و توسط درگ کردن ‎آن‏ را به محل مورد نظر منتقل کنید. همچنین می توانید از ابزار موجود در زبانه Arrange نیز استفاد کنید.

گروه‌بندی فیلدها به یکدیگر

اگر بخواهیم فیلدها را برای چینش دلخواه خود جابجا کنیم گروه بندی کردن آنها باعث میشود که در حین جابجایی کمتر مشکل داشته باشیم. برای گروه بندی فیلدها‏ به یکدیگر در نمای ‎Design‏ ماوس را در اطراف گروه دلخواه خود از فیلد ها بکشید تا انتخاب شوندء گزینه ی ‎Size/shape‏ را از سربرگ ‎Arrange‏ انتخاب کنید و ‎group‏ را کلیک کنید. با اینکار فیلدهای انتخاب شما یک گروه را تشکل خواهند داد. شما میتوانید چند گروه مختلف را بر حسب نیاز خود داشته باشید .برای گروه کردن همچین می توانید با کلیک روی اولین فیلد و سپس نگه داشتن دکمه ی Shift ‏و سپس کلیک کردن فیلدهای دیگه انتخاب اولیه را برای گروه بندی انجام دهید. در زمانی که دستور group در دسترس نیست فیلدها را انتخاب کرده و سپس برای حذف آن فیلد ها از شبکه ‎remove layout‏ از سربرگ ‎arrange‏ کلیک کنید چرا که گروه بندی تنها روی فیلد هایی که بخشی از یک شبکه طرح بندی نیستند کار میکند.

تعریف ترتیب ‎Tab‏ یک فرم

برای تعیین ترتیب ‎Tab‏ در روی فرم در نمای طراحی یا چیدمان کلیک راست کنید و ابزار ‎Tab Order‏ را انتخاب کنید و در پنجره ای که باز‏ می شود پس از انتخاب ردیف های مورد نظر و درگ کردن آنها جهت انتقال به محل مورد نظر برای تایید می توانید روی دکمه ‎OK‏ کلیک کنید.

تغییر دادن و فرمت کردن فرم ها:::::::::::::::::::::::::::::::::::::

نمایش سربرگ و پانویس

برای نمایش سربرگ و پانویس یا ‎(Header , Footer)‏ پایگاه داده هایی که ایجاد کرده اید را در نمای Design یا نمای ‎Layout‏ باز کنید. در منوی جانبی ‎Form Design (Layout) Tools‏ به زبانه ‎Design‏ رفته و سپس در قسمت Header/Footer‏ تنظیمات مربوط به ایجاد لوگو , تعیین نام فرم در سرصفحه, درج تاریخ و زمان را انجام دهید. برای درج هر کدام از موارد بالا روی گزینه مربوطه کلیک کنید سپس برنامه اکسس یک ابزاری در اختیار شما قرار ‎می‏ دهد که توسط آن می توانید لوگوی مربوطه را توسط ترسیم کردن و همچنین از طریق آدرسی که برای ‎آن‏ تعیین ایجاد کنید. با انتخاب قسمت سر صفحه بطور خودکار فیلد مربوط به تاریخ و زمان فعال ‎(می‏ شود و درصورتی که بخواهید تاریخ و زمان را درج کنید می توانید این قسمت را انتخاب کنید و در غیر اینصورت می توانید فیلد مربوطه را حذف کنید.

تغییر اندازه بخش‌های فرم‌ها
‏ابتدا باید نمای طراحی را انتخاب کنید. برای تغییر اندازه بخش های مختلف فرم می توانید اشاره گر ماوس را تا جایی حرکت دهید که به شکل ‏فلش بعلاوه مانند در بیاید در این حالت با ماوس کلیک کرده و توسط درگ کردن ‎Jules‏ را به اندازه دلخواه تنظیم کنید. ‏از همین طریق می توانید اندازه های افقی یا طول » عمودی یا عرضی و بطور همزمان عرض و طول را تغییر دهید. ‏برای تغییر اندازه های بخش های مختلف فرم همچنین ‎می‏ توانید هنگامی که کادر مورد نظر را انتخاب کرده اید روی ‎آن‏ کلیک راست کنید و ‏گزینه ‎Size‏ را انتخاب ‎کنید. اکنون از طریق‏ این ابزار می توانید با انتخاب گزینه To Fit می توانید اندازه کادر را بطور خودکار تا نقطه ای که مناسب است تنظیم کنید. همچنین می توانید کادر مورد نظر را به اندازه بلندترین، کوتاه ترین یا نازکترین کادری که در این صفحه قرار دارد تنظیم کنید. برای اعمال‏ تغییرات بیشتر ‎می‏ توانید به منوی جانبی ‎Form Design Tools‏ قسمت Arrange بروید و تنظیمات دلخواه را اعمال کنید.

انتخاب بخش‌های فرم
برای اینکار هنگامی که در نمای طراحی هستید به منوی جانبی ‎Form Design Tools‏ و به زبانه ‎Arrange‏ بروید، در قسمت  Rows & Columns جهت انتخاب اجزاء مختلف فرم چند گزینه وجود دارد.

1. ‎Select Layout ‏ کلیه بخش های فرم را به یکباره انتخاب می کند.
2. Select Columns ستون ها را به یکباره انتخاب می کند.
3. Select Rows ردیف ها را انتخاب می کند.

‏اضافه کردن عنوان فرم
‏هنگامی که در حال ساختن فرم هستید درپنجره محاوره ای که در ابتدا هنگام ساخت فرم ‎Jb‏ می شود می توانید عنوان فرم را در کادر مربوطه ‏درج کنید. ولی اگر بنا به هر دلیل خواستید عنوان درج شده را تغییر دهید می توانید برای درج نام فرم هنگامی که درنمای ‎Design یا در نمای ‎Layout ‏ هستید می توانید به قسمت ‎Form Header‏ رفته و در قسمت مربوط به عنوان، نام فرم را درج کنید.
به کار گیری پیش تنظیمات — ‎Autoformat‏

Autoformat یا تنظیمات خودکار در نسخه های پیش از 2010 از گزینه های پر استفاده در طراحی ظاهر فرم ها بودند که از در این نسخه با مفهومی به نام ‎theme‏ جایگزین شده اند . البته هنوز می توانید به گزینه ی ‎autoformat‏ در نسخه ی 2010 یا ۲۰۱۳ دسترسی داشته باشید.
برای اینکار باید روی ریبون رایت کلیک کرده و گزینه ‎Cutomize ribbon‏ را انتخاب کنید. از بین‏ گزینه ها و دستورات موجود دستور ‎atuoformat‏ را به سربرگ دلخواه خود ‎Add‏ کنید . ‏بعد از آنکه ‎Autoformat‏ را به سربرگ دلخواه خود اضافه کردید می توانید آنرا از محل دلخواه انتخاب کرده و هر کدام از پیش فرض های موجود را برای عامل بر روی فرم جاری خود انتخاب کنید. گزینه Autoformat wizard، ‏هم با راهنمای گام به گام به شما کمک می کند تا به کمک راهنما قالب بندی های پیش فرض را برای فرم 395 انتخاب‎ کنید.

به‌کارگیری تم‌ها
تم ‎(theme)‏ « مجموعه ای پیش ساخته از قالب بندی های متفاوت است که با انتخاب آنها به سادگی می توانید فرم های خود را قالب بندی کنید. تم ها در تمام  برنامه های آفیس 2010 وارد شده اند و کمک کرده اند تا قالب بندی های پیش ساخته را به شکلی ساده تر استفاده کنیم. تم ها سه عنصر اصلی را در قالب بندی مورد استفاده قرار می دهند : فونت، رنگ و جلوه های شیء شما ‎می‏ توانید از تم های موجود به سادگی استفاده کنید. کافی است در نمای ‎designview ‏،در سربرگ ‎design‏ گزینه ی ‎Theme‏ رانتخاب کنید و از بین تم های موجود، تم دلخواه را کلیک کنید . قبل از کلیک می توانید پیش نمایش تم را روی فرم جاری مشاهده کنید و اگر مناسب بود آنرا برای استفاده و اعمال کلیک کنید. از مجموعه فونت ها یا رنگ های آماده که تحت عنوان یک گروه در نظر گرفته شده اند هم برای اعمال روی

ایجاد تم سفارشی

شما در برنامه ی اکسس تم سفارشی خود را ایجاد کنید. این موضوع هم شامل خود تم می شود هم شامل تم فونت سفارشی و تم رنگ سفارشی. برای ایجاد‏ تم سفارشی کافی است در نمای ‎Design  یا ‎layout‏ رنگ ها و فونتهایی که می خواهید در تم استفاده شود را انتخاب کنید. از سربرگ ‎design، ‎Themes را انتخاب کنید‏ و گزینه ی ‎Save current thems‏ را کلیک و کنید. ‏حالا می توانید برای تم سفارشی خود نامی بگذارید این تم به لیست تم های موجود شما اضافه می شود و در دفعه‌های بعد می توانید از ‎آن‏ هم استفاده کنید.

تنظیم حاشیه‌های داخلی و حاشیه‌های خارجی

تمام ابزاری که برای تنظیمات مربوط به حاشیه ها می توانید استفاده کنید از جمله تغییر مکان, تراز بندی هاء حرکت دادن، تغییر سایز و غیره ‏در زبانه ‎Format‏ قرار دارند. همچنین از طریق‏ کلیک راست کردن روی کادر برچسب ها نیز می توانید به این ابزارها دسترسی داشته باشید.

اضافه کردن برچسب ها
‏اگر بخواهید برای فرمی که قبلا ساخته اید یک برچسب اضافه کنید چنانچه در نمای طراحی هستید, باید به زبانه ‎Design‏ رفته و ابزار مربوط ‏به ‎Text box‏ را انتخاب کنید و در محلی که می خواهید برچسب جدید اضافه شود این کادر را رسم کنید و سپس نام آن را درج کنید.

فرمت کردن متن برچسب
‏برای نوشتن متن در فرم ها می توانید از ‎label‏ استفاده کنید. کافی است علامت مربوط به برچسب را از سربرگ ‎design‏ به داخل محوطه درگ کنید و با ‏کلیک روی آن متن دلخواه را تایپ کنید. ‏همچون تمام موارد دیگر در این بخش وقتی بر چسب انتخابی را کلیک می کنید. می تواند با استفاده از پنجره ی ‎property‏ آن تغییرات لازم در مورد ‏مواردی همچون تغییر رنگ، تغییر فونت و سایز و تغییر رنگ پیش زمینه و سایر مواردی که برای فرمت کردن متن برچسب ‎JL‏ دارید همگی در پنجره ‏ی ‎property‏ در اختیار شما قرار داده شده است . ‏راه دیگر برای قالب بندی متن برچسب آنست که ابتدا برچسب یا برچسب های مورد نظر را انتخاب کنید 9 سپس از سربرگ ‎Format‏ گزینه های قالب بندی موجود را استفاده کنند. ابزارهای قالب بندی موجود در اینجا‏ همچون ابزارهای قالب بندی در تمام نرم افزارهای آفیس می باشد.

تغییر رنگ پیش‌فرض
اگر تمایل دارید رنگبندی فرم های خود را تنظیم کنید می توانید هنگامی که در نمای ‎Design‏ و یا Layout‏ هستید در منوی جانبی ‎Form Design(Layout) Tools، به قسمت Format بروید، روی ناحیه‌ای که قرار است رنگ آنرا تغییر دهید با ماوس کلیک کنی، سپس در قسمت ‎Font‏ و یا قسمت ‎Background Formatting‏ گزینه مربوط به رنگ را انتخاب کرده و از لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد رنگ مورد نظر را اعمال کنید. همچنین برای تغییر رنگ کادر دور فیلد ها می توانید پس از انتخاب فیلد مورد نظر از گزینه  ‎Shape Outline استفاده کنید.‏

 ‏اضافه کردن ‎Hyperlink‏
‏درج پیوند  ‎Hyperlink هنگامی کاربرد دارد که می خواهید آدرس یک سایت. یک تصویرء آدرس ایمیل و یا یک برنامه ای را طوری درج کنید که پس از کلیک کردن روی ‎آن‏ فیلد بطور خودکار فعال شود. برای فعال کردن امکانات درج پیوند می بایست در یکی از نماهای طراحی و یا ‎Layout‏ قرار داشته باشید. به منوی جانبی ‎Form Layout Tools‏ رفته و در زبانه ‎Drsign‏ قسمت Controls آیکن مربوط به  ‎Hyperlink را انتخاب کنید. نشانگر ماوس هنگامی که در قسمت سرصفحه بروید به شکل علامت "بعلاوه " می شود و شما با ‎کلیک کردن روی سر تیترهایی که در قسمت سر صفحه یا ‎Header‏ هستند یک پنجره باز می شود که در ‎آن می توانید با تعیین محل فایلی که قرار است بصورت ‎Hyperlink‏ درج شود می توانید این پیوند را در فیلد مربوطه ثبت کنید.

اضافه کردن بخش برگه‌بندی‌شده‎
‏به منظور محدود کردن اجازه ویرایش عناصر پایگاه داده ها و اینکه‏ همه کاربران نتوانند بطور یکسان به ‎plod‏ بخش های پایگاه داده نظیر درخواستها، فرم‌ها و گزارش ها دسترسی داشته باشند و به منظور جلوگیری از احتمال بروز مشکلاتی که بر اثر این امر بوجو می آید می ‏توانید از فرمان ‎Split Database‏ استفاده کنید. به این ترتیب می توانید پایگاه داده را به دو قسمت تقسیم کنید؛ قسمت اول حاولی جداول و ‏قسمت دوم حاوی عناصر دیگری که با جدول در ارتباط هستند می باشد مانند فرم هاء گزارش ها و در خواست ها. حتی می توانید قسمت اول که حاوی جداول است را روی یک سرور ذخیره کنید و قسمت دوم را بین کلیه افرادی که با داده ها کار می کنند جهت استفاده از درخواست ‎ls‏ فرم ها و گزارش ها بین آنها تقسیم کنید. ‏برای اینکار‏ روی زبانه ‎Database Tools‏ کلیک کنید، در قسمت ‎Move Data‏ ابزار ‎Access Database‏ را انتخاب کنید. ‏گزینه ‎ Split Database را انتخاب کنید؛ و در کادر محاوره ای که باز می شود آدرس مکان و نام پایگاه داده را تعیین کنید. ‏اکنون شما پایگاه داده ای در اختیار دارید که فقط شامل جداول است و سایر عناصر در نوار پیمایش وجود ندارد.
قراردادن آرم یا تصویر
در اکسس ۲۰۱۰ برای قرار دادن لوگو یا آرم در فرم می توانید به نمای ‎Design یا نمای ‎Layout رفته و در منوی جانبی ‎Design‏ به قسمت ‏تصویر آرم مورد نظر شمارا باز کرده و در قسمت سربرگ درج می کند. ‏اما برای درج تصویر در هر قسمتی از فرم می توانید در ‎لیست کشویی که در قسمت ‎Controls‏ قرار دارد آیکن ‎Images‏ ,| انتخاب کنید و یا ‏گزینه ‎Insert Image‏ را در همین قسمت انتخاب کنید و پس از اینکه آدرس تصویر مورد نظر را انتخاب کردید برنامه اکسس یک ابزاری در ‏اختیار شما قرار می دهد که در هر قسمتی از فرم که توسط ماوس درگ کنید می توانید تصویر مورد نظر را درج کنید همچنین اندازه و مکان ‏تصویر را نیز می توانید تغییر دهید. ‏برای درج تصویر در قسمت پس زمینه فرم  به منوی جانبی ‎Format‏ رفته و در قسمت ‎Background‏ آیکن ‎Background Image‏ را انتخاب کنید.

