▲ گزارش‌ها Report

برای دستیابی به فهرست بالاتر از این بخش به این لینک  مراجعه فرمائید.

نماهای گزارشی
یکی از قابلیت های مهم پایگاه داده ها و همچنین در برنامه اکسس قابلیت گزارش یا Report می باشد.  گزارش ها بر اساس مبنای اطلاعات موجود در جدول ها یا ‎Query‏ ها تنظیم می شوند. شما می توانید براساس داده های درج شده در جداول گزارش گیری کنید. مهمترین عامل برای بدست آوردن یک گزارش صحیح و با عملکرد بالا طراحی صحیح در پایگاه داده ها می باشد. از قابلیت هایی که گزارش ها دارند توانایی ذخیره شدن در یک فایل جداگانه در کامپیوتر و همچنین امکان تهیه گزارشات چاپی و پرینت
اجزاء ‎Lol‏ گزارش ‎gla‏ اکسس شامل دو جزء اصلی می باشد :
کنترل Control‏ : کنترل های مربوط به گزارشات شامل برچسب ها یا کادرهای متنی یا اشیاء موجود دیگر در فرم ها و گزارشات.

بخش Section‏ : بخش های مختلف گزارش شامل:

• Report Header: معمولا عناوین ثابت در هر گزارش در بخشی به عنوان سربرگ در صفحه اول گزارش قرار می گیرد.
• Page Header:  به عنوان  سربرگ در هر صفحه گزارش قرار می گیرد.
• Detail: معمولا تمامی فیلدهای درج شده در جدول در این قسمت قرار دارند.
• Page Footer: به عنوان پاصفحه در هر صفحه از گزارش قرار می گیرد.
• ‎:Report Footer ‏به عنوان پاصفحه در هر صفحه گزارش قرار می گیرد و معمولا اطلاعاتی مانند جمع و میانگین مقادیر یک یا چند فیلد در آن قرار می گیرد.

گاهی اوقات در بعضی از گزارش ها گروه بندی وجود دارد در این نوع از گزارشات به ازاء هر گروه یک بخش مجزا به گزارش اضافه ‎می‏ شود.
ایجاد گزارش به چند طریق امکان پذیر است:

•  ایجاد گزارش با استفاده از ویزارد بصورت اتوماتیک ‎Auto Report Wizard‏
• ‏ ایجاد گزارش توسط ویزار ‎Create Report y using Wizard‏
• ایجاد گزارش توسط طراحی Create Report in Design View

ایجاد یک گزارش ساده
‎عموما گزارش ها بر مبنای اطلاعات و Queryهای موجود در جدول ها استخراج می شوند. گزارش ها ممکن است براساس اطلاعات بیش از یک جدول باشد که در این صورت باید بین جدول ها رابطه وجود داشته باشد. گاهی اوقات ممکن است یک ‎Query اطلاعات مورد نیاز برای یک گزارش را در برداشته باشد.

برای ایجاد  یک گزارش ساده می توانید به این صورت این کار را انجام دهید:
‏در زبانه ‎Create‏ به قسمت ‎Reports‏ رفته و گزینه ‎Report‏ را انتخاب کنید. ‏به این ترتیب یک صفحه برای در اختیار شما قرار می گیرد که برای پایگاه داده یا جدولی که قبلا ایجاد کرده اید یک گزارش ساده ایجاد کرده است. همچنین یک منوی جانبی به نام ‎Report Layout Tool‏ نیز فعال می شود که از طریق آن می توانید تنظیمات دیگری که مربوط به طراحی, تنظیمات ‏کادرها و حواشی, قالب بندی و تنظیمات مربوط به صفحات گزارش را انجام دهید.

Auto Format یک گزارش
‏چنانچه در قسمت نوار ابزار قادر به مشاهده این آیکن نمی باشید، به چند روش می توانید ابزار ‎AutoFormat‏ را فعال کنید.
‏روش اول : فعال کردن از طریق ‎Quick Access Toolbar‏ که در منوی ‎File‏ قسمت ‎Option‏ واقع است. ‏در قسمت ‎Choose Command From‏ گزینه ‎All Commands‏ را انتخاب کنید, سپس در ‎Canad‏ گزینه ‎Autoformat‏ را انتخاب کرده و ‏توسط دکمه ‎Add‏ به ستون مجاور منتقل کنید و سپس برای تایید دکمه ‎OK‏ را انتخاب کنید.
‏روش دوم: در منوی ‎File‏ قسمت ‎Option‏ گزینه ‎Proofing‏ را انتخاب کنید.
روی زبانه مثلئی آیکن کلیک کنید و یکی از قالب ها را انتخاب کنید.