تنظیم فرمت بندی  شرطی

برای ساخت فرم ها هنگامی که در نمای ‎Layout و یا ‎نمای طراحی هستید می توانید از طریق منوی جانبی ‎Form Layout Tool‏ به زبانه از طریق فرمت بندی شرطی می توانید برای یک یا چند مقدار فرمت هایی را تعیین کنید که در زمان اجرای برنامه اعمال شوند و یا می توانید داده ها را مشاهده و یا مقایسه کنید. همچنین می توانید برای ورود و درج داده ها شرایطی را تعیین کنید که هنگامی که کاربر مقادیر را رکورد می کند این شرایط اعمال شود یا حتما طبق این شرط ها رکورد ها مورد تایید واقع شوند. برای تعیین قواعد یا ‎Rule‏های جدید گزینه ‎New Rule‏ را انتخاب کنید. و در قسمت ‎Show Formatting Rules For‏ فیلدی که قرار است این قواعد در آن اعمال شود را تعیین کنید.

---

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ پرس و جوها Query

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

پرس‌وجوها Query

توسط یک درخواست یا Query می توانید اطلاعات را از یک یا‏ چند جدول یا درخواست دیگر استخراج کنید و عمل خاصی را روی ‎آن‏ انجام دهید. توسط پرس و جوها می توانید طبق چندین معیار در یک یا‏ چند ‏فیلد جداول را فیلتربندی و طبقه‌بندی کنید و اطلاعات مورد نظر خود را با دقت بالاتری از جداول استخراج کنید. همچنین از ‎Query‏ جهت استخراج و تحلیل داده ها نیز می توانید استفاده کنید. ضمن اینکه در آن واحد ‎می‏ توانند با داده هایی که در چندین جدول وجود دارند کار کنند. از دیگر ویژگی‌هایی که برای ‎Query‏ ها می توان نام برد امکان ذخیره و ویرایش دوباره ‎آن‏ ها می باشد. بطوریکه خروجی مورد نیاز برای استفاده در سایر اشیای پایگاه داده مثل فرم ها و گزارش ها را بتوانند تهیه کنند.

مواردی از انواع ‎Query‏ هایی که می توانید بسازید شامل:

‎Queryهای‏ به روز رسانی: جهت به روز رسانی اطلاعات و جستجو در اطلاعات فیلد در یک یا چند جدول می باشد. نکته ای که باید دقت کنید ‏اینست که این نوع از ‎Query‏ ها رکورد جدید ایجاد نمی کنند بلکه تنها می توانند رکورد های موجود قبلی را به روز کنند(به عبارتی محتوای فیلدهای خاصی را تغییر می دهند).

‎Query‏ انتخاب : یا همان ‎Select‏ برای استفاده از این نوع ‎Query‏ ابتدا یک معیار جهت جستجو و نمایش داده ها تعیین می کنید سپس با استفاده از این ‎Query‏ داده ها در قالب یک جدول, گزارش و یا یک فرم از قبل طراحی شده نمایش می یابند.

‎Query‏ حذف : یا همان ‎Delete‏ است که توسط ‎آن‏ می توانید ‎تمام رکورد ها را در یک جدول حذف کنید. این نوع از ‎Query‏ ها علاوه بر حذف رکورد های موجود در فیلد ها کلید اصلی مربوط را نیز حذف می کنند. نکته قابل توجه هنگام استفاده از این نوع ‎Query‏ ها اینست که ‎ابتدا می بایست یک ‎Query‏ انتخاب ایجاد کنید و سپس این ‎Query‏ را ایجاد کنید. این کار به نوعی آزمایش محسوب می شود و زمانی که شما از صحت رکورد های انتخاب شده مطمئن شدید می توانید ‎Query‏ حذف را اجرا نمایید.

‎Query‏ پیوست: از این ‎Query‏ زمانی می توانید استفاده کنید که بخواهید اطلاعات و یا رکوردهای درج شده در یک یا چند جدول را استخراج کرده و آن ها را به یک یا چند جدول اضافه کنید. حتی می توانید از اطلاعات سایر پایگاه داده ها نیز برای اینکار استفاده کنید.

‎Query‏ ایجاد جدول: می توانید داده هایی که در یک یا چند جدول قرار دارد را انتخاب کرده و نتایج را در یک جدول جدید ثبت کنید. نکته ‏اینست که دقت کنید هنگام ‎ایجاد‏ یک ‎Query‏ نباید جدول ها باز باشند و یا در حالت انتخاب قرار داشته باشند.

ایجاد پرس‌وجو با ویزارد و پرس‌وجوی ساده

توسط ‎Query wizard‏ می توانید پرس و جو هایی را توسط ویزارهایی که در برنامه اکسس وجود دارد ایجاد کنید. با انتخاب این گزینه که در زبانه ‎Create‏ در قسمت ‎Queries‏ قرار دارد قادر خواهید بود از راهنمای مرحله به مرحله برنامه ‎Access‏ که هنگام ساخت ‎Query‏ در اختیار شما قرار می گیرد استفاده کنید. ‏با کلیک روی این دکمه یک پنجره محاوره ای برای شما باز می شود که در مرحله اول می بایست £95 درخواستی که که قرار است ساخته شود‎ انواع ‎Query‏ هایی که می توانید انتخاب کنید :

‎Simple Query Wizard‏: پرس و جوی ساده را در اختیار شما قرار می دهد.

‎:Find Duplicates Query Wizard‏ پرس و جوهایی که نیاز است تکرار را پیدا کند.

‏بعد از انتخاب نوع درخواست مورد نظر ویزارد مربوط به ساخت این درخواست در صفحه نمایش ظاهر می شود.

‏اگر گزینه ‎Simple Query Wizard‏ را انتخاب کنید که برای ساخت یک درخواست ساده مورد استفاده قرار می گیرد. و سپس گزینه ‎OK‏ را برای تایید ‏انتخاب کنید صفحه زیر نمایان ‎می‏ شود.

چنانچه می خواهید از چندین جدول ‎Query‏ ایجاد کنید در قسمت ‎Table/Query‏ جدول مورد نظر را انتخاب کنید. فیلدهایی که قرار است در ‎Query‏ جدید وجود داشته باشند را از جدول ‎Available Fields‏ توسط علامت پیکان و ‎b‏ توسط دوبار کلیک کردن روی گزینه مورد نظر ‎آن‏ را به جدول ‎Selected‏ ‎Fields‏ منتقل کنید 9 چنانچه تمامی فیلد ها مورد تایید شما می باشد توسط علامت دوبل پیکان همه ‎abd‏ ها را به جدول ‎Selected Fields‏ منتقل کنید. ‏سپس دکمه ‎Next‏ را انتخاب کنید تا به پنجره بعدی بروید.

‏در این پنجره گزینه انتخاب شده را تغییر نداده و دوباره ‎Next daSs‏ را انتخاب کنید تا به پنجره محاوره ای بعدی بروید. در این پنجره در قسمت مربوط ‏به عنوان "‎What title do you want for your query" که در بالای صفحه مشاهده ‎می‏ کنید نام پیش فرضی که توسط برنامه اکسس معرفی شده را ‏حذف کرده و عنوان مورد نظر خود را وارد کنید. سپس روی دکمه ‎Finish‏ کلیک کنید. اکنون شما یک ‎Query‏ جدید ایجاد کرده اید و می توانید نتیجه را در جدول مشاهده کنید. اکنون این جدول را می تونید به عنوان یک شیء جدید در یک کادر پیمایش مشاهده کنید. برای اینکه به یک ‎Query‏ اضافه کنید می بایست ابتدا آن ‎Query‏ را به در نمای طراحی یا ‎Query Design‏ ببرید. برای اینکار می توانید به زبانه ‎Home‏ بروید و روی زبانه مثلثی قسمت ‎Views‏ کلیک کنید و نمای ‎Design Views‏ را انتخاب کنید و یا آیکن مربوط به ‎‎Design Views‏ را در گوشه سمت راست پایین صفحه انتخاب کنید. به این ترتیب صفحه نمایش شما به صورت زیر نمایش می یابد و یک منوی جانبی مخصوص ‎Query Tools‏ جهت ایجاد تنظیمات مربوط به ‎Query‏ هنگام کار با ‎Query‏ ها وقتی که در ‎Query Design sles‏ قرار دارید همواره می توانید یک ‎لیست از فیلد های جدول اصلی را در اختیار داشته باشید. همچنین در نمای ‎Query Design‏ در پایین صفحه جدول طراحی را مشاهده می کنید. در این جدول می توانید فیلدهای انتخاب شده از یک یا چند جدول را اضافه کنید, معیار ها را وارد کنید. ترتیب طبقه بندی را تعیین کنید و نمایش یا عدم نمایش فیلد ها را در هنگام اجرای ‎Query‏ مشخص کنید. در جدول طراحی فیلدها فقط برای تعیین معیار یا جستجوی رکورد ها وارد می شوند و لزوما موقع اجرای ‎Query‏ نمایش داده نمی شود. برای وارد کردن معیارها، در قسمت ‎Criteria‏ روی فیلدی که قرار است برای ‎آن‏ معیار تعیین کنید کلیک کرده و معیار مورد نظر را درج کنید و سپس کلید Enter را فشار دهید. برای رفتن به خانه بعدی می توانید از کلید های چپ و راست صفحه کلید استفاده کنید. بخواهید معیاری که قبلا اضافه کرده اید را حذف کنید می توانید هنگامی که در نمایش طراحی هستید روی آن معیار کلیک کرده و گزینه ‎DEL‏ را توسط کیبورد انتخاب کنید.

درج،‏ مرتب‌سازی و حذف فیلدهای پرس‌وجو

‏پس از آنکه ‎Query‏ را ایجاد کردید جهت درج فیلد جدید, مرتب سازی و یا حذف فیلدها می توانید ابتدا به نمای طراحی بروید, سپس اقدامات زیر را انجام دهید:

‏جهت درج فیلد پرس و جوی جدید

جدول مشخصات کارمند را در نظر بگیرید که دارای چهار فیلد می ‎abl‏ اگر فیلدی در این جدول وجود دارد که در پرس و جو نیست و شما می خواهید ‎آن‏ را نیز اضافه کنید می بایست روی ‎آن‏ فیلد دوبار کلیک کنید تا به (01167) اضافه شود. در قسمت ‎Query setup‏ آیکن ‎Insert Column‏ را انتخاب کنید همانطور که مشاهده می کنید در اولین ستون سمت چپ یک ستون ‎خالی جهت درج نمایان می شود در قسمت ‎Field‏ کلیک کنید نام عنوان را درج کرده سپس در قسمت ‎Table‏ جدولی که به ‎آن‏ مربوط می‏ شود را انتخاب کنید. لازم است یکبار جداول و پرس و جو ها را بسته, ذخیره و دوباره از قسمت ‎OBJECTS‏ آنها را باز کنید تا بتوانید تغییرات اعمال شده را ‏مشاهده کنید.

مرتب سازی فیلدهای پرس و جو

جهت مرتب سازی فیلدهای پرس و جو می توانید هر ستونی که قرا است جابجا شود را انتخاب کرده و سپس به محل مورد نظر درگ کنید.

حذف فیلد های پرس و جو

برای حذف فیلد ‎می‏ توانید هنگامی که در نمای طراحی قرار دارید فیلد مربوطه را توسط حذف تیک و سپس انتخاب گزینه Run از نمایش داده شدن در نمای ‎Datasheet‏ حذف کنید همچنین می توانید گزینه ‎Delete را در قسمت ‎Query Type‏ انتخاب کرده و سپس گزینه ‎Run‏ را اجرا کنید.

تنظیم و مرتب‌سازی فیلد

برای انجام تنظیمات و مرتب سازی فیلدها‏ هنگامی که در نمای طراحی هستید می توانید گزینه Sort را برای هر فیلد فعال کرده و از طریق زبانه مثلثی که در اختیاز شما قرار می گیرد تعیین کنید که داده های ‎آن‏ فیلد بر اساس صعودی, نزولی و یا‏ بدون Sort مرتب سازی شوند.

اضافه کردن نام به فیلد پرس و جو

‏در بسیاری از مواقع ممکن است ما علاقمند باشیم ‎نتایج جستجو با نام‌هایی متفاوت از آنچه نام‌های واقعی آنهاست ظاهر شود در اینصورت برای تغییر نام عنوان ستون در نتایج جستجو می توانیم برای ‎آن‏ فیلد یک نام مستعار در نظر بگیریم. ‏برای اضافه کردن نام به فیلد پرس و جو کافی‏ است ابتدا در نام ‎query design‏ در ابتدای نام فیلد در طر فیلد کلیک‏ نموده و نام مستعار را پس از دو نقطه ‏تایپ کنید. اینکار را می توانیم برای تمام‏ فیلدهای دلخواه انجام دهیم. از این پس فیلدها با نام های مستعار ظاهر خواهند شد .

معیار(Criteria)

‏برای استفاده از قابلیت های یک ‎Query‏ و اینکه بتوانید رکوردهایی که مورد نظر شما هست را پیدا کنید باید برای ‎Query‏ ها معیار تعیین کنید. ‏فرض کنید قرار است رکوردهایی را پیدا کنید که در تاریخ های خاصی درج شده اند باید از عملگر ‎and‏ استفاده کنید و معیار را به صورت(فیلد تاریخ برابر باشد با دو تاریخ مورد نظرتان) از تاریخ های ذکر شده رکورد ها را پیدا کنید.

اگر می خواهید رکورد هایی را که در یک تاریخ بخصوص درج شده را حذف کنید می توانید با استفاده از عملگر ‎NOT معیار NOT ‏تاریخ، در فیلد تاریخ ‎Query‏ وارد کنید. بنابراین طبق این معیار تمام رکورد هایی که تاریخ آن ها در تاریخ مد نظر را در نتایج Query نمایش نمی دهد. عملگرهایی که می تواندی از آنها در ایجاد معیار برای Queryها استفاده کنیدهمان عملگرهای منطقی هستند.

تعیین محدوده‌ای از مقادیر

با استفاده از عملگرهای مقایسه ای می توانید محدوده ای از مقادیر را تعیین نمایید. یک جدول ازعملگرهای موجود در اکسس وجود دارد که با استفاده آن‌ها می توان محدوده‌های مقادیر را تعیین نمود. به طول مثال برای تعیین یک محدوده بزرگتر یا کوچکتر ‎می‏ توانید در سطر Criteria از عملگرهای  مقایسه ای زیر استفاده کنید.

بزرگتر از<

کوچک تر از >

بزرگتر یا مساوی =<

کوچکتر یا مساوی =>

مساوی =

یعنی وقت می نویسیم > ۱۸ یعنی ‎plod‏ مقادیری را می خواهیم که بزرگتر از عدد ۱۸ می باشند.

با نوشتن واژۀ beetween در سطر Criteria و سپس یک فاصله نوشتن کمترین مقدار، ‎And‏ و یک فاصله بیشترین مقدار شما می توانید محدوده ی مشخصی بین کمترین و بیشترین مقداری که ‎تعیین کرده اید را در نتایج جستجو داشته باشد.

تعیین لیستی از مقادیر

اگر بخواهید فهرستی از مقادی را برای استفاده یک معیار ایجاد نمایید. رکوردهایی در نتایج ظاهر ‎(می‏ شوند که همه مقادیر موجود در فهرست را داشته باشند. برای اینکار دو روش وجود دارد جدا کردن هر کلمه با واژۀ or و یا استفاده از کلمه ی کلیدی in و سپس قرار مقادیر فهرست در پرانتز به عنوان یک گروه.

به طور مثال در سطر Criteria می‏ توانیم بنویسیم :

22 or 25 or 243 or 34

یا بنویسیم:

in(22,25,243,34)

پنهان کردن فیلد در قسمت نتایج پرس‌وجو

‎می توانید اگر بخواهید فیلدی را در نتایج جستجو مخفی کنید. بدون آنکه ‎آن‏ فیلد و محتویات ‎آن‏ در پایگاه داده ی شما آسیبی ببینید .این گزینه ‏کاربرد زیادی دارد چون در بسیاری از موارد ما اطلاعات زیادی داریم اما نیاز داریم هنگام جستجو تمام فیلدهای موجود را مشاهده ‎کنیم. ‏برای مخفی کردن فیلد درنتایج جستجو کافی است در سطر ‎Show کادر تایید برای فیلدی که می خواهید مخفی کنید را از انتخاب خارج نمایید . از این پس ‏در نتایج جستجو ‎آن‏ فیلد یا فیلدهایی که مشخص کرده اید نمایش داده نخواهند شد.