پیش نمایش و چاپ یک گزارش
‏هنگامی که گزارش موردنظر خود را تهیه کردید می توانید آن‏ را ‎جهت چاپ آماده کنید. برای اینکار می توانید ابتدا گزارش را از پنجره ‏مربوط به اشیاء یا ‎Navigate Pane‏ انتخاب کنید. سپس روی سربرگ گزارش کلیک راست کنید و از منویی که باز می شود گزینه ‎Print Preview را انتخاب کنید. ‏همچنین می توانید از در منوی فایل گزینه ‎Print‏ را انتخاب کرده و سپس آیکن مربوط به پیش نمایش را انتخاب کنید. اکنون در صفحه مربوط به پیش نمایش می توانید تنظیمات مربوط به چاپ را از طریق آیکن ‎Print‏ انجام دهید. از طریق قسمت ‎Page Size‏ می توانید تنظیمات مربوط به اندازه ‎ها، فاصله ها را انجام دهید،‏ همچنین می توانید با انتخاب گزینه ‎Print Data Only‏ تنها داده های گزارش را چاپ کنید. در بخش ‎Page Layout‏ می توانید تعیین کنید که گزارش هنگام چاپ در چه جهتی از لحاظ افقی یا‏ عمودی بودن و همچنین ستون ها باشد. ‏جهت خروج از ‎Candy‏ پیش نمایش می توانید آیکن ‎Close Print Previews‏ را انتخاب کنید.

ایجاد گزارش ازطریق ‎Report Wizard‏
‏ساختن یک گزارش با استفاده از روش ‎Using Wizard‏ :
‏ابتدا مشخص کنید که برای کدام جدول یا پرس وجو قرار است گزارش تهیه کنید. از‏ طریق آدرس ‎Create\Reports‏ گزینه ‎Report Wizard‏ را انتخاب کنید. یک کادر محاوره ای برای شما باز می شود که در آن باید فیلدهایی که قرار است در گزارش نمایان شود را انتخاب کنید. سپس گزینه ‎Next‏ را انتخاب کنید تا بتوانید تعیین کنید که گزارش براساس کدام فیلد یا فیلدها گروه بندی شود بصورتی که رکوردهایی که در یک فیلد مشترک هستند در یک گروه نمایش داده شود. دوباره گزینۀ ‎Next را انتخاب کنید تا تعیین کنید که اطلاعات براساس کدام فیلد مرتب شود. در این مرحله تا چهار فیلد در نظر گرفته شده است بطوریکه اگر رکوردها در فیلد اول مشترک بود، براساس معیار فیلد دوم مرتب سازی می شود. گزینه ‎Next‏ را انتخاب کنید تا پنجره مربوط به تنظیمات مربوط به شکل ظاهری گزارش و چیدمان ها باز شود. با انتخاب دوباره گزینه ‎Next‏ به مرحله آخر گزارش می رسید که در آن یک نام برای گزارش مشخص می کنیدو همچنین با انتخاب گزینه ‎Modify the Report's Design‏ گزارش شوید و تغییرات بیشتری در شکل گزارش ایجاد کنید. با انتخاب گزینه ‎Finish‏ تنظیمات مورد نظر شما در گزارش اعمال شده و شما توانسته اید یک گزارش تولید کنید.