ترکیب معیار

‏برای شرط های فیلتر کردن می‌توان از ترکیب های مختلف استفاده کرد.

ترکیب معیارها می تواند انحصاری ‎(And)‏ یا غیر انحصاری (Or) باشد .

‏هنگامی که ‎معیارهای مختلف فیلدها را در سطر ‎Criteria‏ می نویسد آنها با هم تر کیب ‎and پیدا میکنند مگر آنکه آنها را در سطر or درج کنید. ‏شرط ها برقرار باشد آن موارد در نتایج جستجو خواهد آمد .

محدود کردن رکوردهای بازگشتی

شما علاوه بر آنکه می توانید معیارهای مختلف برای نمایش در نتایج پرس و جو تعیین کنید می توانید تعداد مشخصی را هم برای نمایش در نظر بگیرد. این مقدار هم می تواند عددی باشد هم درصدی از کل رکوردهای جدول. برای اینکار کافی است ابتدا در نمای ‎query design فیلدهای را که می خواهید محدودیت روی آن اعمال شود را انتخاب کرده و با استفاده از سطر ‎Sort‏ ترتیب آنرا هم مشخص کنید. اکنون از سربرگ ‎design‏ می توانید با استفاده از گزینه ی return تعیین کنید که چه تعداد یا چه درصدی از رکوردها در ‎نتایج پرس و جو نمایش داده شود.

ایجاد پرس‌وجوهای پیچیده‌تر::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

ایجاد پرس و جوهای جمع بندی

‏هنگام ساخت پایگاه داده ها در برنامه اکسس می توانید رکوردهای یک جدول را براساس یک یا چند فیلد گروه بندی کنید. هنگام گروه بندی رکوردهایی که در یک یا چند فیلد مشتر هستند را در یک گروه قرار دهید. ‏برای گروه بندی رکوردها در یک پرس و جو از منوی جانبی ‎Query Tools‏ در زبانه ‎Design‏ در قسمت ‎Show/Hide‏ گزینه Total‏ یا ∑ را انتخاب کنید. به این ترتیب یک ردیف به Query اضافه می شود که بطور پیش فرض عبارت ‎Group by‏ برای تمام فیلد های ‎آن‏ درج شده است. ‏اگر روی زبانه مثلثی ‎JUS‏ گزینه ‎Group by‏ کلیک کنید می توانید گزینه های دیگری مانند ‎Min Count Var First Avg Sum‏ و ‎Max‏ را انتخاب کنید.

‏ایجاد پرس‌وجوی جمع‌بندی با ویزارد پرس‌وجوی ساده

‏برای ساخت برس و جوی جمع بندی توسط ویزارد از روی جدولی که در اختیار دارید به قسمت ‎Create‏ رفته و گزینه ‎Query Wizard‏ را انتخاب کنید. مطابق فرآیند قبلی که برای ساخت پرس و جوی ویزارد طی کردید ادامه دهید تا به پنجره ای برسید که در آن از شما می پرسد که آیا‏ دوست دارید بصورت جزئیات باشد یا بصورت جمع‌بندی‏ ‎(Sumerry)  در گزینه Sumerry‏ را علامت بزنید تا پنجره ‎Summery‏ ‎Option‏ باز شود در این پنجره برای هر کدام از فیلدها می توانید پرس و جوی ‎جمع،‏ میانگین, ‎Min‏ و ‎Max‏ تعریف کنید همچنین در همین جا تعریف می کنید که رکورد ها در کدام جدول شمرده شود. که در اینجا با فعال کردن گزینه ‎Count Records‏ در جدول مشخصات کارمند شمرده خواهد شد. ‏سپس در صفحه بعد نام ‎Query‏ را مشخص کنید. همانطور که مشاهده می کنید در جدول ‎Objects‏ در قسمت ‎Query‏ می توانید نام پرس و جویی که ایجاد کرده اید را مشاهده کنید. روی ‎آن‏ کلیک کنید تا فعال شود. ‏اکنون هم در نمای ‎Datasheet‏ و هم درنمای طراحی مشاهده می کنید که همانند روش قبل در قسمت ‎Total گزینه ‎Group by‏ فعال شده است.

ایجاد پرس‌وجوی جمع‌بندی در نمای ‎Query Design‏

همانند قبل ابتدا جدولی که قرار است برای ‎Query آن‏ ایجاد کنید را مشخص کنید، به قسمت ‎Create‏ رفته و آیکن ‎Query Design‏ را انتخاب کنید. به این ترتیب یک پنجره باز می شود که با انتخاب گزینه ‎Add‏ می توانید جداول یا پرس و جوهای مورد نظر و یا هردو مورد را به این ترتیب جدول یا جداولی را مشاهده می کنید که می‌بایست فیلدهایی که مورد نظر شما هستند را از طریق دوبل کلیک از جدول مشخصات کارمند وارد جدول پایین کنید. سپس از قسمت ‎Show/Hide‏ گزینه ∑ را‏ انتخاب کنید و در نهایت در قسمت نوار ابزار روی گزینه ذخیره کلیک‏ کنید. به این ترتیب یک پنجره باز می شود که از شما می خواهد نام ‎Query‏ را تعیین کنید. اکنون حالت قبل که توسط ‎Query Wizard‏ پرس و جو ساخته شد می توانید نام پرس و جوی جدیدی که ایجاد کرده اید را در قسمت ‎query‏ ها مشاهده کنید. در نمای طراحی برای هر کدام از فیلد ها که قرار است عملیات محاسبه مربوط به Group by را انجام دهید کلیک کنید و عملیات مورد نظر را انتخاب کنید و سپس ‎آن‏ را ذخیره کنید. سپس به نمای ‎Datasheet رفته و تغییرات را مشاهده نمایید.

ایجاد فیلدهای محاسباتی

همانطور که ‎قبلا نیز اشاره شد  می توانید ‎Group by از گزینه های دیگری نیز استفاده کنید. برای اینکار پس از اجرای فرمان زبانه مثلثی کنار گزینه ‎GTOUp by‏ عملیاتی که مد نظر خودتان است را انتخاب کنید.

‎SUM‏ مجموع مقادی ریک فیلد را که در یک گروه هستند محاسبه می کند و سپس نمایش می دهد.

‏AVG میانگین مقادیر یک فیلد را که در یک گروه هستند را محاسبه کرده و نمایش می دهد.

First اولین مقدار یک فیلد که در یک گروه قرار دارد را نشان ‎می‏ دهد.

Var  واریانس مقادیر یک فیلد را محاسبه و نمایش می دهد.

‎  Count‏تعداد فیلدهایی را که در یک گروه دارای مقدار هستند را شمارش می کند.

‎Min‏ کوچکترین مقدار فیلدهای مربوط به یک گروه را محاسبه می کند و نمایش ‎می‏ دهد.

‎Max‏ بزرگترین مقدار فیلدهایی را که در یک گروه قرار گرفته اند را محاسبه و نمایش ‎می‏ دهد.

پرس‌وجوهای عملیاتی

‏اگر نوع داده‌های یک فیلد را طوری انتخاب کنید که بتوانید عملیات ریاضی روی ‎آن‏ انجام دهید می توانید هم از عملگر های ریاضی, عملگرهای‏ منطقی و هم از عملگر های متنی برای اعمال شرط استفاده کنید.

‏مثال: برای مشخص کردن تعداد کارمندانی که بیش از ۴۵ ساعت در هفته کار کرد داشته‌اند در قسمت ‎Criteria‏ ‏دستور 45< را وارد کنید.

سایر عملگرهای ریاضی مانند: 

= (مساوی)

<> (نامساوی)

< (بزرگتر)

=< (بزرگتر یا مساوی)

> (کوچکتر)

=> (کوچکتر یا مساوی)

عملگرهای‏ منطقی:

مثال: برای مشخص کردن تعداد کارمندانی که یا ۳۵ ساعت در هفته و یا ۵ساعت در هفته کارکرد دارند, در فیلد مربوط به کارکرد در همچنین می توانید در قسمت ‎Criteria‏  عدد ۳۵ را درج کنید و در قسمت ‎Or‏ ۴۵ را ‎درج‏ کنید. بنابراین عملگر منطقی ‎OR‏ برای ترکیب فصلی بین دو یا‏ چند شرط بکار می رود. عملگر منطقی ‎AND‏ برای ترکیب عطفی بین دو یا چند شرط استفاده می شود. عملگر منطقی ‎Between‏ برای تعیین‏ محدوده ای از ‎اعداد. این نوع از عملگرها فقط برای داده‌هایی استفاده ‎می‌‏شوند که از نوع ‎Currency ، Number‏ و یا ‎Date/Time‏ باشند و هیچگاه برای داده‌هایی که از نوع Text باشند نمی توانید عملگر های ریاضی را استفاده کنید. زمانی که می خواهید برای داده‌هایی که از نوع ‎Date/Time‏ هستند از عملگر ‎Between‏ استفاده کنید لازم است قبل و بعد از هر مقدار تاریخ از علامت # استفاده کنید. مثلا برای تاریخی بین 2013/23/12 و 2013/30/12 عملگر ‎Between‏ به این صورت ‏نوشته می شود:

Beetween #2013/23/12 And #2013/30/12

عملگرهای متنی: Like و Not  و In  و Is Null

Like

اگر‏ بخواهید در پایگاه داده ای که ایجاد کرده اید ر کوردهایی را پیدا کنید که یک کلمه خاص در آنها وجود دارد از این عملگر استفاده می‌کنید. مثلا می خواهید در پایگاه داده ای که برای مشخصات دانشجویان یک دانشگاه ایجاد کرده اید. دنبال دانشجویی بگردید که فقط بخشی از نام او را می ‏دانید., می توانید از این عملگر استفاده کنید.

‏مثال ۱: اگر بخواهید تمام دانشجویانی که نام خانوادگی آنها با عبارت "کریمی " شروع ‎می‏ شود را پیدا کنید باید از عملگر ‎Like‏ استفاده کنید و عبارت "#* کریمی " ‎Like‏ را در قسمت ‎Criteria‏ وارد کنید. یا ‎فقط کریمی را وارد کرده و سپس Enter کنید , خود اکسس بصورت خودکار عبارت ‎Like‏ را اضافه ‏کاراکتر دارد را برای شما جستجو می کند.

مثال 2: اگر عبارت(پنج علامت سئوال) "?????"Like را در فیلد نام خانوادگی دانشجویان در قسمت Criteria وارد کنید، برنامه Access تمامی دانشجویانی که نام آنها پنج کاراکتر دارد را برای شما جستجو می کند. یعنی از هر علامت سئوال به جای یک کاراکتر استفاده می کند و از علامت *(ستاره) بجای چند کاراکتر استفاده می کند.

عملگر Not: اگر بخواهید همه رکورد ها بجز عبارت تایپ شده را جستجو کنید می توانید از عملگر ‎Not استفاده کنید. مثال اگر بخواهید ‎تمام دانشجویان بجز "کریمی" را پیدا کنید دستور زیر را در قسمت ‎Criteria‏ تایپ کنید:

Not Like "کریمی*"

‏عملگر In:‏ هنگامی از این عملگر استفاده می شود که بخواهید مقدار یک فیلد برابر یکی از مقدار های لیست باشد. برای مثال دانشجویانی که یکی از دروس ‏ریاضی یا‏ فیزیک را پاس کرده اند. برای انتخاب این دانشجویان می توانید عبارت زیر استفاده کنید:

In("ریاضی","فیزیک")

‏عملگر ‎Is Null‏: زمانی بکار می رود که بخواهید رکوردهایی را انتخاب کنید که مقدار یک فیلد آنها تهی باشد. مثلا دانشجویانی که در فیلد "محل تولد" آنها ‏رکوردی ثبت نشده است. از دستور ‎Is Null‏ در قسمت ‎Criteria‏ در فیلد مربوط به محل تولد استفاده کنید.

‏اجرای پرس‌وجوهایی برای ساختن جداول (‎(Make Table‏

‏برای ساخت جدول هنگامی که یک پرس و جو ایجاد کرده اید ابزاری در اختیار دارید که می توانید توسط ‎آن جداولی را وارد کنید چه از داخل ‏پایگاه داده و چه از خارج پایگاه داده برای اینکار فایل پرس و جو را باز کرده و روی گزینه Make Table کلیک کنید.

‏اجرای پرس‌وجوی ‎Delete‏

‏هنگامی که تعداد رکورد هایی که قرار است حذف کنید کم هستند مانند قبل بصورت دستی رکوردها را حذف کنید ولی هنگامی که تعداد رکوردهایی که باید حذف شوند زیاد هستند می توانید برای صرفه جویی در زمان از ابزار ‎Delete Query‏ استفاده کنید. ‏برای اینکار ابتدا پرس و جویی را که ساخته اید را باز کنید و سپس به نمای طراحی رفته و سپس فیلدی که قرار است رکوردهایش حذف شود را انتخاب کرده و سپس این آیکن را انتخاب کنید ¢ در پایان تغییرات را ذخیره کنید. رکوردهایی که از این طریق حذف می شوند قابل باز یابی نیستند و شما می بایست از قبل فایل پشتیبان تهیه کرده باشید.

اجرای پرس‌وجوی ‎Append‏

‏از پرس و جو ‎Append sla‏ هنگامی استفاده می شود که بخواهید از منابع دیگری رکوردهای جدیدی را به جدول جاری اضافه کنید. از مزایای استفاده از پرس و جوی ‎Append‏ می توان به موارد زیر اشاره داشت:

1. رکوردهای مختلفی را با یک فرمان اضافه می کنید: در حالت عادی اگر بخواهید تعدادی رکورد را از جای دیگری اضافه کنید به جدول در بهترین شرایط مستلزم اجرای فرمان ‎COPY‏ و سپس ‎Paste‏ است در حالیکه از این طریق به یکباره انجام ‎می‏ شود.
2. می تواندی آنچه را برای کپی انتخاب کده اید یکبار مرور کنید.
3. جهت پالایش آنه انتخاب می کنید از Criteria استفاده کنید.

پس از اینکه پرس و جو را ساختید به نمای‏ طراحی رفته و گزینه ‎Append‏ را انتخاب کنید سپس ‎Show Table‏ را انتخاب کنید و از روی جدولی که قرار است رکورد ها را وارد کنید روی هر کدام از فیلدهایی که قرار است رکوردهای ‎آن‏ را در این جدول درج کنید دوبل کلیک کنید و سپس تغییرات را ذخیره کنید. برای مشادهده فایل جاری می تواندی در قسم Objects در قسمت Query این فایل را دوباره بخوانید.

اجرای پرس‌وجوی ‎Update‏

با استفاده از اجرای پرس و جوی ‎Update‏ می توانید مجموعه ای از رکوردها را تغییر دهید و یا به روز رسانی کنید. البته شما از پرس و جوی ‎Update‏ جهت ورود داده به یک پایگاه داده و یا ‎جهت حذف یکسری داده از پایگاه داده ها نمی توانید استفاده کنید. همچنین از پرس و جوی ‎Update‏ در پایگاه داده هایی که تحت وب هستند نیز نمی توانید استفاده کنید و برای اینکار ابتدا باید آن پایگاه داده را توسط برنامه اکسس باز کنید و بعد از گزینه به روز رسانی استفاده کنید. پرس و جوی ‎Update‏ تقریبا مشابه ابزار ‎Joe Find & Replace‏ می کند. البته تفاوت هایی نیز با هم دارند از جمله تشابهات و تفاوت های این 93 ابزار ‎می‏ توان به موارد زیر اشاره داشت:

همانند ابزار ‎Find & Replace‏ امکان ‎uss‏ مقادیر جایگزین وجود دارد.

برخلاف ابزار ‎Find & Replace‏ امکان تغییر رکورد ها را در بیش از یک جدول بطور همزمان فراهم می کند

در یک گذار امکان به روز رسانی تعداد زیادی از رکورد ها را فراهم می کند.

از معیارهایی که به مقادیر جایگزین ‎Lod‏ وابسته نیستند استفاده می کند.

محدودیت ‎Update Query sla‏ : در مواردی نیز استفاده از پرس و جوی به روز رسانی میسر نمی باشد. از جمله هنگامی که از فیلد های محاسبه یا ‎Calculated fields‏ استفاده می کنید به این علت که داده های این فیلد ها فقط در حافظه موقت وجود دارند.

مورد دیگر در فیلدهای مربوط به جمع بندی یا Total Query  و فیلدهای ‎Crosstab Query‏ به این علت که داده های آنها محاسبه شده در فیلدهای‏ شماره گذاری خودکار پا ‎AutoNumbering‏ به این علت‏ که رکوردهای این فیلدها به محض ورود رکوردهای جدید ثبت می شوند. همچنین در فیلدهای ‎unique-values queries and unique-records queries‏ و ‎LUnion Query‏ فیلدهایی که کلید اصلی(Primary Key) هستند. زمانی که از پرس و جوی به روز رسانی استفاده م یکنید ممکن است اطلاعاتی که قبلا رکورد کرده اید حذف شوند به منظور جلوگیری از، از بین رفتن رکوردها  از آنها پشتیبان ‎Backup‏ تهیه کنید. برای استفاده از این ابزار ابتدا Query‏ مورد نظر را ایجاد کنید سپس به نمای طراحی رفته و در قسمت  Query Type‏ را انتخاب کنید.

اعلام به کاربر برای ورود پارامتر و درک ساختار دستوری پارامتر

تاکنون تمام پرس و جوهایی که استفاده شده بود از نوع ثابت بوده اند یعنی زمانی که پرس و جویی ساخته می شودء شرط به طور دقیق و کامل مشخص بود. مثلا هنگامی که می خواستید پرس و جویی ایجاد‏ کنید که دانشجویانی که شماره دانشجویی دارند انتخاب شوند باید شماره دانشجویی را در قسمت ‎Criteria‏ درج می کردید. در جستجو های پارامتری شما هنگام ایجاد پرس و جو نمی توانید شرط مورد نظر را دقیقا اعمال کنید و می خواهید در زمان اجرا ی پرس و جو اطلاعات مورد نظر از کاربر گرفته شود و براساس اطلاعات وارد شده توسط کاربر پرس و جو اجرا شود. برای مثال ابتدا از دانشجود شماره دانشجویی سوال می‌شود سپس اطلاعات دانشجو به نمایش در می آید. برای این کار در قسمت Criteria  از علامت های [  ] استفاده کنید. در داخل این علامت ها یک پیغام برای کاربر جهت ورود اطلاعات مورد نظر بنویسید. به این ترتیب هنگام اجرای پرس و جو ابتدا یک ‏مثال: یک ‎Query‏ ایجاد کنید که ابتدا شماره دانشجویی را بپرسد و سپس اطلاعات دانشجو را نشان دهد. ‏برای اینکار ابتدا یک ‎Query‏ توسط ‎Query Wizard‏ یا ‎Query Design‏ بسازید. سپس در قسمت ‎Criteria‏ عبارت [شماره دانشجویی را وارد کنید]، را بنویسید و آن را ذخیره کنید. ‏اکنون با اجرای این ‎Query‏ این پیغام«شماره دانشجویی را وارد کنید» نمایش داده ‎می‏ شود که پس از وارد کردن شماره دانشجویی اطلاعات دانشجو به نمایش در می آید. با انتخاب گزینه ‎OK‏ این ‎Query‏ اجرا می شود و نتیجه ظاهر می شود. همچنین می توانید در قسمت ‎Siew Criteria‏ از یک شرط را بصورت پارامتری درج کنید.

---

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ جداول Table

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

طراحی جداول

هنگامی که می خواهید یک بانک اطلاعات یا یک پایگاه داده ایجاد کنید، اصلی ترین شیء ای که وجود دارد جدولی است که داده ها در ‎آن‏ ‏نگهداری می شود. هر جدول را می توانید مجموعه ای داده ها در نظر بگیرید که در رابطه با یک موضوع مشخص ساخته شده است. در هر جدول تعدادی رکورد مشاهده می کنید و هر رکورد ممکن است شامل تعدادی فیلد باشد. نکته ضروری که باید در ارتباط با جداول بدانید اینست که ممکن است دو یا چند جدول باهم در ارتباط باشند و مبنای این ارتباط یک فیلد مشترک می باشد. برای مثال فیلد مشترکی مانند کد مشتری و کد محصول اگر مبنای ارتباط ‎فیلد‏ دو جدول مرتبط را تشکیل بدهد. هنگام ورود داده ها نمی توانید این فیلد ها را خالی رد کنید. وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به هم مرتبط کند می توانید وجود داده های تکراری را به حداقل ممکن برساند.  فیلد مشترک، فیلدی از جدول است که از طریق ‎آن‏ دو یا چند جدول باهم مرتبط می شوند و می بایست داده هایی که در این فیلد وجود دارد در هر دو (چند) جدول تکرار شده باشند. هنگامی که می خواهید برای پایگاه داده های مورد نظر یک جدول طراحی کنید. ابتدا داده ها را دسته بندی کنید و برای هر دسته از داده ها نامی را ‎تعیین کنید. برنامه اکسس را باز کنید و روی گزینه ‎Blank Database‏ کلیک کنید. ‏اکسس بطور پیش فرض نامTable1  را برای جدول شما در نظر گرفته به همراه یک جدول، که شامل یک ستون به نام ‎TD‏ می باشد. جهت اضافه کردن فیلد های بیشتر به این جدول می بایست روی گزینه ‎ Click to Add‏ کلیک کنید و نام فیلد مورد نظر را درج کنید. به محض ‏ روی جدول کلیک می ‏کنید یک منوی جانبی به نام ‎Table Tools‏ در اختیار شما قرار می‌گیرد که از ‎طریق آن می‌توانید تنظیمات بیشتری مربوط به جدول را انجام دهید. ‏چنانچه در زبانه ‎Tables‏ رفته و گزینه ‎Table Properties‏ را انتخاب کنید‏ یک پنجره باز می شود. که می توانید تنظیمات مربوط به فیلتر، جهت و باز‏خوانی مندرجات جدول را وارد کنید.

ساخت جدول با استفاده از الگوها

‎Table template‏ یا جدول الگو در واقع جدولی خالی است که شما برای شروع می توانید از ‎آن‏ استفاده کنید و سپس آنرا متناسب با نیاز خود تغییر دهید. در نسخه ی ۲۰۰۷ برنامه ی اکسس شما می توانستید با استفاده از ویزارد و راهنمایی گام به گام جدول ها را بسازید اما از نسخه ی ۲۰۱۰ به بعد شما می توانید جدول ها را با استفاده از الگوهای موجود ساخته و سپس بر حسب نیاز از ‎آنها‏ را ویرایش کرده و مورد استفاده قرار ردهید. ‏برای استفاده از الگو ها کافی است از سربرگ ‎create‏ گزینه ی ‎table template‏ را انتخاب کرده و سپس روی الگوی انتخابی کلیک کنید.

الگوهای موجود عبارتند از :

‎Contact‏ : که جدولی است که برای گرد آوری اطلاعات تماس همچون ؛ نام و نام خانوادگی و ایمیل و آدرس و وب سایت و فایل ضمیمه و مواردی از این دست مورد استفاده قرار میگیرند.‎

Tasks : ‏جدولی است برای پیگیری وظایف که شامل‎  ‏فایلهای ضمیمه نیز می باشد‎.

Issues : یک جدول برای مسائل ردیابی، که شامل یک فیلد از پیوست و یک فیلد یادداشت که یک تاریخ از مقادیر قدیمی را نگه می‌دارد.

Events : جدولی است برای نگهداری و مدیریت اتفاق ها و رویدادها که شامل یک فیلد ‎Text memo‏ و یک فیلد فایل ضمیمه است.

‏Assets : یک جدول است برای مدیریت و ساماندهی بله لیست دارایی ها.

ذخیره جدول

هنگامی که در ‎ نمای DataSheet ‏ هستید می توانید‏ با کلیک راست کردن روی جدول و انتخاب گزینه ‎Save‏ جدول مورد نظر را ذخیره کنید. ‏به این ترتیب یک پنجره به نام Save as ‏ نمایان می شود که شما می توانید با درج نام جدول مورد نظر در قسمت ‎Table Name‏ و تایید آن ‏توسط دکمه ‎OK‏ جدول مورد نظر را ذخیره کنید. یک راه‏ دیگر برای ذخیره جدول انتخاب دکمه ذخیره در نوار ‎Quick Access‏ و یا استفاده از فرمان ذخیره که در منوی ‎File‏ وجود دارند می باشد.

ساخت جدول در نمای ‎Data Sheet‏

یکی از راه‏ های ساخت جدول استفاده از نمای ‎Datasheet ‏ می باشد. برای اینکار هنگامی که یک برنامه اکسس را باز کردید به زبانه ‎Create‏ بروید و در قسمت ‎Tables‏ گزینه ‎Table‏ را انتخاب کنید. بطور خودکار یک جدول در اختیار شما قرار می گیرد که اولین فیلد ‎آن‏ با عنوان ‎ID‏ ‏مشخص شده و برای درج فیلد های دیگر لازم است ابتدا روی فیلد بعدی با نام ‎Click 10 Add‏ کلیک کنید و سپس نام فیلد مورد نظر را درج کنید. همچنین از طریق منوی جانبی ‎Tables Tool‏ در زبانه ‎Fields‏ به قسمت ‎Add & Delete‏ بروید و نوع داده ای را که قرار است در فیلد مورد نظر شما‏ درج شود را از بین گزینه های موجود انتخاب کنید. همچنین برای حذف فیلد درج شده می توانید در همین قسمت « می توانید گزینه ‎Delete‏ را انتخاب کنید. در قسمت ‎Properties‏ چنانچه روی گزینه ‎ Name & Caption‏ کلیک کنید می توانید مشخصات فیلد مورد نظر را درج کنید. نام آنرا تغییر داده و یا توضیحات مورد نظرتان را درج کنید. یکی دیگر از تنظیماتی که در همین قسمت می توانید اعمال کنید تعیین مقدار اولیه و اینکه فیلد مورد نظر تا چند کاراکتر را قبول کند می باشد. در قسمت ‎Field Validation‏ می توانید طبق قواعد اعتبار سنجی برای فیلد مورد نظر یک قانون اعتبار ‎سنجی‏ کنید. برای اینکار روی گزینه ‎Validation‏  در قسمت ‎Formatting‏ می توانید قالب داده ها را مشخص کنید که از چه نوع می باشد و برای هر قالب تنظیمات مربوطه را نیز انجام دهید. برای مثال اگر نوع داده ها را از نوع عددی تعیین کنید قسمت مربوط به تعیین نوع عدد نیز فعال می شود و شما می توانید تعیین کنید که ‎LT‏ نوع داده عددی مورد نظر از نوع واحد پول، عدد محاسباتی، تاریخ و یا زمان می‌باشد.

ساخت جدول با کپی‏ ساختار جدولی دیگر

اگر بخواهید از جدولی که موجود است کپی های دیگری داشته باشید که ساختار مشابه داشته باشند کافی است در میان اسم جدول ها روی اسم جدول دلخواه کلیک کنید و روی آن رایت کلیک کرده و گزینه ی ‎COPY‏ را انتخاب کنید. اکنون کافی است روی فضای ‎خالی‏ راهیابی ‎راست کلیک  کرده و گزینه ی ‎paste‏ راکلیک کنید. با انتخاب نام دلخواه شما جدول کپی ایجاد خواهد شد. اگر علاقمند باشید می‌توانید یک جدول را با تمام‏ محتویات کپی کنید و یا با انتخاب گزینه ی ‎Only Structure، فقط ساختار را کپی کنید.

Share Point ‏ساخت لیست‎

در صورتی که از شیرپوینت استفاده می کنید امکاناتی ‎Events issues Task Contacts Jao‏ و دیگر لیست های شیرپوینت رادر اکسس بسازید. برای استفاده از این ابزار در منوی Create‎ به زبانه ‎Tables‏ رفته و روی زبانه ‎مثلثی‏ کنار گزینه ‎SharePoint List‏ کلیک کنید و از بین گزینه های موجود که ‎لیست‏ مورد نیاز خود را انتخاب کنید.

ساخت جدول در نمای طراحی

ابتدا فایل اکسس را در ‎نمای‏ طراحی یا ‎Design Views‏ باز کنید. در این حالت برنامه اکسس از شما می خواهد که یک نام برای جدول مورد نظر خود انتخاب کنید. به این ترتیب هنگامی که وارد صفحه طراحی می شوید صفحه نمایش شما بصورت زیر است. اجزایی که در این صفحه مشاهده می کنید شامل اجزاء بدنه اصلی جدول و اجزاء مربوط به خصوصیات فیلد ها می باشد. در بخش مربوط به بدنه جدول سه ستون مشاهده می شود: 

1. محل درج فیلدها
2. محل تعیین نوع داده ها
3. محل درج توضیحات

در قسمت ‎Field Name‏ نام فیلد ها یا سر ستون ها را درج کنید و در قسمت ‎Data Type‏ نوع داده را مشخص کنید. سپس در قسمت خصوصیات فیلد یا ‎Field Properties‏ به ازاء هر نوع داده ای که تعیین کرده اید مشخصات مربوطه را درج کنید. خصوصیات فیلدها به تفضیل مورد بحث قرار خواهد گرفت. در پایان لازم است مندرجاتی که وارد کرده اید را ذخیره ‎کنید.‏

کلیدهای اصلی یا ترکیبی

مفهوم کلید در مدل‏ رابطه ای:

• ابر کلید ‎SUPER KEY‏ : مجموعه‌ای از یک یا چند صفات خاصه را که دارای یکتایی مقدار باشند ابر کلید گویند.
• کلید کاندید ‎Candidate Key‏ : ابر کلیدی که خاصیتی کاهش ناپذیری داشته باشد کلید کاندید گویند. بعبارت دیگر هر زیر مجموعه از مجموعه عنوان (Ai,Aj,…Ak)‏ که دو خاصیت داشته باشد کلید کاندید گویند.

1. یکتایی مقدار ( ‎(Uniqueness‏ : به این ‎Lie‏ که در هر لحظه از ‎Sl‏ رابطه مقدار ‎(Ad، Aj AK)‏ یکتا باشد.
2. کاهش ناپذیری :به این ‎give‏ است که از نظر تعداد اجزاء در حداقل باشد در ‎ue‏ حال که یکتایی محفوظ بماند.

• کلید اصلی یا ‎Primary Key‏: هر جدول فقط می تواند یک کلید اصلی داشته باشد. کلید اصلی یکی از کلیدهای کاندید است که طراح انتخاب می‌کند. برای تمایز بین اطلاعات وارد شده در یک جدول باید یک فیلد طوری انتخاب شود که مقادیر ‎آن‏ در جدول تکرا نشود. به فیلدی که این ویژگی را داشته باشد کلید اصلی گفته می شود. کلید اصلی باید دو ویژگی داشته باشد:

1. این فیلد حتما باید مقدار دهی شود.
2. مقادیر این فیلد نمی تواند تکراری باشد.

به عنوان مثال در یک پایگاه داده ای که اطلاعات دانشجویان را ثبت می کندء شماره دانشجویی نباید تکراری باشد و هر دانشجو نیز حتما باید یک شماره دانشجویی داشته باشد.

• کلید فرعی ‎Alternate Key‏ : هر کلید کاندید غیر از کلید اصلی کلید بدیل نامیده می‌شود.
• کلید خارجی ‎Foreign Key‏ کلید خارجی، خاصیت یکتایی مقدار نداشته وصفتی در یک رابطه است که در رابطه دیگر کلید اصلی یا فرعی باشد و برای برقراری ارتباط بین دو رابطه استفاده می شود. هنگام کار کردن با جدول ‎sla‏ مرتبط فیلد کلید اصلی در یک جدول عموما فیلد یا کلید خارجی است که از آن برای ایجاد رابطه بای یک جدول دیگر استفاده می شود.