ایجاد گزارش در نمای ‎Layout‏
ابتدا نمای ‎Layout را انتخاب کنید. به این ترتیب یک منوی جانبی به نام ‎Report Layout Tools‏ در اختیار شما قرار می گیرد. به زبانه ‎ad, Design‏ و آیکن ‎Add Existing Field‏ را انتخاب کنید. اکنون می توانید از بین فیلدهای جداولی که در اختیار دارید هر کدام از فیلد ها را به گزارش خود اضافه کنید. برای اینکار در منویی که در سمت راست صفحه گزارش برای شما باز شده است روی عنوان فیلد مورد نظرتان ‏همانطور که مشاهده می کنید عنوان مورد نظرتان دوبار کلیک کنید. به این ترتیب عنوان موردنظرتان داخل صفحه گزارش منتقل می شود. ‏برای تنظیم اندازه فیلد ها می توانید توسط ماوس تا نقطه ای حرکت کنید که اشاره گر ماوس به شکل علامت بعلاوه قرار بگیرد و سپس توسط درگ کردن, اندازه کادر را تا اندازه دلخواه تغییر دهید. ‏برای حذف فیلدها می توانید روی همان فیلد کلیک راست کنید و گزینه ‎Delete‏ را انتخاب کنید و یا پس از انتخاب فیلد مورد نظر از روی ‏کیبورد دکمه ‎Delete‏ را انتخاب کنید. هنگامی که در زبانه ‎Design‏ قرار دارید می توانید در قسمت ‎Header & Footer‏ تنظیمات مربوط به درج شماره صفحه, چسباندن تصویر یا در زبانه ‎Arrange‏ می توانید تنظیمات مربوط به مکان کادرها، ‎بالا و پایین بردن کادرها، انتخاب کادرهای داخل متن گزارش و همچنین تنظیم حاشیه ها را انجام دهید. در زبانه ‎Format‏ تنظیمات مربوط به فونت، سایز فونت، رنگ متن و رنگ زمینه گزارش،‏ تعیین کادر و تغییر رنگ و قالب کادر و تنظیماتی از این دست را انجام دهید. در زبانه ‎Page SetUp‏ می توانید تنظیمات مربوط به چاپ را اعمال کنید.
تنظیم اندازه صفحه جهت ‎جاپ
هنگامی که می خواهید یک گزارش را روی کاغذ چاپ کنید بهتر است ابتدا نحوه چاپ مطالب را مشخص کرده باشید. برای اینکار فاصله حاشیه های خالی که می خواهید در اطراف برگه ها مشاهده کنید. ابعاد صفحه, تعیین ‎Cag‏ چاپ از لحاظ عمودی یا افقی بودن صفحه؛ انتخاب چاپگر, تعداد ستون هایی که قرار است در هر صفحه مشاهده کنید همچنین اندازه کادر هر ستون » جزء تنظیماتی است که قبل از چاپ تعیین می شود. در نمای پیش نمایش ‎(Print Preview)‏ را برای چاپ گزارش انتخاب کنید و با توجه به آنچه در این نمایش می بینید نحوه چاپ گزارش را بررسی و تنظیم نمایید. اگر جهت تنظیم گزارش چاپی از نمای پیش نمایش استفاد کرده اید برای انجام تنظیمات مربوطه می توانید از قسمت ‎Page Size‏ برای انجام تنظیمات مربوط به اندازه ها و حاشیه ها استفاده کنید و در صورتی که می خواهید تنها داده های موجود در گزارش را چاپ کنید گزینه ‎Print Data Only‏ را تیک بزنید. از قسمت ‎Page Layout‏ برای تنظیم جهت گزارش از لحاظ عمودی یا افقی بودن و تنظیم ستون ها استفاده کنید. همچنین با انتخاب گزینه ‎Page Setup‏ می توانید تنظیمات بیشتری را که مربوط به چاپ و پرینتر است را اعمال کنید.

تغییر دادن نوع چیدمان گزارش

 برای تغییر نوع چیدمان گزارش هم می توانید از طریق منوی طراحی و هم از طریق منوی ‎Layout‏ این کار را انجام دهید. نشانگر ماوس را روی کادری که قرار است جابجا کنید برده و کلیک کنید و توسط درگ کردن کادر مورد نظر را به محل جدید منتقل کنید. همچنین می توانید از طریق زبانه Arrange نیز که در هر دو نما وجود دارد تغییرات مربوط به چیدمان را اعمال کنید.