تغییر نام جدول

در صورتیکه به هر علت بخواهید نام یک جدول را تغییر دهید ابتدا مطمئن شوید که جدول مورد نظر در حالت فعال نیس و در هیچ یک از سیستم ها به حالت باز‏ قرار ندارد. اکنون می‏ توانید از طریق پنجره ‎Navigate Pane‏ ابتدا شیء جدول را نمایش دهید. سپس روی نام جدول یکبار کلیک راست کرده و گزینه ‎Rename‏ را انتخاب کنید. به این ترتیب نام جدول به حالت فعال در می آید و شما می توانید بجای نام قبلی یک نام درج کنید و با انتخاب گزینه ‎Enter‏ این نام را ثبت کنید.

حذف حدول

برای حذف یک جدول نیز همانند تغییر نام جدول ابتدا باید مطمئن شوید که جدول مورد نظر در حالت باز قرار ندارد. سپس در قسمت ‎Navigate Pane‏ ابتدا گزینه ‎Shales‏ جدول را فعال کنید سپس روی جدول مربوطه کلیک کنید و سپس توسط کلیک راست روی نام جدول و انتخاب گزینه ‎Delete‏ می توانید جدول را حذف کنید. پس از انتخاب گزینه ‎Delete‏ یک پنجره هشدار باز می شود که از شما در مورد حذف جدول سوال می پرسد. درصورتی که مطمئن هستید که می خواهید این جدول را حذف کنید گزینه Yes را انتخاب کنید.

باز کردن جدول در ‎Design View‏

برای اینکه بتوانید یک جدول را در نمای ‎Design View‏ مشاهده کنید از چند طریق می توانید این کار را انجام دهید.

روش اول: انتخاب حالت ‎Design View‏ از طریق زبانه ‎Home‏ و کلیک کردن روی زبانه ‎Ate‏ گزینه ‎Views‏ و انتخاب گزینه ‎Design View‏ می باشد.

روش دوم: روی نام جدول مورد نظر کلیک راست کنید و از لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد گزینه ‎Design View‏ را انتخاب کنید.

روش سوم: استفاده از کلید میانبری که در گوشه سمت راست پایین صفحه قرار دارد می توانید جدول مورد نظر خود را در ‎Design نمای‏ ‎Shales View‏ دهید.

‏بازبینی فیلدها

‏برای حرکت از یک فیلد به یک فیلد دیگر یا از رکوردی به رکوردی دیگر می توانید از کلید های استفاده کنید:

‎Tab‏ برای رفتن به فیلد بعدی

‎Shift + Tab‏ برای رفتن به فیلد قبلی

‎Home‏ برای رفتن به اولین فیلد از رکورد های جاری

‎End‏ برای رفتن به آخرین فیلد از رکوردهای جاری

کلیدی جهتی پایین: ‎برای رفتن رکورد بعدی

کلیدی جهتی بالا:‏ برای رفتن به رکورد قبلی

‎Ctrl+Home‏: به اولین فیلد از اولین رکورد می‌رود

‎Ctrl+End‏: ‏به آخرین فیلد از آخرین رکورد می‌رود

‎Page Up‏: یک صفحه به بالا می رود

‎Page Down:‏ به یک صفحه پایین تر می رود

‏همچنین اگر بخواهید بین رکورد ها با استفاده از نوار پیمایش و توسط ماوس حرکت کنیدء بصورت زیر می باشد.

‏درج و حذف فیلدها

‏برای اضافه کردن یک فیلد جدید به جدول می توانید هنگامی که در ‎Datasheet View los‏ هستید روی گزینه ‎Click to Add‏ کلیک کنید. ‏به این تر تیب یک لیست‏ کشویی باز‏ می شود که از شما در مورد نوع فیلدی که می خواهید درج کنید سوال می پرسد. پس از تعیین نوع فیلدی که می خواهید درج شود بلافاصله یک ستون به جدول شما اضافه می شود و این‏ آمکان به شما داده می شود که یک نام برای فیلد جدید انتخاب کنید. سپس با انتخاب دکمه ‎Enter‏ توسط کیبورد نام فیلد نیز درج خواهید شد یک روش دیگر برای درج فیلد جدید هنگامی است که می خواهید یک ستون بین ستون هایی که قبلا درج کرده اید اضافه کنید. برای اینکار بین ستون هایی که قرار است یک فیلد جدید اضافه کنید یکبار کلیک راست کنید و گزینه ‎Insert Fields‏ را انتخاب کنید. ‏همچنین می توانید هنگامی که در نمای طراحی هستید نیز فیلد جدیدی را اضافه کنید. برای اینکار: ‏ابتدا نمای طراحی را انتخاب کنید در صفحه ای که برای شما باز می شود می توانید در ستون مربوط به ‎Field Name‏ نام فیلدهایی را که تمایل دارید در جدول شما‏ وجود داشته باشد را وارد کنید. در ستون مقابل می توانید سبون مربوط به ‎Data Type‏ را مشاهده کنید که در این قسمت نیز می توانید نوع داده هایی را که قرار است در جدول رکورد شود را تعیین کنید. و در ستون کنار آن که ستون مربوط به Description  است ‏می توانید توضیخات مربوط به هدف این فیلد را درج کنید. پس از وارد کردن نام فیلد ها چنانچه از دوباره دکمه ‎VIEW‏ را انتخاب کنید. یک پیامی ظاهر می شود که از شما در مورد تغییرات اعمال شده سوال می‌کند. ‏با انتخاب گزینه Yes فیلدهای جدید را مثل شکل زیر مشاهده خواهید کرد.‎

انواع داده (...، Memo ، ‎(Text ‏

هنگامی که درنمای طراحی نام فیلدها را مشخص می کنید می توانید نوع داده ها را نیز از در ستون ‎Data Type‏ تعیین کنید.

‎Text (متن‏) : برای حروف الفبا متن، و اعدادی که در محاسبه مورد استفاد قرار نمی گیرد ‏ تاسقف ۲۵۵  کاراکتر

‎Memo‏ (یادداشت) : می تواند متن با قالب تندی ‎Rich text و یا rtf‏ باشد تا سقف ۶۵۵۲۳۵ کاراکتر

‎Number  (عدد‏) : هر نوع عددی که در محاسبات مورد استفاده قرار می گیرد اما نباید به جای نوع داده واحد پول قرار گیرد

Date/Time (تاریخ/ساعت) : مقادیر مربوط به تاریخ و ساعت یا هردوی آنها

‎Currency (واحد پول مقادیر پولی) : هم می تواند واحد پولی نمایش داده شود 9 هم بدون نمایش واحد پولی

Auto Number‏ (شماره گذاری خودکار) :‏ بوسیله این نوع داده می تواندی یک عدد منحصر به فرد و ترتیبی را بصورت خودکار وارد کنید

‎Yes/No‏ ‏(بله /خیر) : مقادیری که باید بصورت بله یا خیر ، صحیح یا غلط درج شوند

OLE (‏شیء):‏ برای ذخیره اشیاء ‎OLE‏ از سایر برنامه های ‎Windows استفاده می شود.

‏ضمیمه تصاویر، عکس ‎da‏ فایل های دو تایی یا ‎Binary‏ و ‎فایل‏ های ‎Office‏ استفاده می شود تا سقف ۷۰۰ کیلوبایت

‎Lookup Wizard‏(ابزار جستجو و ارتباط با سایر جداول) توسط این نوع از داده ها می توانید یک ابزار جستجو را فعال کنید ویک جعبه کومبو ‎Combo BOX‏ یا List Box  را ایجاد کنید.

‏تغییر نوع داده یک فیلد

‏هرگاه لازم باشد که نوع داده هایی را که برای یک فیلد تعیین کرده اید را تغییر دهید می توانید دوباره به نمای طراحی رفته، در قسمت ‎Data Type‏ مربوط به همان فیلد کلیک کنید و از لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد نوع داده را تغییر دهید. سپس دوباره به نمای Data Sheet‏ برگردید. به این ترتیب یک پنجره باز‏ می شود که در در مورد تایبد تغییرات خواسته شده سوال می پرسد و می خواهد تغیبرات جدید ‏را ذخیره کنید. درصورت تایید و انتخاب گزینه Yes تغییرات در نوع داده یک فیلد اعمال می‌شود.

خصوصیات فیلد( Properties )

‏از طریق ‎Properties‏ می توانید خصوصیات داده هایی که در جدول نگهداری می شود را تعیین کنید و درباره نوع داده ها توضیح دهید و در صورت نیاز آنها را تغییر دهید. ولی هنگام تغییر خصوصیات فیلد ها برای جلوگیری از اینکه داده هایی که قبلا وارد شده اند از بین بروند بهتر است همواره قبل از ورود اطلاعات و داده ها خصوصیات فیلد ها را تعیین و تغییرات لازم را ایجاد کنید. یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید و یا  ‏یک ‎Blank database‏ را انتخاب کنید به نمای ‎Design‏ که در گوشه پایین سمت راست برنامه اکسس قرار دارد بروید. یک پنجره باز می شود که از شما در مورد نام جدول می پرسد و شما باید نامی که برای جدول در نظر گرفته اید را در این قسمت وارد کنید.

‏پس از انتخاب و تایید نام جدول به صفحه مربوط به تغییر خصوصیات جدول هدایت می شوید:

اندازه یک ‎فیلد‏

اندازه یک فیلد یا ‎Field Size‏ در این قسمت مشخص می شود. اگر داده ها از نوع متنی یا ‎TEXT‏ باشد در این قسمت می توانید حداکثر کاراکتر های این فیلد را مشخص کنید. حداکثر مقدار مجاز برای داده های متنی ۲۵۵ کاراکتر است.

Data Type

Use For

Size

Text

متن یا ترکیبی از متن و اعداد، مانند آدرس. همچنین اعدادی که نیازی به محاسبه ندارند، مانند شماره تلفن، شماره قطعه یا کد پستی.

حداکثر 255 کاراکتر. Microsoft Access فقط کاراکترهای وارد شده در یک فیلد را ذخیره می کند. کاراکترهای فضایی را برای موقعیت های استفاده نشده در یک فیلد متن ذخیره نمی کند. برای کنترل حداکثر تعداد کاراکترهایی که می توان وارد کرد، ویژگی FieldSize را تنظیم کنید.

Memo

متن و اعداد طولانی، مانند یادداشت ها یا توضیحات.

Up to 64,000 characters.

حداکثر 64000 کاراکتر

Number

نوع	توضیح	تعداد اعشار	اشغال حافظه
Byte	Stores numbers from 0 to 255 (no fractions).	None	1 byte
Integer	Stores numbers from –32,768 to 32,767 (no fractions).	None	2 bytes
Long Integer	(Default) Stores numbers from –2,147,483,648 to 2,147,483,647 (no fractions).	None	4 bytes
Decimal	Stores numbers from -10^38 -1 through 10^38 -1 (.adp) Stores numbers from-10^28 -1 through 10^28 -1 (.mdb)	28	12 bytes
Single	Stores numbers from –3.402823E38 to –1.401298E–45 for negative values and from 1.401298E–45 to 3.402823E38 for positive values.	7	4 bytes
Double	Stores numbers from –1.79769313486231E308 to –4.94065645841247E–324 for negative values and from 1.79769313486231E308 to 4.94065645841247E–324 for positive values.	15	8 bytes
Replication ID	Globally unique identifier (GUID)	N/A	16 bytes

Date/Time

تاریخ و ساعت

8 bytes.

Currency

ارزش های ارزی از نوع داده ارز برای جلوگیری از گرد کردن در طول محاسبات استفاده کنید. دقت تا 15 رقم در سمت چپ نقطه اعشار و 4 رقم در سمت راست.

8 bytes.

AutoNumber

اعداد متوالی منحصر به فرد (افزایش 1) یا تصادفی به طور خودکار در هنگام اضافه شدن یک رکورد درج می شوند.

4 بایت 16 بایت فقط برای Replication ID (GUID).

Yes/No

فیلدهایی که فقط یکی از دو مقدار را شامل می شوند، مانند Yes/No، True/False، On/Off.

1 bit.

OLE Object

اشیاء (مانند اسناد مایکروسافت ورد، صفحات گسترده مایکروسافت اکسل، تصاویر، صداها یا سایر داده های باینری)، ایجاد شده در برنامه های دیگر با استفاده از پروتکل OLE، که می توانند به جدول مایکروسافت اکسس پیوند داده شوند یا در آن جاسازی شوند. برای نمایش شی OLE باید از یک قاب شی محدود در فرم یا گزارش استفاده کنید.

حداکثر 1 گیگابایت (محدود به فضای دیسک).

Hyperlink

فیلدی که لینک ها را ذخیره می کند. یک هایپرلینک می تواند یک مسیر UNC یا یک URL باشد.

Up to 64,000 characters.

حداکثر تا 64000 کاراکتر.

Lookup Wizard

فیلدی ایجاد می‌کند که به شما امکان می‌دهد با استفاده از یک جعبه ترکیبی، مقداری را از جدول دیگر یا از فهرستی از مقادیر انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه در لیست نوع داده، یک جادوگر شروع می شود تا این را برای شما تعریف کند.

به اندازه فیلد کلید اصلی که فیلد Lookup نیز هست. معمولا 4 بایت

اما اگر داده های‏ شما از نوع عددی( ‎(Number‏ باشد نیز اندازه فیلد طبق‏ جدول زیر می تواند تنظیم شود:

Numeric Field Size Properties

نوع	توضیح	تعداد اعشار	اشغال حافظه
Byte	Stores numbers from 0 to 255 (no fractions).	None	1 byte
Integer	Stores numbers from –32,768 to 32,767 (no fractions).	None	2 bytes
Long Integer	(Default) Stores numbers from –2,147,483,648 to 2,147,483,647 (no fractions).	None	4 bytes
Decimal	Stores numbers from -10^38 -1 through 10^38 -1 (.adp) Stores numbers from-10^28 -1 through 10^28 -1 (.mdb)	28	12 bytes
Single	Stores numbers from –3.402823E38 to –1.401298E–45 for negative values and from 1.401298E–45 to 3.402823E38 for positive values.	7	4 bytes
Double	Stores numbers from –1.79769313486231E308 to –4.94065645841247E–324 for negative values and from 1.79769313486231E308 to 4.94065645841247E–324 for positive values.	15	8 bytes
Replication ID	Globally unique identifier (GUID)	N/A	16 bytes

 

و اگر از ‎Auto Number‏ استفاده می کنید ، ‎Long Integer‏ را انتخاب کنید ولی اگر قرار است از پایگاه داده تکرار شونده استفاده کنید باید Replication ID انتخاب شود. ‏هنگامی که خصوصیات اندازه فیلد را تنظیم می کنید، هیچگاه آنرا بزرگ تر از مقداری که واقعا نیاز دارید قرار ندهید چون اکسس فضای تخصیص یافته را ‏بر مبنای این مقدار تعیین ‎AIS می‏ در صورتی که اندازه فیلد بزرگ تر از مقدار مورد نیاز در نظر گرفته شود. فضای دیسک بیهوده اشغال می‌شود.

‏تنظیم فرمت یک فیلد

‏تنظیم فرمت یک فیلد مشخص می کند که اکسس چگونه داده های وارد شده در فیلد را نشان دهد. برای مثال اگر برای یک داده ای فرمت عددی را انتخاب کنید حالت ‎های‏ مختلف نمایش اطلاعات عددی می تواند بصورت : حالت عمومی نمایش اعدادء واحد پول» درصد و غیره باشد. برای ایجاد تنظیمات و دسترسی به حالت هایی که در قسمت فرمت وجود دارد می بایست بعد از کلیک کردن روی گزینه فرمت آیکن مثلثی ‏مربوط به این قسمت را انتخاب کنید و از روی لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد تنظیمات لازم را انجام دهید.

 

تنظیم عنوان یک فیلد

منظور از ‎Caption‏ عنوان ظاهری فیلد می باشد و تنظیماتی که در این قسمت انجام می دهید مشخص کننده نحوه نمایش اطلاعات در قسمت سرستون های فیلدها می باشد. در قسمت فیلد گفته شد که بهتر است اسامی را به فارسی انتخاب نکنید عنوان فیلد باید لاتین باشد اما می توانید ‎Caption‏ را فارسی انتخاب و تایپ کنید مثلا عنوان ‎Caption‏ برای فیلدID «شماره ردیف» در نظر گرفته شود است با وارد نمودن تنظیمات عنوان فیلد ؛ از این به بعد در نمای ‎Datasheet‏ نیز عنوان «شماره ردیف» نمایان می‌شود.

 

تنظیم مقدار پیش‌فرض

تنظیم مقدار پیش فرض یا ‎Default Value‏ همانطور که از نامش پیداست مربوط به مقادیری است که کاربر هنگام ورود اطلاعات بصورت پیش فرض مشاهده می کن. البته بسته به تنظیمات شما می تواند این مقادیر را بپذیرد ‎و یا‏ تغییر دهد. مقدار پیش فرض را فقط به فیلد هایی اختصاص دهید که مقدار ‎آن‏ فیلد قابل پیش بینی باشد. ‎مثلا‏ برای فیلدی که مشخص کننده جنسیت یا مدرک تحصیلی و مقادیری از این قبیل می توانید از خاصیت ‎Default Value‏ استفاده کنید.

 

الزامی‌کردن یک فیلد ‎( Required Field )

این گزینه را هنگامی می توانید به کار ببرید که الزامی برای وارد کردن یک داده خاص وجود داشته باشد. در این صورت لازم است که حتما در فیلد مورد نظر داده ای که صحیح است وارد شود و در صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار می‌دهد.

 

شاخص دار کردن فیلد ‎( Indexed )

 با استفاده از ‎Indexed‏ کردن می توانید در یک فیلد یک شاخص ایجاد کنید یعنی فیلد مورد نظر به عنوان شاخص در نظر گرفته می‌شود. سپس هنگام نیاز به به داده هاء هنگام جستجو و یا مرتب سازی داده ها سرعت دسترسی را افزایش دهید. ممکن است ایجاد شاخص سرعت ثبت و ذخیره اطلاعات را کاهش دهد. با ایجاد شاخص برای فیلد چند حالت در اختیار شما قرار می گیرد.

• گزینه ‎Duplicates OK‏ امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد‏ شاخص وجود دارد.
• گزینه ‎Duplicates‏No  امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد شاخص نمی دهد. درست مانند زمانی که فیلدی به عنوان کلید اصلی معرفی می شود.

 

به کار گیری ‎Smart Tags‏

توسط این گزینه می توانید هنگامی که با برنامه اکسس کار می کنید می توانید یکسری از اقدامات را بطور خودکار انجام دهید مثلا می توانید یک اسمارت تگی تعریف کنید که هنگامی که روی آدرس ایمیل مشتری کلی می‏ کنید بطور خودکار امکان ارسال ایمیل را فعال کند. روی گزینه اسمارت تگ کلیک کنید و سپس روی زبانه ای که به شکل سه نقطه می‌باشد کلیک کنید تا پنجره مربوطه برای شما باز شود. روی گزینه ای که مد نظر شماست کلیک کنید و سپس برای تایید دکمه ‎OK‏ را انتخاب کرده و سپس تغییرات را ذخیره کنید. اکنون هنگامی که به صفحه ‎Data Sheet‏ بروید یک علامتی که شبیه حرف  i می باشد را ‎کنار‏ فیلد مربوطه مشاهده می کنید که با کلیک کردن روی آن می‌توانید عملیاتی که برای این فیلد تعریف کرده اید را اجرا کنید.

 

ایجاد ‎ Input Mask ‏

برای تعیین شکل و قالب ورود اطلاعات می توانید از ‎Input Mask‏ استفاده کنید. تنظیمات ‎Input Mask‏ فقط برای داده هایی که بصورت متن یا تاریخ باشد مورد استفاد قرار می ‎گیرد، ‏با استفاده از این تنظیمات می توانید الگوهایی که کاربر هنگام ورود اطلاعات باید ‎Coley‏ کند را تعیین کنید. برای استفاد از این تنظیمات حتما می بایست جدول را از قبل ذخیره کرده باشید چنین جدولی در اختیار شما قرار می گیرد و شما می‌توانید تنظیمات مورد نظر را اعمال نمایید.

 

قواعد اعتبارسنجی برای رکوردها ‎( Validation Rule، Validation Text )

این ویژگی هنگام وارد کردن رکورد ها شروطی که شما از قبل برای یک فیلد در نظر گرفته اید را بررسی می کند و در صورت معتبر بودن شرط رکوردهایی که کاربر هنگام ورود داده ها درج می کند را مورد تایید قرار داده و در فیلد ثبت می کند. به منظور استفاده از این ویژگی از ‎Validation Rule‏ استفاده کنید. برای مثال شما می خواهید در یک فیلد تنها داده هایی که کوچکتر از عدد ۵ و بزرگ تر از صفر هستند را درج کنیدء برای تعیین این شرط در فیلد مربوط به ‎Validation Rule‏ عبارت منطقی 5> ‎and‏ 0< را درج کنید. به این ترتیب هنگامی که کاربر می خواهد رکوردی را در این فیلد وارد کند اگر رقم وارد شده خارج از ‎(al‏ محدوده باشد و این شرطی که شما قرار داده اید را بر آورده نکند رکوردی که وارد می کند در جدول ضبط نخواهد شد.

 

 عملگرهای مقایسه ای مربوط به ‎Validation Rule‏ شامل :

‏> کوچکتر از

=< کوچکتر مساوی

> بزرکتر از

=< بزرگتر مساوی

=مساوی

>< نامساوی با

 

عملگر های منطقی مربوط به ‎Validation Rule‏ شامل :

‎And‏ هنگامی که عبارت اول و عبارت دوم صحیح باشد

‎Or‏ هنگامی که یا عبارت اول صحیح باشد یا عبارت دوم

Eqv  هنگامیکه هم عبارت اول و هم عبارت دوم صحیح باشند و یا هر دو عبارت غلط باشند

Not‏ برقرار است ، هنگامی که یک عبارت غلط‏ باشد

Xor هنگامی که یا عبارت اول صحیح باشد ‎یا عبارت دوم، و نه هردو عبارت

 

همچنین می توانید از ‎Validation Text متنی را مشخص کنید که در صورت درج داده نامعتبر و نقض شدن ‎Validation Rule‏ برای کاربر نمایش داده شود. برای این کار عبارتی که قصد داردی هنگام درج داده نامعتبر نمایش داده شود را در کادر مربوط به ‎Validation‏ ‎ Textدرج کنید. متن مورد نظر باید حتما در داخل گیومه نوشته شود. قاعده اعتبار سنجی را همچنین می توان در سطح رکورد تعریف کرد به شکلی که شرایط اعتبار سنجی بیش از یک فیلد را شامل شود. برای ایجاد قاعده اعتبار سنجی در سطح رکورد در نمای ‎property sheet. design ‏ را انتخاب کنید تا ‎property sheet‏ مربوط به کل‏ جدول باز‏ شود. درون کادر متنی ‎validation rule‏ کلیک کلیک‏ و سپس در بخش ‎text validation rules‏ متن ‎پیام‏ خطای دلخواه را تایپ کنید. در این مرحله اگر جدول اطلاعاتی از قبل داشته باشد که با آن تطابق ندارد اخطاری برای بررسی ‎آن‏ به شما داده می شود که کافی است آنرا تایید کنید. اکنون با تایید آنچه انجام داده اید قاعده اعتبار سنجی خود را نهایی کنید. توجه کنید که قبل از ایجاد قاعده اعتبار سنجی حتما باید جدول ذخیره شده باشد و اگر این کار را ‎قبلا‏ نکرده باشید حین کار از شما برای ذخیره اسم خواسته خواهد شد. می توانید با قرار دادن نام های فیلد در میان کروشه آنرا به صورت مستقیم درون یک عبارت وارد کنید. هنگامی که شما قاعده ای برای رکوردها می گذارید هنگام ورود اطلاعات تا اطلاعات با قاعده هماهنگ نشود اجازه رفتن به رکورد بعدی و ذخیره اطلاعات را نخواهید داشت.

---

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

▲ روابط Relationships

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

روابط Relationships

برای اینکه بتوانید یک پایگاه داده ای که ‎کارایی بالایی دارد طراحی کنید بهتر است داده ها را در چند جدول سازماندهی کنید. معایب ذخیره کردن رکورد ها در یک جدول واحد شامل موارد زیر است:

• موجب ایجاد مقادیر، داده‌ها و اطلاعات تکراری می‌شود.
• کارایی آن خیلی زود پایین می آید و به علت گسترش روز افزون امکان اینکه اداره آن غیر ممکن شود زیاد است.

توسط ایجاد رابطه بین‏ جداول شما قادر خواهید بود داده ها را بطور همزمان در یک یا چند جدول وارد کرده و مشاهد کنید بدون اینکه نیاز ‏باشد دائم یک جدول را ببندید و جدول دیگری را باز کنید.

‏ایجاد ارتباط بین‏ دو جدول ‎(Relationships)‏‏

نکته اصلی در ایجاد ارتباط بین دو جدول این است که حتما می بایست یک فیلد مشترک در آن‏ دو جدول وجود داشته باشد. برای اینکه ببینید فیلدی که کلید اولیه جدول است می تواند فیلد مناسبی باشد. برای برقراری ارتباط بین دو یا چند جدول می بایست گزینه ‎Relationships‏ را که در نوار ریبونی در قسمت ‎Database Tools‏ قرار دارد ‏انتخاب کنید. به این ترتیب یک منوی جانبی به نام ‎Relation Tools‏ در اختیار شما قرار می گیرد و دو جدول مانند شکل زیر که می بایست جداولی که در رابطه مورد نظر شما نقش دارند را به کمک دکمه ‎Show Table‏ انتخاب کنید و برای برقراری ارتباط بین دو جدول فیلد کلید اصلی را به کلید خارجی وصل‏ کنید. اینکار را توسط ‎Drag and Drop‏ انجام دهید. سپس از طریق پنجره ‎Edit Relationships‏ می توانید رابطه ایجاد شده را ویرایش کنید.

قانون جامعیت ارجاع

هنگام ساخت پایگاه داده ها یک قانون وجود دارد به نام قانون جامعیت ارجاع که طبق این قانون, اگر می خواهید یک پایگاه داده خوب بسازید لازم است اطلاعات را بین چندین جدول موضوعی تقسیم کنید تا تکرار داده ها به حداقل ممکن برسد. برای اینکار همانطور که قبلا هم اشاره شد می بایست از فیلد های مشترک استفاده کنید. قانون جامعیت ارجاع بطور پیش فرض فعال نیست مگر آنکه در هنگام ساخت جدول ارتباط گزینه مربوط به ‎آن را علامت بزنید به این ترتیب برنامه اکسس هنگامی که مقصد یک مرجع تغییر کند یا حذف شود از اینکار جلوگیری می کند.با علامت زدن گزینه ‎Enforce Referential Integrity‏ بین مقادیر دو جدول یکپارچگی حفظ می شود. بین داده ‎های جداول مرتبط یکپارچگی ایجاد می شود و مقادیر فیلد کلید خارجی در جدول مرتبط را به یکی از مقادیر کلید اصلی جدول اصلی محدود می کنید.

اضافه کردن جدول به پنجره ‎Relationships‏

برای اضافه کردن جدول به پنجره مرتبط‏ هنگامی که در منوی جانبی ‎Relation Tools‏ هستید گزینه ‎Edit Relationships‏ را انتخاب کنید و در پنجره محاوره ای که باز می شود گزینه ‎Create New‏ را انتخاب کنید. به این ترتیب یک پنجره محاوره ای دیگر باز می شود که از طریق کلیک کردن روی زبانه مثلثی که ‎JUS‏ هر گزینه وجود دارد امکان انتخاب جداول دیگری بر اساس فیلد هایی که در اینجا مشخص می کنید وجود دارد.

ساخت یک رابطه

همانطور که می دانید در برنامه اکسس هر جدول شامل تعدادی رکورد می باشد و هر رکورد شامل تعدادی فیلد است. مبنای ایجاد ارتباط بین جداول وجود یک فیلد مشترک بین دو جدول است. به عبارت دیگر وجود فیلد مشترک بین دو جدول وجود داده ای تکراری را به حداقل ممکن می رساند. بدون ساختن رابطه بین جداول ممکن است مجبور باشید یک جدول بزرگ ایجاد کنید تا نیاز به فیلد تکراری نباشد اما اینکار علاوه بر اینکه‏ زمان زیادی اتلاف می کند همچنین یک بحث دیگری در کارایی پایگاه داده وجود دارد که سعی می کند حجم پایگاه داده را حداقل کند.

متداول ترین رابطه ها بین جداول در پایگاه داده ها شامل:

رابطه یک به یک(one-to-one)

در این رابطه هر رکورد از یک جدول فقط با یک رکورد از جدولی دیگر در ارتباط است؛ در این نوع از رابطه ها داده های مربوط به یک فیلد در دو جدول جداگانه ثبت می شوند گاهی برای ‎بالا بردن ضریب امنیت و تعیین محدودیت دسترسی به اطلاعات از این نوع از رابطه استفاده می شود.

رابطه یک به چند(one-to-many):

در این رابطه هر رکورد از یک جدول می تواند به یک یا چند رکورد از جدولی دیگر در ارتباط باشد.(در Access ارتباط بین دو جدول در حالت پیش فرض این رابطه است)

رابطه چند به چند(many-to-many)

در این رابطه چند رکورد از یک جدول می تواند (به واسطه جدول واسطی) به یک یا چند رکورد از جدولی دیگر در ارتباط باشد.- استفاده از این نوع رابطه در بانک های اطلاعاتی مجاز نیست، و حتما باید چنین رابطه ای توسط یک جدول واسط بین دو جدول دیگر انجام شود. به عبارتی در این ارتباط معمولا بیش از سه جدول شکت داده می شوند.

تبدیل ‎یک رابطه

برای ویرایش رابطه ها هنگامی که در نمای ‎Relation‏ قرار دارید،‏ روی خطی که دو جدول را به هم مرتبط کرده یک بار کلیک راست کنید و در منویی که باز‏ می شود گزنیه ‎Edit Relation‏ را انتخاب کنید. ‏روزی ‎زبانه مثلثی ستون Table/Query کلیک کنید و برای انتخاب جدول مرتبط روی زبانه مثلثی‏ ستون ‎Related Table/Query‏، کلیک کنید. با انتخاب گزینه ‎Enforce Referential‏ بین عناصر و داده های پایگاه داده ها ایجاد یکپارچگی می کنید. و گزینه‌های ‎Cascade مربوط به تنظیمات آبشاری ‎می‏ باشد و فعال کردن ‎آن ها زمانی کاربرد دارد که می خواهید در مواقع یا دوره های خاصی تغییرات مجاز روی پایگاه داده ها ایجاد شود.

Cascade Update Related Fields: 

با انتخاب این گزینه، زمانی که قرار است تغییرات مجاز روی داده‌ها اعمال شود، امکان به روز رسانی فیلدها و حذف رکوردها در صورت حفظ جامعیت ارجاع فراهم می شود.

Cascade Delete Related Fields:

با انتخاب این گزینه، زمانی که فیلدها در جدول های مرتبط قرار است به روز رسانی شوند ، برنامه اکسس به طور خودکار تمام رکوردهای مرتبط را طوری به روز رسانی می کند که کامل و بدون هماهنگی باشد.

عمل ویرایش رابطه ها را همچنین می توانید از ‎طریق آدرس ‎Relationship tools\Tools\Edit Relationships‏ نیز پیگیری کنید.