تنظیم حاشیه‌های صفحه

 برای تنظیم حاشیه ها ابتدا نمای ‎Design View‏ را انتخاب کنید. در منوی جانبی ‎Form Design Tool‏ که در این نما باز می شود به آدرس Arrange بروید روی کادرهایی که می خواهید حاشیه های آن را تنظیم کنید کلیک کرده وسپس در قسمت ‎ROWS & Columns‏ می توانید تنظیمات مربوطه را انجام دهید.
تنظیم حاشیه‌ها و حاشیه‌های خارجی کنترل
در یک گزارش این امکان به شما داده شده است که در صورت تمایل حاشیه ها و حاشیه های خارجی را کنترل کنید. یکی از نماهای طراحی و یا ‎Layout‏ را انتخاب کنید برای اعمال این نوع تنظیمات می توانید ابتدا کادرهایی که قرار است حاشیه های آنها را تنظیم کنید را انتخاب کنید حاشیه های خارجی و داخلی بین کادرها را انتخاب کنید. و برای تنظیم حاشیه های صفحه گزارش از گزینه ‎Marging‏ که در زبانه ‎Page SetUp‏ قرار دارد استفاد کنید. روی زبانه مثلثی ‎JUS‏ این آیکن کلیک کنید و در لیست کشویی که در اختیار ‎Laid‏ قرار می گیرد حاشیه ها را تنظیم کنید. هنگامی که در نمای طراحی هستید می‏ توانید توسط ماوس و عمل درگ کردن هر کدام از قسمت های حاشیه ها را به اندازه دلخواه  تنظیم کنید.

تنظیم فرمت‌کردن متن گزارش
اگر برای فرمت متن گزارش از تم ها استفاده کنید مجموعه ویژگی های تم به متن گزارش اعمال ‎می‏ شود . شما می توانید از هر کدام از تم های آماده ی یا تم های رنگ و فونت‏ استفاده کنید و یا یک یا هر کدام از متن های داخل گزارش بعد از انتخاب کردن با استفاده از ابزارهای سربرگ format هنگامی که در نمای ‎Design‏ یا ‎Layout‏ هستید بر حسب نظر خود قالب بندی کنید. ابزارهای موجود در این سربرگ همچون ابزارهای قالب بندی در تمام ابزارهای آفیس است و شما به سادگی می توانید با این ابزارها رنگ، فونت، ‏ اندازه و سایر ویژگی های متن های گزارش بر حسب دلخواه خود قالب بندی کنید. همچون همیشه اگر بخواهید همزمان چند متن را انتخاب کنید باید با نگه داشتن کلید کنترل اینکار را انجام دهید.

تعیین اندازه و ترازبندی فیلدهای گزارش
یکی از نماهای طراحی و یا ‎Layout‏ را انتخاب کنید تا به منوی جانبی ‎Report Design Tools‏ دسترسی پیدا کنید. سپس در زبانه ‎Arrange‏ ‏به قسمت ‎Sizing & Ordering‏ رفته و روی زبانه مثلثی آیکن ‎Align‏ کلیک کنید و در لیست کشویی که ‎Jb‏ می شود نوع تراز بندی فیلدهای همچنین برای تعیین اندازه و فاصله ها در همین قسمت آیکن ‎Size/Spacing‏ را انتخاب کنید. به این‏ ترتیب یک لیست کشویی در اختیار شما قرار می گیرد که می توانید برای تنظیم اندازه ها روی آیکن مربوطه کلیک کنید و شاهد تنظیمات خودکاری که اعمال می شود باشید.
ایحاد ‎کد شماره‌گذاری صفحات
هنگامی که در ‎نمای طراحی و یا ‎Layout  قرار دارید به زبانه ‎design‏ رفته و در قسمت ‎Header & Footer‏ آیکن مربوط ‎Page Numbers‏‏ را انتخاب کنید. ‏در پنجره ‎Page Numbers‏ می توانید فرمت شماره گذاری‌ها، مکان درج شماره و همچنین تراز بندی آن‏ از لحاظ‏ راست چین، چپ چین و ‏وسط چین بودن را تعیین کنید. سپس با انتخاب گزینه ‎OK‏ تنظیمات مربوط به شماره گذاری در گزارش اعمال خواهد شد. 

---

آشنایی و خودآموزی و کار با نرم‌افزار Access

شروع کار با اکسس ‎Access‏ جداول Table. روابط و جستجوها Relationships. پرس و جوها Query. فرم‌ها Form. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها Pivot. گزارش‌ها Report. نمودارها. کار با داده‌های خارجی. برنامه نویسی VBA به ویژه برای Access (ساختن ماژول‌ها)
	دانلود فایل نمونه
	دانلود فایل اصلی(166 صفحه)