حذف یک رابطه

اگر بخواهید رابطه یا ‎Relation‏ی را که ایجاد کرده اید حذف کنید ابتدا در پنجره ‎Relationship‏ توسط ماوس روی خط رابط بین‏ دو جدول کلیک کنید به این ترتیب این خط واصل کمی پر رنگ تر ‎می‏ شود سپس کلیک راست کرده و دستور ‎Delete‏ را از منویی که باز می شود اجرا کنید. به این ترتیب رابطه ای که بین دو جدول ایجاد شده حذف ‎می‏ شود.

مرتب‌سازی پنجره ‎Relationships‏
مرتب سازی پنجره ‎Relationship gba‏ به راحتی و توسط درگ کردن با ماوس انجام می شود و به محل‏ مورد نظر شما منتقل ‎می‏ شود.

چاپ گزارش رابطه‌ای
برای چاپ گزارش رابطه ای ابتدا به نمای‏ مربوط به رابطه ها بروید که برای اینکار باید هنگامی که در صفحه ‎Datasheet Views‏ و یا نمای طراحی هستید. به زبانه ‎Database Tools‏ رفته و در قسمت ‎Relationships‏ گزینه رابطه ها را انتخاب کنید. به این ترتیب مستقیما به صفحه ای منتقل می شوید که رابطه های موجود در پایگاه داده مورد نظر شما را نمایش داده. همچنین یک منوی جانبی به نام ‎Relation Tools‏ نیز در اختیار شما قرار گرفته که از ‎طریق این منو چنانچه به قسمت Tools‏ رفته و گزینه ‎Relationship‏ چاپی تهیه کنید. چنانچه از طریق کلیک راست کردن روی نام سربرگ این صفحه, گزینه ‎Report Views‏ را انتخاب کنید می توانید گزارش را در نمای چاپ مشاهده کنید. ‏تمامی تنظیمات مربوط  چاپ را می توانید هنگامی که در نمای ‎Print Preview هستید انجام دهید و برای خارج شدن از این نما گزینه خروج را انتخاب کنید.

نمایش وابستگی اشیاء (Object Depenndencies)

 از این ابزار زمانی می توانید استفاده کنید که در پایگاه داده هایی که ایجاد کرده اید یک پرس و جویی تعریف کرده 391 که مرتبط با یک جدول است و یا یک جدولی که مرتبط با جداول دیگر باشد. بعد از اینکه جداول, فرم ها, پرس و جو ها و گزارش های مرتبط به هم را ایجاد و ذخیره کردید می توانید این گزینه را انتخاب کنید. یک ‎کادر در سمت راست صفحه باز‏ می شود که انواع وابستگی هایی که با شما وجود دارد را نشان میدهد.

مستند کردن بانک اطلاعاتی (Databse Documenter)

برای تولید یک گزارش کامل در مورد پایگاه داده با جزییاتی کامل در مورد ‎اشیاء، ارتباطات و وابستگی‌های آن از قابلت ‎database‏ استفاده می کنیم. برای اینکار کافی است از سربرگ database tools، گزینه ی ‎database documenter‏ را کلیک کنید و با انتخاب گزینه ی ‎all object‏ خود نگهداری کنید.

جست وجو
در برنامه اکسس می توانید داده هایی را که رکورد کرده اید را جستجو کنید برای اینکار می توانید هنگامی که در نمای ‎Datasheet Views هستید، به زبانه ‎Home‏ قسمت ‎Find‏ رفته و از ابزار مختلفی که در این منو وجود دارد جهت انجام انواع جستجو ها استفاد کنید. کلید میانبر برای استفاده از ابزار جستجو انتخاب کلیدهای Ctrl+F‏ می‌باشد. از طریق ابزار جستجو شما قادر خواهید بود برای یافتن‏ یک کلمه خاص، یک عدد و عبارت دیگر استفاد کنید. همچنین این امکان به شما داده ‎می‏ شود که بتوانید رکوردی که به دنبال ‎آن هستید را در ‎Field‏ موجود. که پیش روی شماست و یا در سندی که پیش روی شماست جستجو کنید و یا از طریق گزینه Match رکوردهایی راکه با رکورد مورد نظر شما همخوانی دارد را جستجو کنید.

ایجاد جدولی برای استفاده به‌عنوان فیلد جست‌وجو

اگر مقادیری که برای فهرست انتخابی خود در نظر گرفته اید از قبل در جدولی دیگر موجود است می توانید به سادگی از آنها استفاده کنید. به طور مثال‏ در فیلد شهر شما می توانید از اسامی شهرها که در جدول دیگری هست استفاده کنید . اگر جدول از قبل موجود نباشد هم می توانید جدولی برای اینکار ایجاد برای ایجاد جدول برای استفاده به عنوان فهرست فیلد انتخابی کافی است ابتدا از سربرگ ‎create‏ گزینه ی ‎table design‏ را انتخاب کنید و سپس نام برای فیلد‏ دلخواه خود انتخاب کنید .این نام ارتباطی به جدول دیگر ندارد و می تواند متفاوت باشد . بعد از انتخاب نوع داده یک ‎primary key‏ نیز تعریف کنیدو جدول خود را ذخیره کنید . در نمای  ‎Data sheet مقادیری را به عنوان ر کوردهای اطلاعاتی در فیلد خود تایپ کنید تا جدول شما حاوی اطلاعاتی شود. در بخش بعد می آموزید که از این جدول جستجو ‎(lookup table)‏ چگونه استفاده کنید.

ایجاد فیلد جست‌وجو براساس یک جدول
شما می توانید فهرست انتخابی خود را به داده های موجود در یک جدول دیگر ارجاع دهید . برای اینکار در نمای ‎Design در ستون ‎Data type‏ برای
فیلدی که می خواهید فهرست انتخابی داشته باشید با کلیک روی پیکان باز شونده گزینه ی ‎lookup wizard‏ را انتخاب کنید . گزینه ی ‎I want to  the lookup columns را انتخاب کرده و از لیستی که ظاهر می شود نام جدولی که برای اینکار ساخته بودید انتخاب کنید. نام فیلدهای آن ظاهر می شود . فیلد دلخواه خود را انتخاب کرده و سپس ترتیب نمایش آنرا مشخص کنید . با تایید گام‌های ساده ی بعدی راهنما شما امکان استفاده کردن از فیلدهای جدول جستجوی خود را در جدول جاری فراهم کرده اید.

ایجاد فیلد جست‌وجو بامقادیری که شما تعیین می‌کنید
زمانی که می خواهید کاربران از میان فهرستی، مقادیر یک فیلد را انتخاب کنند و این فهرست نسبتا کوتاه است ومدام تغییر نمی کند. استفاده از
 Lookup wizard، می تواند برای شما مفید باشد. برای این‌کار در نمای  ‎Design در ستون ‎Data type‏ برای فیلدی که می خواهید فهرست انتخابی داشته باشید با ‎کلیک روی پیکان باز‏ شونده گزینۀ  Lookup wizard،سپس مقادیری که مد نظرتان هست را تایپ کنید و با زدن ‎NEXT‏ و سپس ‎finish‏ کار ایجاد فیلد جستجوی با مقادیر دلخواه خود را پایان دهید.

‏تنظیم فیلد چندمقداری‎
هنگام ساخت جدول می توانید آنرا طوری تنظیم کنید که رکورد ها از میان‏ داده هایی که شما تعیین می کنید انتخاب شوند. برای اینکار در زبانه جانبی ‎Table Tool‏ در قسمت ‎Fields‏ روی زبانه مثلثی کنار آیکن ‎More Fields‏ کلیک کنید و از لیست کشویی که در اختیار شما قرار می گیرد گزینه ‎Lookup & Relationship‏ را انتخاب کنید. ‏یک پنجره به نام ‎Lookup Wizard‏ باز می شود که می بایست گزینه ‎I Will Type in the Values that I Want‏ را علامت بزنید. و سپس ‏گزینه ‎Next‏ را انتخاب کرده و به پنجره بعدی بروید. ‏در این پنجره تعداد ستون هایی که قرار است در ‎آن مقادیر مورد نظر شما وارد شود را درج کنید و در قسمت Col، مقادیرتان را وارد کنید، ‏سپس گزینه ‎Next‏ را انتخاب کنید. در این قسمت می توانید فیلدی که قرار است در دسترس باشد را تعیین کنید. در پنجره بعدی نام فیلد را تعیین کنید و سپس گزینه ‎Allow Multiple Values‏ را تیک بزنید و در پایان دکمه ‎Finish‏ را ‎انتخاب کنید. ‏نتیجه کار به این صورت است که مشاهده می کنید. اکنون کاربر می تواند بجای تایپ کردن مقادیر, پس از کلیک روی فیلد مربوطه از ‎بین ‏گزینه هایی که ارائه شده یکی را انتخاب کنید.

‏جست‌وجو و فیلتر کردن داده
‏هنگامی که پایگاه داده ‎شما گسترده تر می شود اگر بخواهید به یک رکورد خاص دسترسی ‎پیدا‏ کنید ممکن است مدت زمان بسیار زیادی برای اینکار تلف شود در حالی که توسط ابزاری به نام Filter‏ می توانید بدون صرف وقت در بخش های زاید جدول رکوردی که دنبال ‎آن ‏هستید را پیدا کنید. حتی ‎(می‏ توانید طوری رکورد ها را جستجو کنید که فقط رکوردهایی که شرایط مورد نظر شمارا دارا هستند جستجو و فیلتر شوند. برای اینکار جدولی که قرار است‏ در آن رکوردی را فیلتر یا جستجو کنید را در نمای ‎Form Views نمایش دهید. برای فیلتر کردن روش های مختلفی وجود دارد.

روش اول» از طریق زبانه Home\Sort&Filter\Selection:
فرض کنید می خواهیم در فیلد مربوط به "تلفن و آدرس نمایندگان" رکوردهایی را که مربوط به شهر اردبیل می شود را پیدا کنیم. در این روش ابتدا رکوردی را که قرار است پیمایش شود را انتخاب کنید سپس از طریق مسیر ‎Home\Sort&Filters\Selection‏ روی زبانه مثلثی مربوط به منوی ‎Selection‏ یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید:

1. "اردبیل" Equals: به این ترتیب رکوردهایی که از جدولی که در فیلد "تلفن و آدرس نمایندگی ها" فقط و فقط لغت "اردبیل" درج شده است نمایش داده می شوند و بقیه رکوردها فیلتر می شود.

2. "اردبیل" Dose Not Equal: رکوردهایی از جدول را که در فیلد "تلفن و آدرس نمایندگی ها" لغت "اردبیل" درج شده است را ‏فیلتر می کند و بقیه رکوردها را نمایش می دهد.

3. "اردبیل" Contains: رکوردهایی را نمایش می دهد که لغت اردبیل در آنها وجود داشته باشد.

4. "اردبیل" Dose Not Contains: رکوردهایی از جدول را که لغت اردبیل در آنها وجود داشته باشد را فیلتر می کند و بقیه رکوردها را نمایش می دهد.

از همین طریق می توانید رکوردهای یک فیلد را بر اساس حروف الفبا فیلتر کنید. حتی می توانید تعیین کنید بعد از اولین حرف, دومین حرف رکورد چه حروفی باشد و بر این اساس فیلد ها را فیلتر کنید.

روش دوم: از طریق منوی کلیک راست
ابتدا رکوردی که قرار است بر مبنای ‎آن فیلتر صورت بگیرد را انتخاب کنید سپس روی ‎آن راست کلیک کنید و در منویی که باز می شود یکی از گزینه‌های فوق را انتخاب کنید. همچنین گزینه Text Filter گزینه‌های بیشتری در زمینه فیلتر در اختیار شما قرار می گیرد ه می توانید در صورت نیاز از این  نیز فیلترینگ را انجام دهید.

پیدا کردن داده با استفاده از Find

‏برای استفاده از ابزار جستجو یا ‎ Find، هنگامی که در زبانه Home هستید به قسمت Find بروید. کلمه ای را که می خواهید جستجو کنید را در کارد ‎Find What‏ وارد کنید. و سپس گزینه ‎Find Next‏ را انتخاب کنید. اگر ‎می‌خواهید تنظیمات بیشتری را برای جستجو درج کنید در قسمت ‎LOOK in‏ و ‎Match‏ روی زبانه مثلثی کنار‏ هر آیتم کلیک کنید و از بین گزینه هایی که در اختیار شما قرار می گیرد یک گزینه را انتخاب کنید.

جایگزین کردن داده با استفاده از ‎Replace‏
یکی دیگر از ویژگی هایی که برنامه اکسس, همانند دیگر برنامه های نرم افزار آفیس در اختیار شما قرار می دهد قابلیت جستجو و جایگزین می باشد. هنگامی که می خواهید یک رکورد را با رکوردی دیگر جایگزین کنید می توانید ضمن اینکه ‎آن را جستجو ‎(می‏ کنید. همزمان آن را با رکورد مورد نظر جایگزین نمایید. برای استفاده از ابزار ‎Replace‏ در زبانه ‎Home‏ به قسمت ‎Find‏ رفته و روی گزینه ‎Replace‏ کلیک کنید. در پنجره ای که باز می شود به زبانه ‎Replace‏ رفته و در قسمت ‎Find What‏ کلمه ای که قرار است مورد جستجو قرار دهید را وارد کنید و در قسمت ‎Replace With‏ کلمه ای که قرار است جایگزین رکورد قبلی قرار بگیرد را وارد کنید. در قسمت‌های ‎Match و Look In می توانید شرایط جستجو را محدودتر کنید.

فیلتر برای نمایش ورودی‌های خالی و غیر خالی
جهت نمایش ورودی های خالی و یا غیر خالی‏ می توانید از فیلتر کردن استفاده کنید. برای اینکار به زبانه ‎Home‏ در قسمت ‎Sort & Filter‏ رفته و پس از انتخاب آیکن ‎Filter‏ ابتدا اگر تیک کنار گزینه ‎Select all‏ فعال است ‎آن را غیر فعال کنید و سپس کنار گزینه ‎Blanks‏ تیک بزنید. در صورتی که می خواهید تمام داده ها بجز فیلد های خالی به نمایش در بیاید لازم است تمام‏ فیلد ها بجز فیلد ‎Blanks‏ را فعال کنید.

فیلتر کردن چندین مقدار
یکی دیگر از انواع فیلترهایی که در برنامه اکسس می توانید بکار ببرید, امکان فیلتر کردن چندین مقدار بطور همزمان است. برای استفاده از این فیلتر در زبانه ‎Home‏ به قسمت ‎Sort & Filter‏ رفته و روی گزینه ‎Filter‏ کلیک کنید. 

استفاده از فیلترهای متنی
انواع فیلتر های متنی که از طریق آیکن Filter واقع در ‎Sort & Filter‏ از زبانه ‎Home‏ قرار دارد شامل:

Equals: این فیلتر برای کلمه، متن، حرف یا عدد مسائی با آنچه شما تعیین می کنید بکار می رود.

Does Not Equal: برعکس قبلی

Begins With: با عبارت مورد نظر شما شروع شود.

Dose not Begins With: برعکس قبلی

Containts:فایل عبارت مورد نظر شما باشد(شال عبارت مورد نظر شما نباشد).

Dose not Containts: برعکس قبلی

End With: با عبارت مورد نظر شما پایان یابد.

Dose not End With: بر عکس قبلی

‏پس از انتخاب فیلتر مناسبی که مد نظرتان است جهت تایید گزینه ‎OK‏ را انتخاب کنید.

فیلتر کردن به‌وسیلۀ ‎Form‏

در زبانه ‎Home‏ قسمت ‎Sort & Filter‏ روی زبانه مثلثی آیکن ‎Advanced‏ کلیک کنید. سپس گزینه  ‎Filter By Form ‏را انتخاب کنید. به این ترتیب به صفحه مربوط به فرم هدایت می شوید و در این صفحه می توانید بر اساس سر تیتر ها و رکورد هایی که در فیلد ها ثبت شده ‏می توانید فیلتر را انجام دهید. ‏برای مشاهده ‎نتیجه‏ فیلتر آیکن ‎Toogle Filter‏ را انتخاب کنید.

ذخیره‌کردن یک فیلتر به‌عنوان یک پرس‌وجو
‏یکی دیگر از مزایای ایجاد پرس و جو ها یا Query ها هنگامی است که می خواهید فیلترینگ خاصی را در یک جدول انجام دهید تا داده های فیلتر شده را بر اساس آن‏ مرتب کنید. ‎می‏ توانید درخواست هایی را ایجاد کنید که برای استخراج داده ها از یک یا چند جدول به شما‏ کمک کنند. ضمن اینکه علاوه بر فیلترینگ می توانید عملیاتی مانند ‎جمع، شمارش، میانگین و غیره را نیز روی داده های یک فیلد خاص انجام دهید. می توانید از طرف برنامه اکسس درخواست کنید پارامتری را ایجاد کند یا هنگام باز باز کردن یک گزارش برنامه اکسس از شما یک بخواهد یک پارامتر خاص را درج کنید. یا حتی می توانید عمل‏ فیلتر کردن را منوط به احراز شرایط خاصی که خودتان تعیین می کنید قرار دهید. ‏یک جدول مورد نظرتان را در نمای ‎Datasheet View‏ باز کنید. در زبانه ‎Home‏ به قسمت ‎Sort& Filter‏ بروید و روی زبانه مثلثی مربوط به ‏گزینه ‎Advanced Filter‏ کلیک کنید و در لیست کشویی که ‎باز می شود گزینه ‎Advanced Filter/ Sort‏ را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه یک پنجره جدید باز می شود. این پنجره مربوط به درخواستی است که می توانید ‎آن را ذخیره کنید. در این پنجره شرایط مرتب سازی که قبلا‏ برای جدول خود اعمال کرده بودید نمایش داده می شود.
برای ‎اینکه این درخواست ها را به عنوان یک عنصر جداگانه در پایگاه داده ذخیره ‎کنید، روی دکمه ذخیره یا ‎Save‏ که در نوار ابزار ‎Quick‏ اکنون می توانید این از این فایل خارج شوید. برای اینکه دوباره این درخواست را باز کنید می بایست هنگامی که فایل اکسس را باز می کنید به پنجره  Navigate Pane‏ و در قسمت ‎Query روی نام این فایل کلیک کنید تا دوباره باز شود.

---

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)

● فایل EXE تولید شده

هنگام تولید فایل اجرایی (EXE)، درخواست‌های برنامه‌نویس به صورت کاملا حفاظت شده، داخل فایل (EXE)، تعبیه می‌شوند، و در صورت تمایل برنامه‌نویس فایل دیتابیس حاوی کدهای برنامه‌نویسی را نیز به فایل EXE ضمیمه می‌نماید. سپس هنگام اجرای فایل EXE در کامپیوتر کاربر، توسط هستۀ EXE، درخواست‌ها، اجرا می‌شوند.

فهرست مطالب این صفحه عبارت است از:

پنجرۀ Splash Screen فایل اجرایی(EXE)، قابل سفارشی کردن است؟

چه فرقی بین نسخه فعالسازی شده و دموی نرم‌افزار وجود دارد؟

فایل EXE تولید شده موقع اجرا چه کارهایی را انجام می‌دهد؟

---

پنجرۀ Splash Screen فایل اجرایی(EXE)، قابل سفارشی کردن است؟

فایل EXE هنگام اجرا برای اینکه اگر کار تنظیمات بنابه هر دلیل طولانی شد، به کاربر اطلاع دهد در حال انجام چه کاری است، یک پنجرۀ Splash Screen به نمایش می‌گذارد و کارهایی که در حال انجام آن است را زیر پنجره نمایش می‌دهد.

اگر خواسته باشید تصویر لوگوی این پنجره را تغییر دهید، می‌توانید یک فایل از نوع(فرمت) PNG.* به نام Logo.png کنار فایل اجرایی EXE خود قرار دهید، این فایل باید حداکثر دارای ابعاد رزولوشن 128×128 باشد.

مثلا با قرار دادن این تصویر کنار فایل EXE

 تصویر پنجره به صورت زیر تغییر خواهد کرد.

به این ترتیب شما می‌توانید، لوگوی این پنجره را تغییر دهید.

اگر ابعاد(تعداد پیکسل‌های طول و عرض) فایل لوگو بیشتر از 128 پیکسل باشد با چنین پنجره‌ای روبرو خواهید شد.

برنامه نویس قبل از تمام کار و ارسال فایل EXE برای کاربر نرم‌افزار،

---

 

چه فرقی بین نسخه فعالسازی شده و دموی نرم‌افزار وجود دارد؟

فایل EXE پس از تولید روی کامپیوتریکه تولید شده است اجرا می‌شود و کارهایی را که از آن خواسته شده است اجرا می‌کند، اما روی سایر کامپیوتر‌ها به صورت کامل اجرا نمی‌شود، فقط پنجره Demo نمایش داده خواهد شد.

---

 

فایل EXE تولید شده موقع اجرا چه کارهایی را انجام می‌دهد؟

فایل EXE تولید شده موقع اجرا کارهای زیر را به ترتیب انجام می‌دهد:

1. بررسی شماره سریال سخت‌افزاری(CPU) کامپیوتر.
2. بررسی و استخراج درخواست‌های برنامه‌نویس که به صورت حفاظت شده در فایل EXE ذخیره شده است.
3. بررسی فعالسازی شدن نرم‌افزار accdbExe، اگر فایل EXEی تولید شده با نرم‌افزار Demoی accdExe تولید شده باشد، ضمن نمایش پیام، برنامه پایان خواهد یافت.
4. بررسی گزینه‌های قسمت عملکردهای قبل از اجرای Microsoft Office Access
5. بررسی تیکدار بودن گزینه «بررسی فعال بودن بخش فارسی ویندوز (Persian) قبل از اجرای نرم‌افزار»
6. بررسی تیکدار بودن گزینه «بررسی وجود(نصب) Microsoft Office Access و یا Access Runtime در کامپیوتر کاربر نرم‌افزار»
7. بررسی تیکدار بودن گزینه «بستن سایر پنجره‌های Microsoft Office Access قبل از اجرای نرم‌افزار»
8. بررسی تیکدار بودن گزینه «فایل در صورتی اجرا شود که کد فعالسازی درست به آن داده شود»
9. نمایش پنجرۀ وضعیت اعمال دستورات و تنظیمات (Splash Screen و Logo)
10. بررسی گزینه‌های تنظیمات رجیستری ویندوز برای اجرای راحت‌تر Microsoft Office Access
11. بررسی تیکدار بودن گزینه «تعیین نقطه(.) به عنوان جداکننده اعشار، در Region کنترل پنل ویندوز Windows Control Panel»
12. بررسی تیکدار بودن گزینه «انتخاب همه نگارش‌های Access»
13. بررسی تیکدار بودن گزینه‌های «Microsoft Office Access 20xx»
14. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«اجرای خودکار ماکروها در Microsoft Access»
15. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«اجرای خودکار Queryها در Microsoft Access»
16. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«تائید خودکار اجرای کوئری‌های موثر در تغییر رکوردها»
17. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«تائید خودکار اجرای کوئری‌های موثر در حذف رکوردها»
18. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«مخفی کردن اشیاء مخفی شده در بخش Navigation Panel»
19. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«مخفی کردن اشیاء سیستمی در بخش Navigation Panel»
20. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«مخفی کردن Quick Access Toolbar»
21. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«چسباندن پنجره اکسس به سمت چپ مانیتور»
22. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«چسباندن پنجره اکسس به بالای مانیتور»
23. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«عریض کردن پنجره اکسس تا سرحد عرض مانیتور»
24. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«مرتفع کردن پنجره اکسس تا سرحد ارتفاع مانیتور»
25. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«Maximize کردن پنجره اکسس»
26. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«عنوان فونت پیش‌فرض»
27. بررسی تیکدار بودن گزینه‌«اندازه فونت پیش‌فرض»
28. بررسی گزینه‌های ضمیمه کردن فایل دیتابیس به برنامه اجرایی
29. ایجاد فایل دیتابیس ضمیمه در مسیر تعیین شده در همین بخش
30. بررسی گزینه‌های تنظیمات ارسال پارامترهای Commnad به بخش VBA، هنگام اجرای نرم‌افزار
31. اجرای نرم‌افزار Microsoft Office Access، به همراه پارامترهای منجر به اجرای مُد Runtime
32. بررسی وجود گذرواژۀ Database Password
33.  تزریق گذرواژه به پنجرۀ Password Required

● تزریق گذرواژه PASSWORD

تزریق گذرواژه به پنجرۀ Password Required

 از مهمترین کارهایی که نرم‌افزار accdbExe انجام می‌دهد و شاید مهمترین کار تزریق گذرواژۀ Database Password، به پنجرۀ Password Required است.

فایل‌های دیتابیس VBA-DB که صرفا دارای فرم و Module و Report هستند و جداول اطلاعانی (Table)، مهمی ‌ندارند، می‌توانند به فرمت  accde و mde و به عبارتی کامپایل شده باشند، این فایل‌ها نیاز به گذرواژه Database Password ندارند، و از این موضوع مستثنی هستند.

اما با توجه به اینکه ممکن است کامپایلر accde موجود در کامپیوتر شما - به عنوان تولید کننده - و کامپایلر accde موجود در کامپیوتر کاربر نرم‌افزارتان، از فایل accde استفاده نکنید و بجای آن از accdb محافظت شده استفاده کنید تا مشکل کامپایل‌های نامرتبط را نداشته باشید؛ نرم‌افزارهای آفیس در نگارش‌های مختلفی ارائه شده‌اند و متاسفانه کامپایل کردن فایل دیتابیس موجب می‌شود فایل کامپایل شده، برای نگارش‌های دیگر آفیس ناخوانا باشد.مثلا اگر فایل دیتابیسی را با نگارش 32 بیتی آفیس کامپایل کنید در سایر نگارش‌های 64 بیتی خوانا نخواهد بود. یعنی حتی اگر فایلی را با اکسس نگارش 2010 ، 32 بیتی کامپایل کرده باشید، فایل دیتابیس کامپایل شده با اکسس نگارش 2010، 64 بیتی باز نخواهد شد. این وضعیت حتی برای نگارش‌های 2007 , 2010 و 2013 نیز وجود دارد. یعنی حتی اگر فایلی را با اکسس نگارش 2007 ، 32 بیتی کامپایل کرده باشید، فایل دیتابیس کامپایل شده با اکسس نگارش 2010، 32 بیتی باز نخواهد شد. این در حالی است که مشتریان شما ممکن است نگارش‌های متعددی را در کامپیوتر‌های خودشان نصب کرده باشند. گذرواژۀ دیتابیس حاوی کدهای برنامه‌نویسی به صورت کاملا حفاظت شده در فایل EXE و حتی فایل پروژه accdbExe ذخیره می‌شوند و فقط به Access تحویل می‌شوند.

هنگام تزریق گذرواژه به پنجرۀ Password Required فرایند پیچیده‌ای توسط فایل EXE تولید شده توسط accdbExe سپری می‌شود، در واقع فرایند تزریق گذرواژه به پنجره Password Required به صورت خلاصه به صورت زیر است:

ابتدا نرم‌افزارهای Access قبلی که احتمالا در حال اجرا هستند در صورت صلاح‌دید برنامه‌نویس از حافظه اخراج می‌شوند، اگر برنامه Accessی قبل از اجرای نرم‌افزار شما باز باشد و درست در مرحله دریافت Database Password باشد، و پنجره Password Required آن باز باشد.  پیمی‌(.Please Close Other application,Thankyou) توسط نرم‌افزار EXE صادر می‌شود.

به هر حال گذرواژه به پنجره‌های Password Required ، که قبل از اجرای فایل EXE باز باشند تزریق نخواهد شد.

سپس فایل باز می‌شود، هنگام باز کردن فایل توسط Access نرم‌افزار EXE طی تعاملاتی با Access مطمئن می‌شود فایل Access و فایلی که درخواست باز شدن آنرا نموده است، دقیقا همان فایلی است که خود EXE درخواست داده است، سپس کاراکتر به کاراکتر گذرواژه را به پنجره Password Required نرم‌افزار Access تزریق می‌کند، در بین تزریق هر کاراکتر پنجره Password Required فایل Access و سایر مشخصاتی که باید بررسی شوند بررسی می‌شود، و چنانچه ناهماهنگی دیده شود، تزریق گذرواژه ناتمام باقی خواهد ماند. این عملیات باسرعت بسیار بالا انجام می‌شود و امکان قرار دادن پنجره یا نرم‌افزاری بین کار تزریق توسط کاربر انسانی میسر نیست، اما اگر حسب اتفاق چنین وضعیتی پیش آید، همانطور که گفته شد، در بین تزریق هر کاراکتر پنجره Password Required فایل Access و سایر مشخصاتی که باید بررسی شوند بررسی می‌شود، و چنانچه ناهماهنگی دیده شود، تزریق گذرواژه متوقف خواهد شد.

شما حتی اگر گذرواژه Database خود را در پروژه ذخیره کنید و فایل پروژه خود را با Notepad باز کنید با چنین عبارت‌هایی روبرو خواهید شد، هر چند حتی فایل پروژه در اختیار کاربر قرار نخواهد گرفت همین وضعیت امنیتی با ضریب بسیار بالاتر در فایل EXE برای حفظ گذرواژه برقرار است.

 String_psw=Ý2ï›Ù„¼€ ›¤©ö÷°‡¼ÂžÅ§Ñ

گذرواژه هنگام تزریق به پنجره Password Required کاملا با حساسیت تزریق می‌شود.

برای تعیین گذرواژۀ دیتابیس VBA-DB خود باید ابتدا پروژۀ Access خود را بر اساس اصل امکان تفکیک اجزاء در Access (جدا کردن فایل‌های حاوی کدهای برنامه‌نویسی از فایل‌های اطلاعاتی)، تنظیم کرده باشید. سپس فایل دیتابیس اصلی VB-DB خود را در حالت Exclusive باز کنید.

برای باز کردن فایل اکسس خود در حالت Exclusive ، ابتدا به Access وارد شوید، سپس به منوی file و گزینه Open وارد شوید، سپس فایل VBA-DB خود را در کامپیوتر در پنجره Open انتخاب کنید، ولی روی دکمه Open  کلیک نکنید.

کنار دکمه Open یک گزینه باز شو خواهید دید، اگر روی آن کلیک کنید، زیر دکمه Open گزینه‌های بیشتری را ملاحظه خواهید کرد.

در حالیکه فایل اکسس خود را انتخاب کرده‌اید گزینۀ Open Exclusive را انتخاب کنید.

پس از باز کردن فایل دیتابیس به منوی File بروید و گزینۀ Encrypt With Password را انتخاب کنید.

پس از باز شدن پنجرۀ Set Database Password گذرواژه باز کردن فایل را در این بخش تایپ کنید.

بهتر است از تمامی ‌ظرفیت‌های رمزگذاری استفاده کنید، رمزی انتخاب کنید که 20 حرف داشته باشد و از حروف کوچک و بزرگ لاتین و اعداد و علامت‌ها استفاده کرده باشد: مانند :  Ya Alimadad+110*okaY

هنگام تعیین گذرواژه از حروف فارسی استفاده نکنید فقط این حروف پشتیبانی می‌شوند:

 1234567890

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnm

QWERTYUIOPASDFGHJKL

;'{}[]`-=,./~!@#$%^&*()_+:

فاصله هم جزو حروف بالا هست.

 اگر از حروفی به جزء حروف بالا استفاده کنید فایل EXE تولید نخواهد شد و پیام زیر نمایش داده می‌شود.

 

سپس گذرواژه خود را در پنجره اصلی نرم‌افزار accdbExe در بخش Database Password تایپ کنید و یا Paste کنید، گذرواژه وارد شده در بخش مزبور با ضریب امنیتی بالا در فایل EXE مستتر خواهد بود و فقط توسط نرم‌افزار EXE به Access تحویل می‌شود.